VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol, và CRM có nghĩa là Quản lý quan hệ khách hàng. Tích hợp xảy ra khi hai hệ thống kết hợp với nhau để hoạt động như một hệ thống, chia sẻ dữ liệu giữa chúng một cách hiệu quả mà không yêu cầu người dùng nhập hoặc can thiệp thủ công. Điều này cho phép nhiều thời gian hơn cho các hoạt động và cung cấp quy trình làm việc liền mạch giúp tăng năng suất.
Tích hợp VoIP CRM là một phương pháp kết nối phần mềm quản lý quan hệ khách hàng của bạn với dịch vụ VoIP mà bạn sử dụng cho các cuộc gọi điện thoại. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Nó làm tăng năng suất bằng cách tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu theo cách thủ công vào các hệ thống khác nhau. Nó cũng giúp bạn dễ dàng tổ chức thông tin về từng khách hàng để thông tin đó luôn sẵn sàng ở bất cứ đâu bạn cần. Nếu bạn đang sử dụng VoIP cho tất cả hoặc một phần thông tin liên lạc của doanh nghiệp, thì việc tích hợp nó với hệ thống CRM của bạn sẽ giúp giữ mọi thứ lại với nhau ở một nơi.
Nếu bạn quan tâm đến tích hợp VoIP CRM, hãy tiếp tục đọc. Bạn sẽ tìm ra nó là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho sự phát triển kinh doanh của bạn.
Hệ thống điện thoại VoIP là gì?
VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol. Nó cho phép bạn thực hiện cuộc gọi bằng kết nối Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Nó khác với các hệ thống điện thoại truyền thống như thế nào là với công nghệ VoIP, các cuộc gọi của bạn truyền đi dưới dạng gói dữ liệu chứ không phải là tín hiệu điện tương tự. Điều này có nghĩa là hệ thống điện thoại VoIP có thể được sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào như điện thoại di động, máy tính xách tay, PC hoặc máy tính bảng. Hệ thống điện thoại VoIP có nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí và mang lại sự linh hoạt hơn trong cách thức và vị trí bạn sử dụng hệ thống điện thoại của mình.
Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) được sử dụng để giúp các công ty quản lý mối quan hệ của họ với khách hàng. Về cơ bản, các nền tảng CRM giúp bạn tổ chức và lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng của bạn. Có rất nhiều lợi ích đi kèm với việc sử dụng phần mềm CRM, và một số lợi ích trong số đó bao gồm: theo dõi khách hàng và nhu cầu của họ, luôn tổ chức và quản lý quy trình bán hàng và tiếp thị của bạn.
CRM là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó cho phép bạn hiểu rõ hơn về khách hàng của mình và những gì họ muốn để bạn có thể cung cấp cho họ trải nghiệm tốt nhất có thể mỗi khi họ tương tác với công ty của bạn.
Tích hợp VoIP CRM là gì?
Tích hợp VoIP CRM kết hợp sức mạnh của VoIP với phần mềm CRM. Nó cung cấp thông tin liên lạc và luồng thông tin tốt hơn giữa công ty của bạn và khách hàng, dẫn đến tăng doanh số bán hàng, cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng và tạo ấn tượng thuận lợi hơn đối với doanh nghiệp của bạn.
Khi bạn tích hợp hệ thống điện thoại doanh nghiệp VoIP của mình với tài khoản CRM, bạn có thể truy cập thông tin về từng khách hàng ở cả hai nơi. Ví dụ: khi một khách hàng mới liên hệ với doanh nghiệp của bạn thông qua một cuộc gọi điện thoại, thông tin chi tiết có thể được tự động thêm làm địa chỉ liên hệ mới trong cơ sở dữ liệu CRM của bạn mà không yêu cầu quản trị viên nhập thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng tổ chức thông tin về từng khách hàng để thông tin luôn sẵn sàng ở bất cứ đâu bạn cần.
Loại tích hợp này cho phép bạn sử dụng thông tin bạn ghi lại trong hệ thống CRM của mình để liên lạc và tiếp thị ra nước ngoài. Bạn cũng có thể lên lịch cho các sự kiện và nhiệm vụ tiếp theo cũng như đo lường hiệu quả của những nỗ lực của bạn. Điều này cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về cách người gọi tìm thấy doanh nghiệp của bạn để bạn có thể tăng chuyển đổi trong tương lai bằng cách sử dụng các kỹ thuật tương tự.
Cho dù bạn điều hành một công ty nhỏ chỉ có một địa điểm hay quản lý một tập đoàn lớn với nhiều chi nhánh trong cả nước, tích hợp VoIP CRM là một cách hiệu quả để giữ cho cơ sở dữ liệu CRM của bạn được cập nhật với các mối hàng được tạo bởi hệ thống điện thoại. Nó giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công vào các hệ thống khác nhau hoặc chuyển đổi qua lại giữa chúng trong khi quản lý các tương tác của khách hàng trong thời gian thực. Chúng tôi sẽ khám phá nhiều lợi ích chi tiết hơn ngay sau đây.
