Trong những năm gần đây, video đã trở thành một công cụ thiết yếu cho làm việc kết hợp. Chúng ta sẽ đi sâu vào cách sử dụng video cải thiện kết nối và cộng tác của con người ở nơi làm việc và chúng ta sẽ thảo luận về cách hội nghị truyền hình có thể nâng cao trải nghiệm làm việc của bạn.
Bạn cũng sẽ khám phá ra các cách để cải thiện các khía cạnh của hội nghị truyền hình để làm cho hành trình làm việc kết hợp của bạn tốt hơn nữa.
Tuy nhiên, trước tiên, chúng ta sẽ đi sâu vào làm việc kết hợp là gì.
1. Làm việc kết hợp ( Hybrid work ) là gì?
Làm việc kết hợp hay còn gọi là Hybrid work là một khái niệm văn hóa làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên vừa có thể làm việc tại văn phòng, vừa làm việc tại nhà – hoặc làm việc từ xa tại các địa điểm khác nhau.
Có một điều chắc chắn rằng: cách chúng ta nhìn nhận về các vai trò công việc truyền thống đã thay đổi về cơ bản. Nhiều nhân viên đã phát hiện ra rằng làm việc hiệu quả không có nghĩa là chúng ta phải ngồi trong bốn bức tường của văn phòng công ty.
Một số yếu tố đã góp phần vào việc này là thời gian đi lại ít hơn, khả năng làm việc từ bất cứ đâu và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
2. Cách làm việc từ xa đã đưa video trở thành xu hướng chính
Làm việc từ xa đã có hàng chục năm. Nhưng nó đã được đẩy lên hàng đầu về kinh nghiệm làm việc trong hai năm gần đây. Kể từ đại dịch toàn cầu vào năm 2020, các Nền tảng như Zoom và Microsoft Teams đã trải qua một kiểu tăng trưởng mà không ai thấy sắp tới. Từ tháng 4 năm 2020 đến tháng 4 năm 2021, Nhóm đã tăng từ 75 Triệu người dùng hoạt động hàng ngày lên 145 triệu và việc sử dụng Zoom đã trở thành thông lệ tiêu chuẩn cho nhiều nơi làm việc trên toàn thế giới, với nền tảng hiện lưu trữ hơn 3,3 nghìn tỷ phút họp trên toàn cầu.
Kết quả của việc này là video đã trở thành thiết yếu đối với trải nghiệm làm việc kết hợp tích hợp và luôn tồn tại. Các doanh nghiệp cần sử dụng và thích ứng với công nghệ video để duy trì kết nối trong bối cảnh sự gia tăng của phương thức làm việc kết hợp và làm việc từ xa.
3. Video tạo điều kiện kết nối con người như thế nào tại nơi làm việc
Mọi người đều muốn cảm thấy kết nối. Nếu đại dịch đã dạy chúng ta bất cứ điều gì, thì đó là cuộc gọi video trực tiếp với những người thân yêu hoặc cuộc gọi giữa giáo viên với học sinh là điều tốt nhất tiếp theo để giao tiếp với một người trong cùng phòng. Điều này cũng đúng đối với các kết nối tại nơi làm việc. Mọi người cần gặp những người khác để cảm thấy được kết nối.
Nó đã được chứng minh rằng các thông điệp được truyền tải trong hội nghị truyền hình có hiệu quả hơn và hấp dẫn hơn. Thật không dễ dàng để thể hiện cảm xúc thông qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc trò chuyện qua email. Mặc dù cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc gọi thoại đôi khi có thể phù hợp, nhưng các tin nhắn thường có thể bị hiểu nhầm và do đó, thời lượng thường dài hơn cuộc gọi điện video.
Xét rằng ngôn ngữ cơ thể và nét mặt chiếm hơn một nửa trong các cuộc giao tiếp của chúng ta, có nghĩa là cuộc gọi điện video sẽ hiệu quả hơn. Thêm vào đó, gần 50% nhân viên coi video là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất. Những số liệu thống kê này giúp bạn dễ dàng hiểu được mức độ quan trọng của kết nối con người tại nơi làm việc và video đóng một vai trò quan trọng như thế nào trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho kết nối đó.
