Phòng họp trực tuyến là gì? Thiết bị cho phòng họp trực tuyến

Công nghệ họp trực tuyến ngày nay đặc biệt được các doanh nghiệp ứng dụng trong công việc để giảm thiểu tối đa việc di chuyển hoặc sử dụng cho những tình huống nhanh, khẩn cấp. Vậy phòng họp trực tuyến là gì? Cần đầu tư thiết bị gì để bắt đầu họp trực tuyến. Tất tần tật câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!

Phòng họp trực tuyến là gì?

Theo Wikipedia, phòng họp trực tuyến là việc tiến hành buổi họp video giữa hai hoặc nhiều người – Tại những địa điểm khác nhau. Thông qua Internet và các thiết bị hội họp trực tuyến, dữ liệu âm thanh và video sẽ được truyền đi phục vụ cho mục đích giao tiếp và tương tác trong thời gian thực.

Lợi ích của phòng họp trực tuyến

• Tiết kiệm chi phí: Vì số lượng người tham gia ít hơn nên tính theo đầu người phí chi trả cho phòng họp trực tuyến cũng ít hơn
• Tiết kiệm thời gian: Tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đại
• Địa điểm linh hoạt ở bất cứ đâu: Các thành viên còn lại có thể thực hiện cuộc họp trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.
• Nhanh chóng và cấp bách: Nhờ việc tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn kịp thời tổ chức các buổi họp khẩn, họp gấp, ký hợp đồng, thương thảo,v…v – Tận dụng được tối đa các cơ hội.
• Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: Không cần phải ghi chép, tất cả nội dung về cuộc họp, hội thảo, hội nghị của bạn đều được lưu trữ trên điện tử đám mây hoặc bản mềm.
• Phát trực tuyến cho nhiều người xem trên mạng xã hội, website
• Lưu trữ & bảo mật: Tất cả thông tin về cuộc họp đều do bạn kiểm soát và được lưu trữ tự động trên điện toán đám mây, không cần ghi chép
• Mang đến phong cách làm việc văn minh, chuyên nghiệp.
• Phòng tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh Covid-19 khi giảm thiểu tối đa các tiếp xúc gần và việc tập trung đông người không cần thiết.

Thiết bị cho phòng họp trực tuyến

Có rất nhiều thiết bị họp trực tuyến nhưng đầu tiên chúng tôi sẽ phân loại theo hình thức đó là: Họp trực tuyến qua phần mềm và họp trực tuyến qua phần cứng.

Họp trực tuyến qua phần mềm

Hầu hết các phần mềm họp trực tuyến này sẽ hỗ trợ miễn phí nhưng nếu bạn muốn sử dụng để họp với chất lượng tốt hơn hoặc dùng thêm các tính năng cao hơn thì người dùng sẽ phải trả thêm phí tùy vào nhu cầu sử dụng.

• Phần mềm Zoom
• Phần mềm Skype
• Phần mềm Google Meeting

Họp trực tuyến qua phần cứng

Các thiết bị phần cứng bạn cần đầu tư cho một phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:

1. Thiết bị đầu – cuối: Codec hoặc Laptop/ Tablet/ Smartphone

Codec: Là thiết bị có chức năng nén và giải nén hình ảnh video để gửi và nhận (đối với thiết bị MCU). Codec được kết nối với thiết bị hiển thị, camera, thiết bị âm thanh, kết nối với MCU qua đường truyền IP.

Thiết bị đầu cuối có thể là PC, laptop, tablet được cài các phần mềm trên hoặc phần cứng chuyên dụng.

2. Camera: Thu tín hiệu hình ảnh

3. Loa, micro: Thu tín hiệu âm thanh

Chi phí cho các thiết bị này chỉ từ vài trăm nghìn đồng, tuy nhiên để đảm bảo chất lượng cuộc họp tốt nhất Hải Hưng khuyên bạn nên lựa chọn những thiết bị của nhà cung cấp uy tín, những thương hiệu có tiếng trên thị trường như: Logitech, Jabra, Yealink, Maxhub, …

4. Smart TV

5. Máy chiếu

6. Thiết bị điều khiển

Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU): thiết bị có chức năng điều khiển toàn bộ hệ thống họp trực tuyến, thiết bị MCU nhận toàn bộ video từ các thiết bị đầu cuối (điểm cầu) và đóng gói gửi lại các điểm cầu theo một yêu cầu nào đó. Thiết bị điều khiển đa điểm có thể là phần cứng chuyên dụng hoặc máy tính được cài phần mềm chuyên dụng.

7. Đường truyền Internet

Là phần cực kỳ quan trọng trong hệ thống, đường truyền ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chức năng của đường truyền là truyền tải dữ liệu giữa thiết bị đầu cuối và MCU.

8. Dây cáp kết nối, cổng chuyển đổi

HDMI DVI USB Type C

Giá của một bộ thiết bị họp trực tuyến thông qua phần cứng sẽ giao động từ vài chục triệu cho tới vài trăm triệu đồng. Để những cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì việc đầu tư một số thiết bị công nghệ tốt sẽ giúp hình ảnh, âm thanh được thu phát và truyền tải người tham gia một cách rõ ràng và chân thực nhất.

Đối với họp trực tuyến thông qua phần cứng thì chi phí đầu tư sẽ lớn hơn khá nhiều, đồng thời việc lắp đặt là cố định nên hạn chế khả năng di chuyển qua các địa điểm họp khác nhau.