Zoom Docs

Tài liệu cộng tác giúp nâng cao hiệu quả cuộc họp

Tăng cường cộng tác trên Zoom Workplace với các tài liệu AI đầu tiên giúp chuyển đổi nội dung cuộc họp thành các tài liệu, wiki và dự án có thể thực hiện được.

Zoom Docs - Tài liệu cộng tác giúp nâng cao hiệu quả cuộc họp

ZOOM DOCS LÀ GÌ?

Zoom Docs là giải pháp cộng tác linh hoạt để tạo tài liệu, wiki, bảng biểu, v.v. trong Zoom Workplace, với yếu tố cốt lõi là các tính năng AI Companion, được kèm theo mà không mất thêm chi phí. Trợ lý AI tạo sinh AI Companion có thể giúp tạo và tổng hợp thông tin và trau chuốt bài viết của bạn. AI Companion có thể đưa nội dung từ Zoom Meetings vào tài liệu Zoom. Bạn cũng có thể thêm các khối nội dung khác nhau và chọn nhiều cách khác nhau để hiển thị thông tin. Zoom Docs không chỉ là trình xử lý văn bản đơn giản khi tạo tài liệu ưu tiên sử dụng AI.

Các tính năng chính của Zoom:

  • Soạn thảo cộng tác: Tạo tài liệu làm việc dễ dàng bằng các công cụ chỉnh sửa cơ bản, hành động khối và nhiều loại nội dung có thể thêm hoặc nhúng vào tài liệu.
  • Tổ chức dễ dàng: Tổ chức và chia sẻ tài liệu có thể dễ dàng chia sẻ trực tiếp với người dùng khác qua email hoặc trong kênh Trò chuyện nhóm.
  • AI Companion: Tận dụng các tính năng của AI Companion cho Zoom Docs để tạo và dịch nội dung, nâng cao hiệu quả và năng suất.
  • Quản lý linh hoạt: Bật hoặc tắt Zoom Docs ở cấp tài khoản hoặc nhóm để tùy chỉnh trải nghiệm theo nhu cầu của bạn.

CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA ZOOM DOCS

Tăng năng suất với các tài liệu AI-first thích ứng với các nhu cầu khác nhau của cá nhân và nhóm

Tối ưu hiệu quả công việc với AI Companion – trợ lý AI của bạn

Tối ưu hiệu quả công việc với AI Companion – trợ lý AI của bạn

Được xây dựng với AI Companion làm nền tảng, hỗ trợ soạn thảo, tóm tắt, dịch thuật và tạo nội dung từ các cuộc trò chuyện trong cuộc họp để khởi tạo văn bản và nâng cao năng suất.

Tối đa hóa hiệu quả cuộc họp

Tối đa hóa hiệu quả cuộc họp

Cộng tác liền mạch với Zoom Meetings để nâng cao hiệu quả cuộc họp, tinh chỉnh việc tạo tài liệu và cải thiện các mối quan hệ cộng tác hiện có.

Hoàn thành công việc của bạn tại một nơi duy nhất

Hoàn thành công việc của bạn tại một nơi duy nhất

Tài liệu linh hoạt, có thể tùy chỉnh cho nhiều trường hợp sử dụng, phù hợp với nhu cầu thay đổi trong tương lai của nhóm.

Tối ưu hóa cộng tác nhóm

Tối ưu hóa cộng tác nhóm

Được thiết kế dành cho hoạt động làm việc nhóm phân tán, giúp các nhóm và tổ chức chia sẻ thông tin với quy mô lớn, từ đó cải thiện sự hiện diện của các bên liên quan.

Điều chỉnh tài liệu để đáp ứng nhu cầu riêng của bạn

Cộng tác cuộc họp tập trung vào AI

Cộng tác hiệu quả hơn trong và ngoài cuộc họp với tính năng tạo, chia sẻ và đồng chỉnh sửa liền mạch trong cuộc họp cũng như tính năng điền thông tin cuộc họp vào tài liệu với AI Companion.

Tài liệu kinh doanh ưu tiên sử dụng AI

Khiến tài liệu bớt khô khan và trở nên hấp dẫn hơn với đa dạng kiểu hiển thị và bố cục. Tạo nội dung bằng AI Companion và lấy thông tin từ Zoom Meetings hoặc nhúng từ bên thứ ba.

Lập kế hoạch dự án AI-first

Sắp xếp khoa học các thông tin dự án với các tính năng wiki và các khối nội dung có thể tùy chỉnh dành cho trình theo dõi, bảng, biểu đồ và nhiều tính năng khác. Sử dụng các bảng dữ liệu tạo bởi AI Companion để cải thiện khả năng theo dõi dự án và cập nhật tiến độ cho các bên liên quan.

Trung tâm thông tin tập trung vào AI

Sử dụng AI Companion để điền và sắp xếp nội dung, đồng thời cập nhật thông tin cho các nhóm chức năng chéo bằng một nguồn thông tin duy nhất. Tùy chỉnh quyền và vai trò, đồng thời duy trì hoạt động cộng tác bằng tính năng đồng chỉnh sửa, nhận xét và thông báo.

Được xây dựng với AI làm cốt lõi – không mất thêm phí

Với Zoom Docs, AI Companion sẽ giúp cuộc họp của bạn hiệu quả hơn

  • Soạn hoặc chuyển đổi nội dung thành các định dạng phù hợp bao gồm dàn ý, chương trình làm việc, bản tin và các mẫu cụ thể khác
  • Giúp nội dung của bạn rõ ràng hơn với bản tóm tắt hoặc giải thích
  • Nhận bản tóm tắt sau cuộc họp đi kèm mẫu để tạo tài liệu trau chuốt
  • Dịch nội dung sang 9 ngôn ngữ trực tiếp từ tài liệu của bạn
Được xây dựng với AI làm cốt lõi – không mất thêm phí

Các khả năng linh hoạt cho cộng tác nhóm hiện đại

Khối nội dung

Chèn văn bản, hình ảnh, bảng và nhiều chi tiết khác

Tổ chức

Trang, wiki và nội dung

Cộng tác trong cuộc họp

Tạo, đồng chỉnh sửa tài liệu và theo dõi tiến trình qua tài liệu trong cuộc họp

Nội dung nhúng

Thêm thông tin từ Zoom và bên thứ ba

Tài liệu cuộc họp

Liên kết tài liệu với các cuộc họp cụ thể để công việc luôn ngăn nắp và hợp lý hóa việc tạo nội dung

Mẫu

Khơi nguồn sáng tạo bằng các mẫu đã điền trước

Chọn chế độ xem

Xem thông tin theo nhiều cách khác nhau – bảng, bảng kaban, lịch và nhiều chế độ khác

Gắn thẻ và chia sẻ

@đề cập, nhận xét, đồng chỉnh sửa và chế độ làm nổi bật

Quản lý truy cập

Kiểm soát chia sẻ với quyền được tinh chỉnh

Thông báo

Thông báo trong sản phẩm và qua email

Bắt đầu và lên lịch cuộc họp

Bắt đầu, tham gia hoặc lên lịch cuộc họp trực tiếp từ một tài liệu

Chia sẻ lên Team Chat

Chia sẻ và ghim tài liệu trong các kênh và cuộc trò chuyện của Team Chat

SỰ KHÁC BIỆT CỦA ZOOM DOCS

Zoom Docs được xây dựng khác biệt so với các giải pháp tài liệu khác. Vì có sẵn trong Zoom Workplace, Zoom Docs mang đến tính đơn giản, tốc độ cho công việc của bạn và có khả năng kết hợp nội dung Zoom với nhau. Bạn có thể chia sẻ tài liệu trong Zoom Team Chat, nhúng Zoom Whiteboard vào tài liệu, đắm chìm vào hoạt động đồng chỉnh sửa tài liệu ngay trong Zoom Meetings và truy cập tài liệu trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc ứng dụng web — giữ nội dung, tiến trình và làm việc nhóm của bạn trong cùng một trung tâm cộng tác. Không còn phải chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ trình duyệt và ứng dụng mới có thể làm việc.

Mở tài liệu trong cửa sổ Zoom Meetings để xem, đồng chỉnh sửa và cộng tác với những người tham dự khác theo thời gian thực.
Mở tài liệu trong cửa sổ Zoom Meetings để xem, đồng chỉnh sửa và cộng tác với những người tham dự khác theo thời gian thực.

Không chỉ vậy, Zoom Docs còn giúp các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn. Sau cuộc họp, AI Companion có thể điền tóm tắt cuộc họp và các bước tiếp theo tạo bởi AI vào tài liệu, tạo một điểm khởi đầu để bạn hành động. Bạn cũng có thể chọn nhiều mẫu cuộc họp khác nhau và AI Companion có thể sử dụng bản chép lời cuộc họp để tạo tài liệu theo định dạng phù hợp nhất với bạn.

Với giải pháp tài liệu ưu tiên sử dụng AI của Zoom tích hợp liền mạch vào công việc hiện tại của bạn, bạn có thể theo dõi các dự án bất kể đang ở văn phòng, làm việc từ xa hay đang di chuyển.