4. Cách video cải thiện sự cộng tác ở nơi làm việc
Các nhóm cộng tác có năng suất cao hơn và sáng tạo hơn. Họ tin tưởng lẫn nhau hơn, sự hiểu biết chia sẻ và hiểu rõ hơn về định hướng chiến lược của tổ chức mình. Khi bạn thêm video vào trải nghiệm cộng tác, bạn đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể mang lại kết quả tốt nhất.
Dữ liệu cho thấy rằng video là yếu tố cần thiết để cộng tác thành công khi làm việc từ xa hoặc với một nhóm hỗn hợp. Khi video được bật, nó đảm bảo rằng các tín hiệu bằng lời nói và sắc thái trong ngôn ngữ cơ thể được xem xét. Video cũng làm tăng sự đồng cảm của đồng nghiệp trong công việc. Sự đồng cảm quan trọng trong giao tiếp tại nơi làm việc hơn hầu hết mọi người nhận ra.
Có một số lý do cho rằng việc coi thường hoặc chỉ trích những người họ chưa từng gặp trên các nền tảng trực tuyến là có thể chấp nhận được. Họ không có mối liên hệ nào với họ và có thể ẩn danh, nên khó có thể đồng cảm. Chúng ta có thể nói một điều tương tự đối với giao tiếp qua email. Mặc dù nó có vị trí của nó, chúng ta có thể tiếp thu những nội dung phức tạp trong cuộc trò chuyện tốt hơn nhiều với giao tiếp bằng lời nói và thậm chí nhiều hơn thế khi hội nghị truyền hình.
Theo số liệu thống kê về hội nghị truyền hình, những nhân viên không sử dụng video ít có khả năng cảm thấy gắn kết với chiến lược của công ty hơn 2,7 lần và khả năng nói rằng họ không hài lòng với công ty hiện tại của họ cao hơn 3,2 lần. Đối với một số người, hội nghị truyền hình là một công cụ hợp tác thiết yếu đến mức họ nói rằng trải nghiệm làm việc kết hợp của họ là không bền vững nếu không có nó.
5. Cách các giải pháp hội nghị truyền hình nâng cao trải nghiệm làm việc kết hợp
Các số liệu thống kê về lợi ích của hội nghị truyền hình đã tự nói lên điều đó. Nhưng có nhiều thứ liên quan đến trải nghiệm làm việc kết hợp hơn là chỉ đơn giản là dành thời gian của bạn giữa nhà và văn phòng. Giả sử bạn không chuẩn bị các thiết bị nghe nhìn phù hợp như máy ảnh, micrô, tai nghe và màn hình. Trong trường hợp đó, bạn sẽ không nhận được nhiều niềm vui từ trải nghiệm tổng thể, bởi vì mỗi chiếc đều đóng một phần không thể thiếu trong hành trình lai của bạn.
Bạn không chỉ phải đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thiết bị nghe nhìn phù hợp mà còn phải điều chỉnh thiết bị đó cho phù hợp với hoàn cảnh của mình. Môi trường làm việc của bạn cũng sẽ cần được xem xét. Ví dụ: bạn có thể cần ánh sáng khuôn mặt hoặc máy quay video cá nhân nếu bạn làm việc trong văn phòng tối. Nếu bạn thường xuyên không ở nhà hoặc văn phòng và làm việc từ các địa điểm khác nhau, thiết bị video bên ngoài sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm video chất lượng cao hơn. Các thiết bị bên ngoài sẽ cung cấp cho bạn sự thoải mái khi di chuyển khỏi máy ảnh tích hợp là một phần của máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của bạn.
Máy quay video cá nhân có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề do video chất lượng kém gây ra và sẽ làm cho trải nghiệm công việc kết hợp ít bực bội hơn và bổ ích hơn nhiều. Nó sẽ làm giảm sự mệt mỏi của video và giúp bạn trông đẹp nhất.
Lựa chọn tai nghe của bạn cũng rất quan trọng. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Microsoft Teams thường xuyên, việc chọn tai nghe Teams Certified sẽ nâng cao trải nghiệm Teams của bạn vì khả năng tích hợp và chức năng của chúng trong ứng dụng. Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Skype, một loạt tai nghe tương thích sẽ cải thiện trải nghiệm làm việc kết hợp của bạn. Các khía cạnh âm thanh-hình ảnh đóng góp nhiều vào trải nghiệm làm việc kết hợp của bạn. Điều quan trọng là bạn phải làm đúng những khía cạnh này.
6. Các cách chúng tôi có thể cải thiện sự bình đẳng trong cuộc họp với các thiết bị hội nghị truyền hình
Làm cách nào để đảm bảo rằng mọi người trong hội nghị truyền hình đều có tiếng nói bình đẳng? Để mang lại trải nghiệm cuộc họp chuyên nghiệp và nhất quán cho mọi người tham gia, điều quan trọng là phải xem xét tác động của thiết bị âm thanh và video đối với tất cả người dùng trong cuộc họp.
Một tác dụng phụ của công việc kết hợp là nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà lo ngại về việc không có cơ hội bình đẳng so với những người làm việc tại văn phòng. Nhiều nhân viên nói rằng họ muốn làm việc ở nhà nhưng sợ rằng sự nghiệp của họ sẽ bị ảnh hưởng.
6.1. Các cuộc họp được thiết kế cho cả những người tham gia trực tiếp và từ xa
Tương lai của công việc kết hợp có rủi ro là rất bất bình đẳng trừ khi chúng ta sử dụng công nghệ và chiến lược phù hợp để đưa mọi người bình đẳng với nhau, cho dù họ đang làm việc tại nhà, làm việc từ xa hay tại văn phòng.
Điều này có nghĩa là đảm bảo tiếng nói của mọi người được lắng nghe và ý tưởng của họ được đánh giá cao, cho dù họ có ở trong văn phòng hay không. Rất may, video có thể giúp mọi người cảm thấy được hòa nhập, bất kể họ ở đâu và nó có thể mang lại cho nhân viên cơ hội bình đẳng và sự hiện diện trên màn hình.
6.2. Đảm bảo pixel real estate bằng nhau
Chúng tôi gọi đây là ‘pixel real estate’, là khoảng không gian mà một cá nhân chiếm trên màn hình trong một cuộc họp hội nghị truyền hình. Đây không phải là một vấn đề trở lại khi tất cả chúng tôi đều làm việc tại nhà và tham gia các cuộc họp ảo từ máy tính xách tay và máy tính gia đình của chúng tôi.
Nhưng hiện nay, với việc mọi người quay trở lại văn phòng, nhiều cuộc họp hơn có nhiều người tham gia trực tiếp và từ xa, vì vậy chúng ta phải đảm bảo rằng những người không ở văn phòng được đại diện bình đẳng, bất kể họ ở đâu.
6.3. Thu hút mọi người trong phòng
Không chỉ những người làm việc từ xa gặp bất lợi trong các cuộc họp ảo, những người tham gia trực tiếp cũng cảm thấy điều đó. Họ thường ngồi quá xa máy ảnh, hoặc đôi khi thậm chí không ở trong khung hình.
Máy ảnh có trường nhìn rộng có thể đảm bảo rằng mọi người trong phòng họp đều được chụp trên màn hình. Trong khi máy ảnh với công nghệ AI có thể phóng to từng người nói một cách thông minh và xoay quanh phòng để đảm bảo một cuộc họp được hướng dẫn hoàn hảo. Đây chỉ là một trong nhiều ví dụ về cách công nghệ video có thể đảm bảo rằng không ai bị bỏ sót trong cuộc họp.
6.4. Đưa bảng trắng vào tương lai
Và chúng ta đừng quên con voi bảng trắng trong phòng. Bảng trắng là một công cụ phòng họp yêu thích để cộng tác và động não và mọi người ở văn phòng chắc chắn sẽ sử dụng nó một lần nữa. Nhưng làm thế nào để các nhân viên từ xa viết ý tưởng của họ lên bảng trắng?
Để đưa bảng trắng vật lý vào thế giới ảo, các công ty có thể sử dụng bảng trắng cộng tác trên màn hình cảm ứng, nơi bạn có thể chia sẻ ý tưởng của mình trong thời gian thực, để mọi người có thể xem và đóng góp cho nội dung trên bảng, bất kể họ đang ở trong phòng hay không phải. Và trên hết, bạn có thể lưu các ý tưởng về bảng trắng phiên của mình và chia sẻ chúng dưới dạng điện tử với mọi người. Vì vậy, không có ý tưởng tuyệt vời nào sẽ bị lãng quên hoặc xóa bỏ.
