Tổng đài điện thoại | tổng đài điện thoại nội bộ | Tổng đài nội bộ là giải pháp lý tưởng cho mọi doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Hệ thống này không chỉ đáp ứng nhu cầu chăm sóc khách hàng hiệu quả mà còn tối ưu chi phí, nhân sự và nguồn lực. Với tổng đài nội bộ giá rẻ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, không gian và nâng cao hiệu quả hoạt động. Vậy tổng đài nội bộ là gì và chi phí lắp đặt có đắt không? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!
TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ LÀ GÌ?
Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống điện thoại được thiết kế để gọi điện miễn phí giữa các thiết bị liên lạc bên trong một tổ chức, thường được sử dụng để liên lạc nội bộ trong các doanh nghiệp lớn, có nhiều bộ phận hay nhiều chi nhánh.
Hệ thống gọi nội bộ cho phép chuyển mạch cuộc gọi một cách hiệu quả giữa các thiết bị nội bộ và có thể tích hợp các tính năng như tự động xử lý cuộc gọi đến và đi, phân bổ cuộc gọi đến các bộ phận hoặc cá nhân cụ thể, và cung cấp dịch vụ thông tin thoại nhằm tối ưu hóa giao tiếp trong tổ chức.
Hệ thống này bao gồm các thiết bị đầu cuối có khả năng thực hiện các cuộc gọi miễn phí giữa các máy nội bộ thông qua mã số riêng. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ gọi ra ngoài bằng cách sử dụng dịch vụ của các nhà mạng như VNPT, FPT, Viettel và các nhà cung cấp khác.
Ví dụ về tổng đài điện thoại nội bộ
Để hiểu rõ hơn về tổng đài điện thoại nội bộ này, Ngọc Thiên sẽ lấy một ví dụ về cách hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ có thể được triển khai trong một doanh nghiệp:
XYZ là một công ty vừa và nhỏ với 50 nhân viên làm việc tại văn phòng chính và một số nhân viên làm việc từ xa. Họ quyết định triển khai một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ để quản lý cuộc gọi nội bộ và tạo ra một hệ thống liên lạc hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng và ứng dụng của tổng đài điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp này:
- Cuộc gọi nội bộ: Các nhân viên của XYZ có thể gọi và nhận cuộc gọi từ nhau bằng cách sử dụng số điện thoại nội bộ. Ví dụ, nhân viên A có thể gọi trực tiếp nhân viên B bằng số điện thoại nội bộ của họ, thay vì phải sử dụng số điện thoại công cộng.
- Chuyển tiếp cuộc gọi: Khi một cuộc gọi đến cho một nhân viên nhưng họ không thể trả lời ngay lập tức, tổng đài nội bộ cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến một người khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, nếu nhân viên B không thể trả lời, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp tự động đến nhân viên C hoặc đến một hộp thư thoại thoại để ghi lại tin nhắn.
- Giữ cuộc gọi: Nếu nhân viên muốn tạm dừng cuộc gọi và truy cập thông tin hoặc hỏi ý kiến từ người khác trong doanh nghiệp, họ có thể sử dụng tính năng giữ cuộc gọi. Khi cuộc gọi được giữ, nhân viên có thể tạm ngừng cuộc trò chuyện và thực hiện các tác vụ khác.
Và một số ứng dụng khác, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PHÙ HỢP VỚI NHỮNG QUY MÔ DOANH NGHIỆP NÀO?
Hệ thống điện thoại nội bộ có thể phù hợp với một loạt các quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Hệ thống tổng đài điện thoại thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có từ vài đến hàng trăm nhân viên. Điều này giúp cung cấp các tính năng liên lạc chuyên nghiệp, như chuyển tiếp cuộc gọi, xem trạng thái sẵn có của nhân viên, hội nghị và ghi âm cuộc gọi.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cũng phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng tại các địa điểm khác nhau. Nó cho phép kết nối các văn phòng và nhân viên từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc mạng internet, tạo ra một hệ thống liên lạc hợp nhất.
- Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng, như trung tâm hỗ trợ, khách sạn, nhà hàng…, có thể tận dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ để quản lý và điều phối cuộc gọi từ khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
- Các doanh nghiệp quốc tế: Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cũng có thể được triển khai trong các doanh nghiệp quốc tế hoặc có hoạt động đa quốc gia. Nó cho phép liên lạc hiệu quả giữa các văn phòng và nhân viên ở các quốc gia khác nhau, giảm chi phí gọi điện quốc tế và tăng cường sự phối hợp và làm việc nhóm.
- Doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, bất động sản: Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính và bất động sản có thể tận dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ để quản lý cuộc gọi từ khách hàng, tư vấn dịch vụ.
MỘT SỐ LỢI ÍCH CỦA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
Tổng đài điện thoại nội bộ thường được tín dụng bởi các doanh nghiệp lớn nhỏ nhờ vào một số lợi ích có thể kể đến như:
- Cải thiện hiệu quả giao tiếp trong công ty: Tổng đài điện thoại nội bộ giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp trong công ty bằng cách cung cấp một hệ thống liên lạc thống nhất và liền mạch. Nhờ vào công nghệ này, các nhân viên có thể dễ dàng gọi cho nhau mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao sự tương tác giữa các phòng ban. Hệ thống tổng đài nội bộ cũng hỗ trợ các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị qua điện thoại và voicemail, giúp cải thiện khả năng phản hồi và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Giảm chi phí liên lạc và quản lý cuộc gọi: Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài điện thoại nội bộ là giảm chi phí liên lạc. Các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh hoặc các văn phòng trong cùng một hệ thống IP PBX thường miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể so với việc sử dụng các dịch vụ điện thoại truyền thống. Ngoài ra, tổng đài nội bộ còn cung cấp các công cụ quản lý cuộc gọi mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, ghi âm và phân tích các cuộc gọi để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tăng cường bảo mật thông tin doanh nghiệp: Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo rằng các cuộc gọi và dữ liệu liên lạc nội bộ được bảo vệ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Các tính năng bảo mật như mã hóa cuộc gọi, xác thực người dùng và quản lý truy cập giúp ngăn chặn việc nghe lén, đánh cắp thông tin và các hành vi xâm nhập trái phép, bảo vệ sự an toàn và bảo mật của dữ liệu doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa quản lý và tích hợp với các hệ thống khác: Với giao diện quản lý trực quan và các công cụ quản lý tiên tiến, quản trị viên có thể dễ dàng thiết lập, cấu hình và giám sát hệ thống tổng đài. Hơn nữa, tổng đài nội bộ còn hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP, giúp doanh nghiệp có thể quản lý thông tin khách hàng, đơn hàng và dữ liệu kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Sự tích hợp này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một hệ thống thông tin đồng bộ và thống nhất, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định và phát triển chiến lược kinh doanh.
MỘT SỐ DÒNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PHỔ BIẾN HIỆN NAY
Tổng đài VoIP Yeastar P520
Liên hệ
Tổng đài VoIP Grandstream UCM6300 Audio series
UCM6300A
UCM6302A
UCM6304A
UCM6308A
Tổng đài IP Yeastar P570
44.045.300₫ (chưa VAT)
Tổng đài IP Yeastar P560
23.146.500₫ (chưa VAT)
Tổng đài IP Yeastar P550
11.245.000₫ (chưa VAT)
Tổng đài VoIP Grandstream UCM6510
37.800.000₫ (chưa VAT)
Tổng đài VoIP Sangoma PBXact 25
Liên hệMỘT SỐ DÒNG ĐIỆN THOẠI BÀN IP PHỔ BIẾN HIỆN NAY
Điện thoại IP Yealink SIP- T42U
2.270.000₫ (chưa VAT)
Điện thoại IP Grandstream GXP2160
3.540.000₫ (chưa VAT)
Điện thoại IP Yealink SIP-T42S
3.270.000₫ (chưa VAT)
NGỌC THIÊN - CUNG CẤP GIẢI PHÁP LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI UY TÍN
Ngọc Thiên tự hào là đơn vị uy tín chuyên cung cấp giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp với chất lượng cao và dịch vụ chuyên nghiệp. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dòng tổng đài IP hiện đại từ các thương hiệu nổi tiếng như Yealink, Grandstream, Sangoma,… đảm bảo tích hợp dễ dàng và vận hành ổn định. Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm của Ngọc Thiên luôn sẵn sàng hỗ trợ từ khâu tư vấn, lắp đặt đến bảo hành, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả liên lạc và tiết kiệm chi phí. Liên hệ hotline 02877798999 để được tư vấn chi tiết và báo giá tốt nhất.
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
📞 Hotline: 028.777.98.999 – 1900099978
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: ngocthiensup.com
Nếu Quý khách cần tư vấn, vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay.
MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI
1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và quy mô công ty mà việc lựa chọn thiết bị tổng đài điện thoại sẽ khác, với những doanh nghiệp có thể chỉ cần sử dụng để liên hệ nội bộ với nhau trong 1 toàn nhà hay trong 1 khu của công ty, nhưng cũng có những doanh nghiệp cần liên hệ ra ngoài, tiếp nhận cuộc gọi đến từ bên ngoài, kết nối với những kênh liên hệ khác….
2. Lựa chọn số tổng đài ưa thích
Lựa chọn đầu số đóng vai trò quan trọng với nhiều doanh nghiệp, bên cạnh đó chọn đầu số tổng đài cũng cần nên lưu ý. Hiện tại đang có 4 dạng đầu số tổng đài dành cho cách doanh nghiệp cụ thể là: đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số cố định, đầu số Mobi SIP.
3. Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là 1 bộ phận kết nối với thiết bị tổng đài điện thoại, lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với từng đối tượng nhân viện chăm sóc. Cụ thể, nếu bạn thường xuyên di chuyển thì nên chọn thiết bị Softphone và nếu bạn chỉ ngồi nghe tại văn phòng thì bạn chỉ cần chọn loại tai nghe hoặc IP phone.
4. Đường truyền internet ổn định
Các thiết bị tổng đài nội bộ kết nối với nhau thông qua đường truyền internet, do vậy đường truyền internet nên lắp đặt riêng cho phân nội bộ sử dụng, đặt biết cần thiết đối với những khách sạn, trường học hoặc các khu trung tâm thương mại… Luôn phải đảm bảo có 1 đường truyền internet nội bộ riêng.
GIÁ LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NHƯ THẾ NÀO?
Giá lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có sự chênh lệch lớn phụ thuộc vào số máy, loại thiết bị được lắp, thương hiệu sản phẩm và nhiều yếu tốt kết nối khác. Chi tiết giá và chi phí lắp hệ thống tổng đài điện thoại bao nhiêu? khách hàng vui lòng liên hệ hotline của Ngọc Thiên 028.777.98.999 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
- Loại tổng đài: Chi phí lắp đặt của các loại tổng đài khác nhau sẽ khác nhau, tổng đài analog thường có giá thành thấp hơn so với tổng đài kỹ thuật số hoặc tổng đài IP.
- Số lượng đường dây: Chi phí lắp đặt tổng đài sẽ tăng lên theo số lượng đường dây cần sử dụng.
- Tính năng: Các tính năng nâng cao như: cuộc gọi hội nghị, hộp thư thoại, âm nhạc chờ, v.v. sẽ làm tăng chi phí lắp đặt.
- Thiết bị: Chất lượng và thương hiệu của các thiết bị tổng đài, điện thoại sẽ ảnh hưởng đến chi phí lắp đặt.
- Dịch vụ lắp đặt: Chi phí lắp đặt được tính dựa trên quy mô, khoảng cách, thời gian thi công, v.v.
2. So sánh chi phí giữa các loại tổng đài
- Tổng đài analog: Chi phí lắp đặt thấp nhất, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu sử dụng đơn giản.
- Tổng đài kỹ thuật số: Chi phí lắp đặt cao hơn tổng đài analog, nhưng cung cấp nhiều tính năng hơn.
- Tổng đài IP: Chi phí lắp đặt cao hơn tổng đài kỹ thuật số, nhưng mang đến nhiều ưu điểm như: linh hoạt, dễ dàng mở rộng, tiết kiệm chi phí, v.v.
- Tổng đài điện toán đám mây: Chi phí ban đầu thấp hơn so với các loại tổng đài khác, nhưng có thể phát sinh chi phí hàng tháng cho dịch vụ thuê bao.
3. Cách tiết kiệm chi phí khi lắp đặt
- Lựa chọn loại tổng đài phù hợp: Lựa chọn loại tổng đài phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, tránh lãng phí chi phí cho các tính năng không cần thiết.
- So sánh giá cả của các nhà cung cấp: Tham khảo giá cả từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để lựa chọn dịch vụ có giá cả phù hợp nhất.
- Lựa chọn các gói dịch vụ ưu đãi: Một số nhà cung cấp dịch vụ cung cấp các gói dịch vụ ưu đãi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Tận dụng các chương trình khuyến mãi: Các nhà cung cấp dịch vụ thường có các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư.