Bạn đang chuẩn bị lắp đặt tổng đài VoIP cho doanh nghiệp thì nên dành thời gian tham khảo hết bài viết này của chúng tôi. Trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày rất chi tiết các bước để thiết lập tổng đài VoIP.
Tổng đài VoIP là gì?
Còn được gọi với tên gọi khác là tổng đài Voice IP hay tổng đài IP là tổng đài điện thoại nội bộ dùng giao thức Internet hay qua truyền qua nền tảng IP. Vì Hoạt động trên môi trường internet nên không bị giới hạn về vùng địa lý. Được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tổng đài bán hàng, chăm sóc khách hàng,… Dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet thay vì mạng điện thoại (cáp, line) thông thường.
Phân loại tổng đài VoIP
1. Tổng đài VoIP cứng
- Là loại tổng đài được các các hãng thiết lập sẵn phần mềm tổng đài lên 1 thiết bị phần cứng.
- Mỗi loại tổng đài đáp ứng nhu cầu người theo số lượng người dùng, chức năng tổng đài khác nhau.
- Một số thương hiệu tổng đài IP cứng trên thị trường hiện nay: Tổng đài Sagoma, Tổng đài Grandstream, Tổng Đài Yeastar.
2. Phần mềm tổng đài VoIP
- Là phần mềm tổng đài được các hãng sản xuất
- Cài đặt lên các hệ điều hành có sẵn như Window, linux,…
- Có thể được cài đặt trên các server hoặc VPS
- Sau khi cài đặt xong có đầy đủ các tính năng của tổng đài IP chuyên nghiệp
- Một số thương hiệu phần mềm tổng đài VOIP
- Tổng Đài Asterisk: Là phần mềm opensource miễn phí, tốt nhất và phổ biến nhất về tổng IP. Được setup trên hệ điều hành linux
- Tổng Đài IP 3CX: Đây là phần mềm có bản quyền được setup trên hệ điều hành windown
- Phần mềm tổng đài freeswitch: Cũng là phần mềm miễn phí nhưng ít phổ biến hơn
- Phần mềm tổng đài FreePBX: Được phát triển từ nền tảng Asterisk
- Phần mềm tổng đài Elastix: Được phát triển từ nền tảng Asterisk (đã ngưng hỗ trợ bản miễn phí)
Các bước thiết lập tổng đài VoIP
1. Đầu số tổng đài
Đầu số tổng đài: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra và gọi vào. Có nhiều loại đầu số khác nhau như đầu số điện thoại bàn (theo mã vùng), 1900, 1800… Trong đó đầu số hotline chăm sóc khách hàng 1900 và 1800 là những sự lựa chọn phổ biến ở các doanh nghiệp hiện đại.
- Đầu số công nghệ analog: Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, Viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
- Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk xem thêm chi tiết dịch vụ siptrunking): Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…
2. Tổng đài IP
Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp. Đóng vai trò là kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh. Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng thiết bị cần sử dụng.
- Máy chủ Server
- Card giao tiếp với bưu điện
Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.
3. Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là thiết bị để thực hiện cuộc gọi. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.
Điện thoại IP
Điện thoại IP có dây mạng:
- Phù hợp với các vị trí có dây mạng (điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần ví trị đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
- Giá thành phù hợp
- Chất lượng ổn định.
- Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )
- Các dòng điện thoại IP được sử dụng phổ biến hiện này như Grandstream GRP2614, Yealink T30
Điện thoại IP wifi (không dây):
- Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
- Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.
- Các dòng điện thoại IP Wifi được sử dụng phổ biến hiện nay như Yealink W56P, W56H, Grandstream DP750, 720
Điện thoại IP cho tiếp tân:
- Phù hợp cho bộ phận tiếp tân.
- Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.
Softphone
Softphone: Là phần mềm cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí. Có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính.
- Phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
- Cài đặt trên smartphone phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi.
Tạm kết
Để chọn được phương án lắp đặt tổng đài tốt nhất thì bạn nên căn cứ vào mục tiêu, đặc điểm của công ty. Bởi mỗi loại tổng đài đều có các ưu nhược điểm khác nhau. Và tiêu chí để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp thường sẽ căn cứ vào:
- Số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng
- Số lượng chi nhánh
- Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
- Các hình thức tư vấn của tổng đài
Tuy nhiên các giải pháp đầu tư và mua sắm thiết bị đến giai đoạn hiện tại vẫn mang lại cho người dùng một số vấn đề lo ngại về sự ổn định, vận hành, khắc phục sự cố, mở rộng … chính vì điều đó hiện tại phương án đầu tư, xây dựng hệ thống đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc.