Điện thoại nội bộ là thiết bị quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp sẽ tối ưu hóa bài toán vận hành. Vậy tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tổng đài điện thoại nội bộ trong bài viết dưới đây.
Tổng đài điện thoại nội bộ là gì?
Tổng đài điện thoại nội bộ (Private Automatic Branch Exchange) là một hệ thống liên lạc quan trọng và cần thiết hoạt động trong nội bộ của một công ty, doanh nghiệp. Nó giúp cho nhân viên giữa các bộ phận và các cấp có thể liên lạc, kết nối với nhau dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Hiểu theo nghĩa chuyên ngành, tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…
Đối với nhiều doanh nghiệp, công ty có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông hay có nhiều bộ phận, việc thiết lập một tổng đài điện thoại nội bộ hoàn toàn thiết thực và cần thiết.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ?
Hiện nay có rất nhiều loại hình doanh nghiệp, và mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng tổng đài điện thoại. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hệ thống này, doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu, xem công ty nên sử dụng loại tổng đài nào phù hợp nhất. Sau khi đã xác định được nhu cầu, ngân sách, loại hình tổng đài định sử dụng, bạn sẽ dễ dàng tìm và chọn được dịch vụ hoàn chính nhất cho hệ thống của mình.
Các công ty thường lựa chọn sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại riêng gồm:
- Nhà hàng, nhà máy, khách sạn, thậm chí nhà riêng cũng có thể sử dụng tổng đài nội bộ.
- Công ty có văn phòng nhiều nơi, đa chi nhánh.
- Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người nghe. Yêu cầu bảo mật cao.
- Có nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, cần gọi cho nhanh nội bộ và gọi ra ngoài.
- Cần tổng đài điện thoại phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng.
- Cần tổng đài điện thoại nội bộ để thực hiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng, khách hàng có thể truy vấn thông tin doanh nghiệp.
Lợi ích của tổng đài điện thoại nội bộ
- Tối ưu bảo mật cuộc gọi, bảo mật thông tin thoại theo lịch trình gọi nội bộ.
- Chặn các cuộc gọi quấy rối theo cá nhân, theo nhóm, theo ngày.
- Không tính cước phí khi liên lạc trong nội bộ.
- Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh công ty, nhờ đó trao đổi miễn phí.
- Khi bạn đi ra ngoài, nhờ hệ thống bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển cuộc thoại cho người khác.
- Cung cấp một số liên lạc điện thoại cố định dù trên nhiều máy nhánh để giao dịch với khách hàng với một số duy nhất.
- Số điện thoại dễ đọc, dễ nhớ.
- Tổng đài điện thoại nội bộ có thể tự động phát lời chào khi khách hàng gọi đến.
- Đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và trượt theo từng nhóm.
Những vấn đề cần quan tâm khi thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp
- Sử dụng công nghệ Analog cũ hay IP mới.
- Sắp xếp từng người dùng trong nhóm COS, UCD, Account Code.
- Tập trung cuộc gọi về một đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.
- Cuộc gọi đến thông qua hệ thống trả lời tự động DISA-OGM hay lễ tân.
- Sử dụng theo giờ dịch vụ, Hotline/Warmline, Emergency/VIP call,
- Đánh số tùy chọn trong nội bộ cùng chi tiết các cuộc gọi ra qua máy in hay phần tính cước.
- Voice Mail, Door Phone/Door Opener, Music –BGM, Paging.
Các bước triển khai tổng đài nội bộ
Bước 1: Chọn và mua đầu số với nhà mạng
(Các doanh nghiệp đã có số điện thoại thì sẽ bỏ qua bước này)
Đối với các doanh nghiệp chưa có số liên lạc hoặc số liên lạc chưa đẹp thì có thể chọn đầu số hotline như đầu số 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn,… Để chọn và mua số, bạn cần cung cấp cho nhà mạng giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên nếu cơ sở chưa có giấy phép kinh doanh, Ngọc Thiên sẽ có phương án hỗ trợ bạn.
Bước 2: Làm hợp đồng thuê tổng đài ảo với Ngọc Thiên
Tùy vào nhu cầu của các bạn, chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Bộ phận kỹ thuật của Ngọc Thiên sẽ hỗ trợ đấu nối tổng đài ảo tại doanh nghiệp trên hạ tầng Internet có sẵn.
Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Sau khi số Hotline đã được kết nối với nhà mạng các bạn cần có thiết bị để gọi điện thoại. Doanh nghiệp hãy linh hoạt chọn thiết bị đầu cuối là phần cứng hoặc phần mềm.
Phần cứng: điện thoại bàn có kết nối Internet, tai nghe máy tính,…
Phần mềm: sử dụng App cài trên điện thoại hoặc máy tính.
Lợi ích khi lắp đặt điện thoại nội bộ tại ngocthiensup.com
- Thứ nhất, bạn như đang sở hữu phòng vận hành kỹ thuật tại doanh nghiệp. Vì chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và xử lý sự cố (nếu có) 24/7, kể cả ngày lễ. Đội ngũ IT sau khi nhận ticket hỗ trợ sẽ có KPI về thời gian xử lý, bạn chắc chắn sẽ được giải quyết yêu cầu trong thời gian sớm nhất
- Thứ 2, đường truyền ổn định. Hệ thống máy chủ đặt tai Data center của VNPT đảm bảo độ ổn định. Ngoài ra, chúng tôi có 2 hệ thống back up để dự phòng
- Thứ 3, cung cấp đầy đủ các tính năng tổng đài nội bộ và nâng cấp phần mềm miễn phí (nếu có)
- Thứ 4, giá cước thấp và ưu tiên chọn số hotline đẹp
- Cuối cùng, doanh nghiệp mở rộng máy nhánh dễ dàng, chỉ cần thông báo cho bộ phận kỹ thuật