Làm thế nào các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc tích hợp VoIP CRM
Sự phổ biến của phần mềm dựa trên đám mây đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách thức giao tiếp của các doanh nghiệp. Tích hợp VoIP CRM là một trong những cách tốt nhất để các công ty kết nối với khách hàng của họ một cách có ý nghĩa, sử dụng công nghệ mà họ đã có. Loại hình giao tiếp này có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí trong khi cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cho phép họ theo dõi các tương tác và tự xử lý nhiều nhiệm vụ hơn mà không cần phải thuê nhân viên mới hoặc tăng giờ làm việc cho nhân viên hiện tại.
Dịch vụ điện thoại VoIP với tích hợp CRM cung cấp khả năng cho các công ty có một hệ thống thống nhất duy nhất quản lý tất cả các tương tác với khách hàng của họ. Điều này là thuận lợi vì nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc do không cần nhân viên chuyển đổi giữa nhiều hệ thống khi họ muốn truy cập thông tin về khách hàng. Ngoài ra, tích hợp CRM cho phép người dùng theo dõi dữ liệu trên các kênh khác nhau để họ có thể thấy mức độ hiệu quả của mỗi kênh trong việc tương tác với khách hàng. Phân tích này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về những gì tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Các công ty sử dụng các loại công cụ này thường tăng cả năng suất và lợi nhuận.
Ưu điểm của tích hợp quản lý quan hệ khách hàng và VoIP
Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng hệ thống điện thoại VoIP với phần mềm CRM. Hãy cùng khám phá một số ưu điểm của hai công nghệ này.
Dữ liệu khách hàng được cập nhật theo thời gian thực
Dữ liệu khách hàng được cập nhật theo thời gian thực, vì vậy bạn không phải mất thời gian nhập thông tin khách hàng mới hoặc cập nhật danh bạ theo cách thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên và cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Nó cũng đảm bảo rằng thông tin chi tiết của khách hàng không bị mất hoặc nhập sai. Khi thông tin khách hàng được nhập theo cách thủ công, các lỗi do con người phát sinh có thể dẫn đến sai sót tốn kém hoặc trải nghiệm khách hàng kém. Hệ thống điện thoại VoIP và tích hợp CRM loại bỏ những vấn đề này bằng cách tự động nhập dữ liệu mới bất cứ khi nào ai đó thực hiện cuộc gọi đến công ty của bạn.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tương tác được cá nhân hóa
Thông tin bạn ghi lại cho khách hàng có thể dễ dàng truy cập bởi tất cả nhân viên. Điều này giúp bạn dễ dàng cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn vì nhân viên của bạn có dữ liệu họ cần trong tầm tay. Nó cũng cho phép họ hướng người gọi đến nhân viên phù hợp nhất dựa trên chuyên môn của người đó. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng ở một địa điểm khác mà người gọi có thể phải nói chuyện với một người không quen thuộc với tài khoản của họ nhưng vẫn cần trợ giúp cụ thể. Tích hợp VoIP và CRM có nghĩa là sự hài lòng của khách hàng cao hơn khi mọi người đều có thể truy cập nhanh vào thông tin liên quan khi họ cần.
Ngoài ra, vì thông tin khách hàng luôn có sẵn, việc giao tiếp với khách hàng trở nên cá nhân hóa hơn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống CRM của họ để theo dõi liên lạc của họ với khách hàng và điều chỉnh giao tiếp dựa trên nhu cầu của mỗi cá nhân. Điều này giúp thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng, dẫn đến tăng tỷ lệ duy trì và lợi nhuận cao hơn.
Tăng hiệu quả và năng suất của nhóm của bạn
Tích hợp CRM giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Họ không phải chuyển đổi giữa các chương trình khác nhau hoặc sử dụng nhiều thiết bị để truy cập thông tin chi tiết của khách hàng vì tất cả đều ở một nơi. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian quý báu khi cố gắng tìm kiếm thông tin và cho phép họ tập trung nỗ lực vào các nhiệm vụ khác thay vì tìm kiếm thông tin liên hệ. Đối với các công ty muốn thực hiện chính sách BYOD (Mang theo thiết bị của riêng bạn), điều đó có nghĩa là nhân viên có thể truy cập thông tin khách hàng ngay cả khi họ đang hoạt động bên ngoài văn phòng. Điều này có lợi vì nó đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc xa bàn của họ vẫn có quyền truy cập vào dữ liệu và có thể hành động nhanh chóng để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Tích hợp VoIP và CRM cũng đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc tốt hơn với nhau. Khi nhiều người trả lời các câu hỏi hoặc trả lời cuộc gọi về các tài khoản cụ thể, cần có một hệ thống đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm sử dụng cùng một thông tin khi cung cấp hỗ trợ. Các chi tiết khách hàng hợp nhất do phần mềm VoIP CRM cung cấp loại bỏ những sai lầm không cần thiết có thể dẫn đến sự chậm trễ, nhầm lẫn và hiểu nhầm về những hành động nên được thực hiện hoặc đã được hoàn thành.
