Truyền thông Hợp nhất thường được gọi là UC hoặc trong một số trường hợp là UCC. Loại thứ hai là thuật ngữ bao gồm từ cộng tác. Truyền thông hợp nhất là sự tích hợp của nhiều loại hình giao tiếp khác nhau diễn ra trong thời gian thực. Chúng bao gồm nhắn tin văn bản, giao tiếp bằng giọng nói, video, thậm chí cả cộng tác. Ngày nay, các doanh nghiệp đang tăng cường các hệ thống PBX truyền thống của họ tập trung vào giọng nói với các tùy chọn liên lạc hợp nhất. Trong một số trường hợp, họ đang tìm cách thay thế hoàn toàn những thứ này. Mục tiêu ở đây là tăng năng suất, cải thiện cộng tác, hỗ trợ lực lượng làm việc trên thiết bị di động và cho phép BYOD tốt hơn.
Nguồn gốc của Truyền thông Hợp nhất
Truyền thông hợp nhất không phải là một khái niệm mới. Nó thực sự bắt đầu vào cuối những năm 1990. Đây là khi lần đầu tiên những người lao động cá nhân có một chiếc máy tính để bàn chuyên dụng đã trở nên phổ biến. Giờ đây, nhu cầu về truyền thông hợp nhất đã tăng lên đáng kể khi việc sở hữu điện thoại thông minh và kết nối internet liên tục đã trở thành tiêu chuẩn mới.
Trên một lưu ý tích cực, tất cả các thiết bị mới này và khả năng kết nối từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào đã dẫn đến khả năng giao tiếp hơn bao giờ hết. Thật không may, kết quả thường là lộn xộn. Tại bất kỳ thời điểm nào, ai đó có thể đang quản lý danh bạ ở nhiều nơi khác nhau, thực hiện các cuộc trò chuyện thông qua một số nền tảng, tất cả trong khi kết hợp hai hoặc nhiều thiết bị.
Truyền thông hợp nhất và hợp tác để giải cứu
Truyền thông hợp nhất là gì? Truyền thông hợp nhất (UC) có nghĩa là có một nơi duy nhất để quản lý nhiều cuộc trò chuyện, bao gồm thiết bị di động, PC, điện thoại thông minh, điện thoại văn phòng và máy tính bảng. Nó cũng bao gồm một số loại giao tiếp khác nhau như nhắn tin tức thì, gọi điện thoại, gọi video và nhắn tin. Bao gồm cộng tác và điều đó mang lại các công nghệ cho phép chia sẻ tệp, bảng trắng kỹ thuật số, chia sẻ máy tính để bàn, hội nghị truyền hình, v.v.
Khi một công ty quyết định áp dụng truyền thông hợp nhất, họ có thể chọn giữa một giải pháp tại chỗ hoặc một giải pháp dựa trên đám mây.
Lợi ích của Truyền thông Hợp nhất và Cộng tác
Có thể đơn giản hóa là lợi ích quan trọng nhất của truyền thông hợp nhất. Đó là bởi vì giao tiếp và cộng tác hợp nhất mang mọi thứ mà nhóm của bạn sử dụng để kết nối, cộng tác và chia sẻ cùng nhau thành một giải pháp hợp lý, duy nhất. Đây là những gì mang lại cho bạn:
- Tiết kiệm chi phí: Đặc biệt với UC dựa trên đám mây cho phép các công ty triển khai truyền thông hợp nhất với ít chi phí ban đầu hơn và giảm chi phí vận hành tổng thể.
- Tăng cường năng suất: Khi các thành viên trong nhóm có thể kết nối với nhau bằng các phương pháp và thiết bị phù hợp nhất với họ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.
- Trải nghiệm người dùng tốt hơn: Một trong những lợi ích ít được đề cập của truyền thông hợp nhất, nhân viên chỉ đơn giản làm tốt hơn khi các công cụ cộng tác mà họ sử dụng trực quan và thú vị hơn khi sử dụng.
- Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Giao tiếp và cộng tác thống nhất mang lại cho nhân viên những công cụ mà họ sử dụng để giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả và dẫn đến khách hàng hạnh phúc hơn.
- Nâng cao tinh thần: Các giải pháp truyền thông hợp nhất giúp cộng tác dễ dàng hơn và cho phép người lao động tự do lựa chọn khi nói đến thiết bị họ sử dụng. Quyền tự chủ này là một lợi ích đáng hoan nghênh.
Các thành phần hợp tác và truyền thông hợp nhất
Giải pháp truyền thông hợp nhất (UC) bao gồm hai thành phần. Thành phần phía máy chủ của UC sẽ dựa trên đám mây hoặc sẽ được triển khai tại chỗ. Nếu bạn chọn tại chỗ, bạn có thể làm việc với một nhà cung cấp sẽ cung cấp và duy trì các máy chủ cụ thể cho nhu cầu giao tiếp thống nhất của bạn. Trong các trường hợp khác, nhà cung cấp giải pháp truyền thông hợp nhất sẽ chỉ cung cấp phần mềm mà bạn có thể chạy trên máy chủ Windows hoặc Linux mà bạn chọn.
Truyền thông hợp nhất như một dịch vụ (UCaaS) thường được sử dụng làm thuật ngữ ưu tiên cho các dịch vụ UC đám mây. Có nhiều lợi ích khi chọn đây làm tùy chọn liên lạc UC của bạn. Về cơ bản, nó cho phép bạn triển khai truyền thông hợp nhất (UC) mà không cần đầu tư nhiều vốn vào thiết bị và quản lý các nhu cầu hỗ trợ và bảo trì liên tục. Thậm chí tốt hơn, đây là một giải pháp kết hợp tốt với lực lượng lao động di động. Người dùng không bao giờ bị ức chế bởi địa lý. Họ có thể kết nối với các dịch vụ liên lạc theo thời gian thực mà họ cần miễn là họ có quyền truy cập internet. Hơn nữa, UC dựa trên đám mây hoạt động khá tốt với các ứng dụng khôi phục sau thảm họa và giúp đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
Hợp tác và giao tiếp làm việc cùng nhau
Giải pháp truyền thông hợp nhất tốt nhất xem xét cả nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp và tầm quan trọng của sự cộng tác. Hãy xem xét một số thông tin bổ sung về cả hai.
Giao tiếp kinh doanh
Truyền thông thống nhất là một giải pháp cho phép các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động truyền thông hiệu quả hơn và hiệu quả hơn. Điều này ảnh hưởng đến cả giao tiếp bên trong và bên ngoài. Truyền thông nội bộ doanh nghiệp là sự chia sẻ thông tin trong tổ chức. Giao tiếp bên ngoài là chia sẻ thông tin với khách hàng, nhà cung cấp và các thực thể bên ngoài khác. Việc chia sẻ này có thể được thực hiện thông qua liên lạc thoại, email, tin nhắn văn bản, hội nghị web, hội nghị truyền hình và nhắn tin tức thì.
Hợp tác kinh doanh
Cộng tác thường được xem là một phần của chiến lược truyền thông nội bộ. Ý tưởng là cung cấp cho nhân viên các công cụ cộng tác mà họ có thể sử dụng để chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau như một nhóm. Khi các giải pháp này hoạt động, chúng dẫn đến tăng năng suất, cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và thân thiện với khách hàng. Trong nhiều trường hợp, các công cụ cộng tác được thiết kế để hoạt động trong thời gian thực.
Có thể hữu ích khi coi giao tiếp kinh doanh thống nhất là khuôn khổ mà sự cộng tác được xây dựng. Khi đã có một giải pháp truyền thông kinh doanh khả thi, các công cụ cộng tác có thể được sử dụng trên giải pháp UC đó để làm cho nó thậm chí còn mạnh mẽ hơn. Ngoài việc cung cấp VoIP, các giải pháp điện thoại doanh nghiệp, cuộc gọi hội nghị, nhắn tin tức thời, v.v. UCC có thể tích hợp các tính năng như:
- Chia sẻ file
- Chia sẻ máy tính để bàn
- Chia sẻ màn hình
- Công cụ chú thích
- Hội nghị Web và Video
- Trò chuyện thời gian thực
- Bảng trắng kỹ thuật số
Tất cả những điều này đều là những công cụ giao tiếp dẫn đến những lợi ích sau đây khi chúng là một phần của các giải pháp UC:
- Cho phép các nhóm kết nối với nhau bất kể thiết bị hoặc vị trí địa lý.
- Xây dựng đội dựa trên chuyên môn thay vì vị trí.
- Tạo điều kiện quản lý tài liệu
- Theo dõi dự án và quản lý thay đổi dễ dàng hơn.
- Giải quyết dự án nhanh hơn.
- Hợp tác dự án thời gian thực
- Khám phá các cách để cải thiện quy trình kinh doanh
Tin nhắn hợp nhất và UC
Tin nhắn hợp nhất có liên quan đến UC, nhưng nó không giống nhau. Nhắn tin hợp nhất bao gồm các phương tiện nhắn tin kỹ thuật số khác nhau như email, thư thoại và IM. Các giải pháp UC có thể bao gồm giao diện người dùng tích hợp nhắn tin hợp nhất với VoIP, cuộc gọi video, hội nghị âm thanh và video, tính di động và các tính năng khác vượt xa hệ thống điện thoại truyền thống.
Triển khai UC trông như thế nào?
Hệ thống UC có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp và các dịch vụ đã được khách hàng lựa chọn. Tuy nhiên, hầu hết chỉ bao gồm những điều sau:
- VoIP (Giao thức thoại qua Internet)
- Tính di động
- Nhắn tin
- Băng hình
- Trò chuyện
- Hội nghị trên web
Trong trường hợp của Yeastar Linkus UC Clients, các chức năng này được tích hợp vào một giao diện người dùng duy nhất, vì vậy chúng có thể được truy cập khi người dùng cần. Linkus UC Clients có sẵn trên web, điện thoại di động và PC. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập các giải pháp giao tiếp thời gian thực từ trình duyệt web hoặc thiết bị cá nhân của bạn cho dù họ ở đâu. Giao diện bao gồm:
Quản lý cuộc gọi điện thoại công việc
Nhân viên có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào sử dụng VoIP. Họ có thể giữ, chuyển và ghi âm cuộc gọi. Họ cũng có thể thiết lập các quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi và chiến lược đổ chuông. Cuối cùng, cũng dễ dàng kiểm tra nhật ký cuộc gọi và thư thoại trong một giao diện duy nhất.
Hội nghị truyền hình tích hợp
Linkus không chỉ là một softphone cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn. Nó kết hợp nhiều dịch vụ để trở thành một giải pháp đầy đủ dịch vụ cho liên lạc và cộng tác. Điều này bao gồm khả năng tạo và khởi chạy hội nghị video ngay lập tức với các tính năng như chia sẻ màn hình và trò chuyện nhóm.
Các tính năng hữu ích khác cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số công cụ năng suất khác cho doanh nghiệp của bạn:
- Nhắn tin tức thì: Sử dụng IM để trò chuyện riêng, nhóm và chia sẻ tệp tích hợp.
- Quản lý danh bạ gốc: Quản lý danh bạ toàn công ty và cá nhân của bạn, đồng thời đồng bộ hóa chúng trên các thiết bị.
- Điều khiển điện thoại bàn từ xa : Thực hiện bấm-t- quay số, chuyển/ giữ/ truy xuất cuộc gọi trên giao diện người dùng trực quan của Linkus Desktop Client trong khi sử dụng điện thoại bàn làm đường dẫn âm thanh.
- Hiện diện: Xem người dùng nào đang rảnh, bận, vắng mặt tại văn phòng, v.v. với các chỉ báo trạng thái được tô màu và mô tả tùy chỉnh.
- Tích hợp CRM: Tích hợp với Zoho, Dynamics 365, Danh bạ Google và các nền tảng CRM khác.
- Nhấp để Gọi: Khả dụng với tiện ích mở rộng Yeastar Linkus cho Google Chrome để biến mọi số điện thoại thành một liên kết có thể nhấp và bật bàn phím số dễ dàng, cửa sổ bật lên cuộc gọi, điều khiển cuộc gọi nâng cao trực tiếp với các tab của trình duyệt.
Triển khai Truyền thông Hợp nhất trong Văn phòng của Bạn ngay hôm nay!
Bất kể chiến lược của công ty bạn là gì, sử dụng dịch vụ hệ thống điện thoại dựa trên đám mây là một cách đơn giản để tiết kiệm tiền cho một thứ tối quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp: viễn thông. Các hệ thống thông tin liên lạc hợp nhất từng phức tạp và tốn kém, nhưng với sự gia tăng của internet và các dịch vụ tổng đài VoIP, việc hiện đại hóa các giải pháp điện thoại văn phòng không chỉ trở nên tiện lợi hơn mà còn trở thành một cách để tiết kiệm rất nhiều tiền về lâu dài.