6.5. Đảm bảo rằng mọi người đều được nghe và nói rõ ràng
Nhân viên cảm thấy bị cô lập nếu âm thanh của họ liên tục bị giảm âm lượng hoặc họ có chất lượng video kém. Và điều đó có tác động tích cực, nghĩa là họ có thể không giải quyết các vấn đề và mối quan tâm của mình trong cuộc gọi điện video và họ sẽ không được lắng nghe nhiều như các đồng nghiệp đang có trải nghiệm nghe nhìn tốt hơn.
Có một nền tảng truyền thông hợp nhất đảm bảo rằng chúng tôi có thể nghe thấy tất cả những người tham gia hội nghị một cách bình đẳng và sẽ cho phép mọi người có cơ hội đóng góp ý kiến như nhau.
Cung cấp cho nhân viên công việc kết hợp tùy chọn sử dụng thiết bị của riêng họ, bao gồm webcam và công nghệ khác giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh trong tai nghe và micrô của họ, có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm hội nghị truyền hình của họ.
Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn nghĩ gì nếu họ liên tục gặp phải âm thanh và hình ảnh kém khi hội nghị với bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn.
Hình ảnh doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nếu nhân viên của bạn liên tục bỏ qua video hoặc âm thanh hoặc thậm chí không buồn bật máy ảnh của họ vì các vấn đề về video.
7. 4 điều cần tìm trong giải pháp hội nghị truyền hình
Có một số giải pháp đáng được xem xét nếu chúng ta muốn tối đa hóa sức khỏe, tính toàn diện và tính linh hoạt của người lao động lai và người sử dụng lao động của họ. Dưới đây là bốn giải pháp video chính cần tìm.
7.1. Video chất lượng cao
Không có cách nào tốt hơn để khiến người dùng thất vọng và chán nản hơn là video chất lượng thấp. Nó cũng khiến những người ở đầu bên kia của cuộc gọi mất tập trung và làm giảm kinh nghiệm của họ. Để tối đa hóa năng suất, tốt hơn hết là bạn nên tìm kiếm video có chất lượng tốt nhất có thể. Độ phân giải tối thiểu là 4K được khuyến nghị cho video.
7.2. Tính linh hoạt
Tùy thuộc vào vị trí và thời gian bạn đang làm việc, bạn cần có sự linh hoạt khi có tất cả các công cụ trong tay cho phép bạn đạt năng suất cao nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất. Một thiết bị video cá nhân mà bạn có thể chỉ cần cắm vào và sử dụng ngay lập tức hoặc tai nghe có thể thích ứng với các thiết bị khác nhau chỉ là một vài ví dụ về khả năng linh hoạt cần thiết trong tương lai làm việc kết hợp.
7.3. Khả năng tương thích
Các thiết bị nghe nhìn mà chúng tôi sử dụng sẽ được tối ưu hóa nếu chúng được chứng nhận và đáp ứng các yêu cầu về hiệu suất và chức năng của nền tảng chúng tôi sử dụng. Các thiết bị được chứng nhận như thiết bị được Microsoft Teams Certified cho phép có thêm các tính năng dành cho người dùng, hỗ trợ chuyên nghiệp tốt hơn, cập nhật thường xuyên và quản lý thiết bị từ xa. Làm việc trong Nhóm với thiết bị tương thích, được chứng nhận cũng có nghĩa là tất cả các loại và kích thước phòng hội nghị truyền hình sẽ được tối ưu hóa.
7.4. Trí tuệ nhân tạo (AI)
AI mang lại sự thúc đẩy cho hội nghị truyền hình bằng cách giúp hỗ trợ, quản lý quy trình làm việc, cộng tác và bảo mật. Nó có khả năng hỗ trợ trải nghiệm làm việc kết hợp bằng cách thu hẹp khoảng cách giữa thế giới ảo và vật lý. AI có thể tăng quy trình làm việc bằng cách thu thập dữ liệu và nó có thể đóng vai trò như một phần mở rộng của môi trường kết nối chúng ta với những người khác một cách có ý nghĩa.