Giảm chi phí hoạt động kinh doanh
Tích hợp VoIP CRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên bằng cách cung cấp một cách hợp lý và hiệu quả để quản lý dữ liệu khách hàng và các tương tác. Mặc dù khả năng tùy chỉnh thay đổi từ gói phần mềm này sang gói phần mềm khác, nhưng lợi ích do công nghệ này cung cấp phù hợp với các mục tiêu chung của công ty như tăng lợi nhuận thông qua sự hài lòng của khách hàng và nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong toàn tổ chức.
Dễ dàng theo dõi phân tích cuộc gọi
Tích hợp CRM VoIP cũng có lợi ở chỗ nó cho phép bạn dễ dàng theo dõi phân tích cuộc gọi trong một phần mềm. Bạn có thể theo dõi dữ liệu cuộc gọi trực tiếp và quản lý báo cáo trong thời gian thực để bạn không chỉ có thể xem những gì đang xảy ra hiện tại mà còn có thể phân tích thông tin lịch sử. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm bán hàng, những người cần theo dõi các hoạt động của họ và xác định các xu hướng có thể mang lại lợi ích cho tăng trưởng kinh doanh trong tương lai.
Cải thiện quản lý nhóm
Tích hợp hệ thống điện thoại VoIP của bạn và CRM cho phép người quản lý giám sát các hoạt động của nhóm của họ. Ngoài việc xem những gì họ đang làm trong thời gian thực, người quản lý có thể theo dõi KPI và đo lường các chỉ số như thời gian cuộc gọi, số lượng cuộc gọi mỗi ngày, cuộc gọi gác máy, v.v. Có sẵn thông tin này trong tầm tay giúp người quản lý đảm bảo nhóm của họ đang làm việc hiệu quả và năng suất. Loại thông tin này cũng có lợi cho bản thân nhân viên vì nó cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc hơn về cách hiệu suất của họ ảnh hưởng đến thành công chung của nhóm. Bằng cách cung cấp cho cả người quản lý và nhân viên quyền truy cập vào cùng một thông tin, tích hợp VoIP tạo ra một môi trường nâng cao quá trình giao tiếp và kinh doanh trên toàn bộ tổ chức.
Tiếp thị và Bán hàng có thể được kết hợp một cách hiệu quả
Khi tích hợp VoIP và CRM được sử dụng trong tổ chức của bạn, lợi ích của việc cung cấp thông tin này trong một hệ thống tập trung có thể rất đáng kể. Bạn không chỉ nhận được dữ liệu cập nhật cho phép bạn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và cải thiện hiệu suất tài chính mà bạn còn có một nền tảng để các nhóm tiếp thị và bán hàng làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Vì thông tin khách hàng có thể dễ dàng truy cập trong toàn bộ tổ chức của bạn thay vì bị giới hạn ở một số phòng ban hoặc cá nhân nhất định, nên nó tạo ra một môi trường kinh doanh gắn kết giúp mọi người đưa ra quyết định thông minh hơn và nhanh hơn.
Giải pháp tích hợp CRM Yeastar
Hệ thống điện thoại tổng đài Yeastar P-Series tích hợp VoIP-CRM để bạn có thể tự động trao đổi dữ liệu giữa hai nền tảng và thiết lập mối quan hệ trò chuyện với khách hàng. Các đại lý, đại diện và người quản lý của bạn có thể tăng hiệu quả bằng cách hợp lý hóa việc quay số, tự động ghi âm cuộc gọi và mang lại trải nghiệm thú vị hơn với thông tin khách hàng theo thời gian thực trong các cuộc gọi đến.
Tận hưởng các tính năng sau thông qua tích hợp:
- Quay số một cú nhấp chuột
- Nhật ký cuộc gọi tự động
- Cửa sổ bật lên cuộc gọi trực tiếp
- Đồng bộ hóa Danh bạ
- Quản lý khách hàng tiềm năng hoàn chỉnh
- Và nhiều hơn nữa
Kết luận
Các doanh nghiệp liên tục tìm cách để nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng năng suất, và những tiến bộ trong công nghệ đã giúp họ có thể làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn.
Tích hợp CRM và VoIP hiện là một trong những phương pháp phổ biến nhất mà các công ty sử dụng để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng cường cạnh tranh bằng cách tăng quan hệ với khách hàng và hiệu suất bán hàng đồng thời giảm chi phí chung và tăng năng suất.
Phần tốt nhất là việc triển khai loại hệ thống này có thể được thực hiện tương đối nhanh chóng và dễ dàng, vì vậy bạn có thể bắt đầu gặt hái thành quả ngay lập tức mà không cần tốn nhiều thời gian hoặc công sức. Một khi nó được thiết lập và chạy, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn đã từng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không có nó.