CÁCH SỬ DỤNG ZOOM DOCS

Sử dụng Zoom Docs cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể bắt đầu nhập ngay lập tức và tạo nhiều tài liệu khác nhau như brainstorming notes, letters và hướng dẫn, để kể tên một vài ví dụ. Khi viết, bạn có thể áp dụng định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và dấu đầu dòng, giống như bạn làm với các nền tảng tài liệu khác. Bạn cũng có thể thêm các trang vào Zoom Docs của mình để tạo tài liệu có cấu trúc giống Wiki. Bạn cũng có thể chia sẻ Zoom Docs của mình để cho phép những người khác cộng tác khi bạn đang làm việc trên một tài liệu chung.

Yêu cầu sử dụng Zoom Docs

  • Tài khoản Basic, Pro, Pro Plus, Business, Business, Plus, Education hoặc Enterprise
  • Ứng dụng Zoom dành cho máy tính để bàn dành cho Windows, macOS hoặc Linux: 6.1.6 trở lên
  • Ứng dụng Zoom dành cho thiết bị di động dành cho Android hoặc iOS: 6.1.6 trở lên
  • Ứng dụng Zoom Web
  • Zoom Docs được quản trị viên bật

Cách tạo tài liệu mới từ Zoom Docs

Bạn có thể dễ dàng tạo một tài liệu mới từ ứng dụng Zoom hoặc cổng thông tin web. Sau khi tạo, bạn có thể truy cập và làm việc trên Zoom Docs của mình trong các môi trường đó khi cần

Cách sử dụng menu Slash

Khi chỉnh sửa Zoom Docs, bạn có thể nhập dấu gạch chéo / để chèn các loại mục sau:

  • Basic: Văn bản, tiêu đề, danh sách dấu đầu dòng, v.v.
  • Featured: Yêu cầu AI viết bảng dữ liệu .
  • Display: Bảng, Chú thích, Trích dẫn, v.v.
  • Media: Hình ảnh, Âm thanh, Video, v.v.
  • Page: Các trang con và liên kết đến các trang.
  • Mention: Người, ngày, tập tin.
  • Embed: YouTube, X, tệp Google Drive, Figma, v.v.
  • Actions: Sao chép liên kết, chèn ở trên, chèn ở dưới, v.v.

Cách sử dụng thanh công cụ soạn thảo văn bản của Zoom Docs

Thanh công cụ soạn thảo văn bản cung cấp cho bạn khả năng truy cập dễ dàng vào nhiều công cụ định dạng và chỉnh sửa khác nhau.

Ở đầu tài liệu của bạn, các công cụ sau đây có sẵn để giúp bạn thực hiện các thao tác sau:

Lưu ý: Tô sáng một văn bản sẽ cho phép bạn truy cập vào cùng các công cụ đó. Bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để chỉnh sửa cơ bản nếu bạn muốn thực hiện các hành động khác nhau ngay từ bàn phím.

  • Undo Undo: Hoàn tác hành động cuối cùng.
  • Redo Redo-icon: Làm lại hành động cuối cùng.
  • Bold Bold-icon: In đậm văn bản đã chọn.
  • Italicize Italicize-icon: In nghiêng văn bản đã chọn.
  • Underline Underline-icon: Gạch chân văn bản đã chọn.
  • Strikethrough Strikethrough-icon: Gạch ngang văn bản đã chọn.
  • Text Color: Thay đổi màu văn bản cho văn bản đã chọn.
  • Link Link-button: Thêm siêu liên kết vào văn bản đã chọn.
  • Mark as code Mark-as-code-button: Thay đổi văn bản đã chọn thành khối mã.
  • Create equation Create-equation-button: Thay đổi văn bản đã chọn thành phương trình khối nội tuyến.
  • Text Alignment Text-alignment-button: Căn chỉnh văn bản đã chọn theo căn trái, phải hoặc giữa, tăng hoặc giảm thụt lề.
  • Comment Add-comment-icon: Thêm bình luận vào văn bản đã chọn.
  • (Optional) More: Nhấp vào Thêm, nếu một số tùy chọn không hiển thị để xem chúng.
  • Note: Chỉ hiển thị từ ứng dụng Zoom.
  • Plus Plus-inside-a-circle-icon: Truy cập các công cụ chỉnh sửa nâng cao.

Cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa nâng cao

Ngoài việc chỉnh sửa cơ bản, nhấp vào biểu tượng dấu cộng Plus-inside-a-circle-icon cho phép bạn truy cập nhiều hành động, bố cục và kiểu nổi bật khi tô sáng văn bản. Bạn có thể chọn các tùy chọn sau:

Nổi bật

  • Data Table: Chèn bảng dữ liệu.

Bố cục & Kiểu

  • Table: Chèn một bảng cơ bản.
  • Callout: Chèn văn bản chú thích vào tài liệu.
  • Quote: Biến văn bản đã chọn thành một khối văn bản được trích dẫn.
  • Web card: Cho phép chèn thẻ web dựa trên URL, bao gồm tiêu đề trang, bản xem trước của văn bản trang và chính URL.

Cách thêm trang vào Zoom Docs của bạn

  1. Trong tài liệu của bạn, ở góc trên bên trái của trang, hãy nhấp vào biểu tượng Add page New document
  2. Thêm tiêu đề vào trang.
    • (Tùy chọn) Ở bên trái trang, bên phải tên trang của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng more More-button, sau đó nhấp vào Add page để thêm trang con vào trang của bạn.
  3. Sử dụng menu Slash / theo ý muốn.
  4. Ở góc trên bên phải của trang mới, nhấp vào biểu tượng more More-button và nhấp vào Delete để xóa trang.
    Trang sẽ bị xóa cũng như bất kỳ trang phụ nào.
  5. (Tùy chọn) Trong trang mới của bạn, nhấp vào + Add để thêm trang mới.

Cách quản lý bố cục của Zoom Docs

Bạn có thể sắp xếp nội dung của Zoom Docs bằng cách sử dụng cài đặt Page options và kéo và thả những gì bạn cần như mô tả trong các phần sau đây.

Truy cập tùy chọn trang Zoom Docs

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Ở bên phải, nhấp vào biểu tượng more More-button rồi Page options
  3. Trong cửa sổ Page options, hãy chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây:
    • Cover: Thêm hoặc xóa bìa cho tài liệu của bạn.
    • Icon: Thêm hoặc xóa biểu tượng ở đầu trang tài liệu của bạn.
    • Title: Hiển thị hoặc ẩn phần tiêu đề của tài liệu.
    • Author: Hiển thị hoặc ẩn tác giả của tài liệu.
    • Last Updated: Hiển thị hoặc ẩn ngày cập nhật lần cuối của tài liệu.
    • Outline: Hiển thị hoặc ẩn phác thảo của tài liệu.
    • Font style: Thay đổi kiểu phông chữ của tài liệu.
    • Page width: Thay đổi chiều rộng trang của tài liệu.
  4. Ở góc trên bên phải của cửa sổ Page Options,nhấp vào biểu tượng X để thoát khỏi cửa sổ.

Kéo và thả nội dung trong Zoom Docs

Bạn có thể dễ dàng sắp xếp nội dung trên trang của mình bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả. Tính năng này cho phép bạn di chuyển văn bản, hình ảnh và các đối tượng khác để đạt được bố cục mong muốn một cách dễ dàng.

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Ở bên trái văn bản, hình ảnh hoặc đối tượng khác, hãy nhấp vào biểu tượng kéo Drag-icon, sau đó kéo và thả vào bất kỳ đâu trong tài liệu.

Cách chia sẻ Zoom Docs của bạn

Sau khi tạo tài liệu, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu đó với người khác, cho phép cộng tác. Chia sẻ tài liệu cho phép mọi người cùng làm việc, bình luận về bất kỳ phần nào của tài liệu và gắn thẻ những người cụ thể trong bình luận.

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Ở góc trên bên phải của Zoom Docs, hãy nhấp vào Share
  3. Trong cửa sổ Share, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:
    • Trong hộp tìm kiếm, hãy nhập địa chỉ liên hệ, kênh hoặc địa chỉ email mà bạn muốn chia sẻ tài liệu, sau đó chọn một trong các mức quyền sau:
    • Lưu ý: Khi sử dụng phương pháp này để chia sẻ tài liệu, theo mặc định, địa chỉ liên hệ của bạn sẽ được thông báo qua email và sẽ được cấp mức quyền Commenter
      • Co-owner: Cho phép liên hệ của bạn có cùng quyền như chủ sở hữu tài liệu gốc, bao gồm chia sẻ, chỉnh sửa, bình luận và xóa.
      • Editor: Cho phép người liên hệ của bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu và bình luận nếu cần.
      • Commenter: Chỉ cho phép người liên hệ của bạn bình luận về tài liệu của bạn.
      • Viewer: Cho phép liên hệ của bạn chỉ xem tài liệu của bạn.
      • (Tùy chọn) Chọn Notify in chat, nếu bạn có tính năng này và muốn thông báo cho liên hệ của mình qua trò chuyện. Nhập tin nhắn, sau đó nhấp vào Send.
        Người dùng của bạn sẽ nhận được thông báo trong Trò chuyện nhóm.
    • Trong mục Link Access, hãy chọn một trong những mục sau:
      • Only you can access: Theo mặc định, tùy chọn này chỉ cho phép bạn làm việc trên tài liệu.
      • Collaborators only: Thêm cộng tác viên và quyền truy cập liên kết mặc định sẽ được cập nhật để cho phép cộng tác viên truy cập vào tài liệu.
      • Anyone in [Name of your organization]: Cho phép bất kỳ ai trong tài khoản Zoom của tổ chức bạn tìm kiếm tài liệu và truy cập tài liệu đó bằng liên kết.
      • Anyone with link: Cho phép bất kỳ ai có liên kết doc xem nội dung, tuy nhiên, để bình luận hoặc chỉnh sửa, người dùng cần phải đăng nhập vào tài khoản hoặc ứng dụng Zoom của họ.
    • Lưu ý: Tính năng này chỉ có thể được bật bởi quản trị viên tài khoản của bạn. Liên hệ với quản trị viên của bạn nếu tùy chọn này bị mờ và bạn không thể chọn. 

Cách bình luận trên Zoom Docs của bạn

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Đánh dấu một đoạn văn bản trong tài liệu của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng bình luận trên thanh công cụ xuất hiện Add-comment-icon
  3. Trong hộp Comment, nhập bình luận của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng gửi White-send-icon-in-circle-button
  4. (Tùy chọn) Ở góc dưới bên trái của hộp bình luận, hãy nhấp vào một trong các biểu tượng sau:
    • Biểu tượng thẻ Mentions-icon : Gắn thẻ một người dùng cụ thể vào bình luận của bạn.
      Lưu ý: Bạn có thể gắn thẻ một người dùng mà bạn không chia sẻ tài liệu và tài liệu sẽ tự động được chia sẻ với họ.
    • Biểu tượng cảm xúc Emoji-button: Thêm biểu tượng cảm xúc vào bình luận của bạn.
    • Biểu tượng đính kèm Attach-icon: Đính kèm tệp từ máy tính vào bình luận của bạn.

Xem và trả lời bình luận trên Zoom Docs của bạn

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Ở góc trên bên phải của Zoom Docs, hãy nhấp vào biểu tượng bình luận Comment-icon hoặc Unread để hiển thị các bình luận mới về tài liệu của bạn.
  3. Nhấp vào bình luận của bạn.
  4. Trong hộp Reply, hãy nhập câu trả lời của bạn.
  5. Nhấp vào biểu tượng gửi White-send-icon-in-circle-button
  6. (Tùy chọn) Nhấp vào biểu tượng Thêm More-button,  sau đó nhấp vào Copy link để gửi thủ công liên kết bình luận của bạn cho người khác.

Giải quyết hoặc xóa bình luận khỏi Zoom Docs của bạn

  1. Mở tài liệu của bạn.
  2. Ở góc trên bên phải của Zoom Docs, hãy nhấp vào biểu tượng bình luận Comment-icon hoặc ở bên phải, click the comment with number
  3. Nhấp vào bình luận của bạn, sau đó nhấp vào một trong những mục sau ở bên phải cửa sổ: 
    • Biểu tượng giải quyết Check-mark-with-circle-border: Để giải quyết bình luận.
    • Biểu tượng Thêm More-button: Chọn Delete thread để xóa bình luận.

 

BẠN ĐÃ SẴN SÀNG ĐỂ BẮT ĐẦU CHƯA?

Zoom Docs được tích hợp trong các gói Zoom Workplace Pro, Business, Business Plus, Education và Enterprise — bạn có thể tạo tài liệu không giới hạn bằng AI Companion mà không phải trả thêm chi phí. Người dùng trong các gói Zoom Workplace Basic có thể tạo tài liệu cá nhân không giới hạn và tối đa 10 tài liệu cộng tác, nhưng không có quyền truy cập vào các tính năng của AI Companion.

Nâng cấp ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính hoặc thiết bị di động lên phiên bản 6.1.6 trở lên hoặc truy cập docs.zoom.us hoặc app.zoom.us/wc/docs để bắt đầu sử dụng Zoom Docs.

Zoom Phone Ngọc Thiên

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN

Hotline: 028.777.98.9991900099978

Email: [email protected]

Hoặc để lại thông tin chúng tôi sẽ phản hồi lại ngay.