Giải pháp tổng đài IP là một trong những hệ thống tổng đài được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Qua bài viết này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu rõ giải pháp tổng đài IP là như thế nào.
1. Giải pháp tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP hay còn gọi là VoIP được viết là tắt Voice over internet Protocol – Voice over IP là công nghệ truyền âm thanh thông qua IP. Giúp doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi thông qua internet, miễn phí gọi nội mạng hoàn toàn. Không giới hạn địa lý, có kết nối internet là sử dụng được.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng mạng viễn thông bên ngoài để gọi điện IP với giá rẻ hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên lạc đáng kể.
2. Giải pháp tổng đài IP hoạt động như thế nào?
Hệ thống điện thoại IP nhận và truyền các cuộc gọi đi và đến của bạn qua internet. Như với công nghệ VoIP, hệ thống IP thực hiện điều này bằng cách chuyển đổi tín hiệu thoại tương tự thành dữ liệu kỹ thuật số, hướng các gói dữ liệu này đến nhà cung cấp dịch vụ VoIP để bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc gọi.
Tổng đài IP thường sử dụng giao thức phổ quát, SIP (giao thức khởi tạo phiên), thường được sử dụng trong hầu hết các hệ thống VoIP kinh doanh. Khi sử dụng PBX, điều này yêu cầu trung kế SIP, một giải pháp cho phép sử dụng nhiều đường dây hoặc kênh thoại riêng biệt. Trung kế SIP được sử dụng để kết nối điện thoại bàn hoặc phần cứng khác vào mạng. Điều này cho phép các doanh nghiệp thiết lập nhóm cuộc gọi, định tuyến và kiểm tra thư thoại tất cả thông qua PBX dựa trên IP của họ.
Người dùng tổng đài IP sẽ yêu cầu nhà cung cấp VoIP phân bổ thông tin xác thực cho các tài khoản trung kế SIP để tổng đài doanh nghiệp của bạn có thể chuyển hướng và nhận cuộc gọi một cách thích hợp.
Tổng đài IP của bạn cũng quản lý cả cuộc gọi nội bộ và cuộc gọi bên ngoài, xác định xem có cần chuyển cuộc gọi qua PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) hay không.
3. Các tính năng chính của tổng đài IP
Chuyển từ hệ thống cũ sang PBX dựa trên IP có nghĩa là người dùng doanh nghiệp được hưởng lợi từ một số tính năng nâng cao hơn.
3.1, Tính năng cuộc gọi
IVR/Digital Receptionist
Tính năng tổng đài IP này cho phép định tuyến cuộc gọi vào một cách tự động dựa vào lời chào hướng dẫn. Không bắt buộc phải có nhân viên tiếp tân trực tiếp nhận và chuyển cuộc gọi.
Music on hold
Tính năng này cho phép upload thay đổi file nhạc nền khi chờ máy trong lúc chuyển hoặc giữ máy. Đảm bảo chuyên nghiệp và đặc trưng của doanh nghiệp. Cho phép nâng cao chất lượng CSKH.
Parking Call
Tính năng tổng đài IP này cho phép đặt cuộc gọi vào trạng thái chờ. Sau đó bắt lại tại một máy điện thoại khác ở vị trí khác và tiếp tục đàm thoại.
Voice mail to email
Tính năng này đảm bảo không bao giờ bỏ nhỡ một cuộc gọi quan trọng nào khi bạn không có mặt tại văn phòng. Lời nhắn thoại được lưu trên hệ thống và gửi tới email hoặc cảnh báo trên điện thoại.
Call Queues
Đảm bảo tất cả cuộc gọi vào không bị bận và được phân phối thông minh (ACD) tới nhân viên. Cho phép quản lý cuộc gọi vào thông minh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
CallerID Display
Hiển thị số chủ gọi khi có cuộc gọi tới. Lưu danh bạ và thông tin cuộc gọi có thể trích xuất theo thời gian. Tính năng này cho phép hoạt động trên mọi thiết bị.
3.2, Tính năng định tuyến
Inbound Call routing
Tổng đài cho phép lập trình định tuyến cuộc gọi vào tới một đích mong muốn nào đó dựa vào CallerID số chủ gọi. Cho phép cuộc gọi vào được định tuyến tới đúng phòng ban, nhân viên đã tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng trước đó.
SIP/ISDN/H323 trunk
Tổng đài IP cho phép tạo hướng kết nối trung kế với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại PSTN, VoIP,… với các tổng đài IP PBX chi nhánh. Cuộc gọi chi nhánh hoàn toàn miễn phí.
Tích hợp Outlook, CRM
Tích hợp với các phần mềm ứng dụng Outlook, CRM. Cung cấp tính năng click to call, quản lý history cuộc gọi tại phía đầu cuối.
Low Cost Routing
Cuộc gọi ra ngoài được định tuyến thông minh theo hướng dịch vụ có giá cước rẻ nhất dựa vào đầu số gọi đi. Cuộc gọi được định tuyến theo các nhà mạng hoặc VoIP kết nối với nhà cung cấp dịch vụ Internet giá rẻ.
Call Back
Cho phép tự động gọi lại khi gọi tới một số nào đó khai báo dành cho callback. Tính năng này cho phép gọi lại danh sách khách hàng trước đó theo chính xác máy nhánh tùy chọn.
Time Conditions
Xử lý tiếp nhận cuộc gọi vào một cách khác nhau dựa vào thời điểm nhận cuộc gọi. Cuộc gọi trong giờ làm việc, cuộc gọi ngoài giờ làm việc, cuộc gọi vào kỳ nghỉ lễ,…
3.3, Báo cáo và phân tích
Hầu hết các hệ thống tổng đài IP hiện nay đều được tích hợp các tính năng báo cáo cơ bản và một số có thể cung cấp báo cáo và phân tích nâng cao hơn. Đảm bảo giải quyết các yêu cầu kinh doanh của bạn khi nói đến báo cáo và ít nhất, hãy tìm một hệ thống đi kèm với tính năng báo cáo lịch sử cuộc gọi đơn giản được kích hoạt.
4. Các loại tổng đài IP
4.1, Tổng đài IP tại chỗ
Còn thường được gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP tại chỗ của bạn sẽ sử dụng các kết nối internet và mạng nội bộ hiện có và nằm trong tòa nhà văn phòng của bạn. Tổng đài VoIP cho phép nhiều tính năng nâng cao hơn một tổng đài cũ. Một số cung cấp định tuyến cuộc gọi nâng cao hơn, hội tụ cố định / di động, phản hồi giọng nói tương tác, thư thoại tới email, hội nghị và gọi điện video. Hệ thống IP tại chỗ thường hoạt động tốt nhất khi được kết hợp với trung kế SIP để mang lại khả năng phục hồi tốt hơn và mang lại chất lượng âm thanh ổn định hơn so với các hệ thống cũ.
4.2, Tổng đài đám mây
Là một hệ thống kỹ thuật số lưu trữ trong đám mây và sở hữu và bởi một nhà cung cấp chuyên dụng quản lý. Được vận hành hoàn toàn qua internet, giải pháp dựa trên phần mềm này được duy trì trên đám mây để cho phép người dùng hưởng lợi từ chức năng trực quan của hệ thống PBX, nhưng với khả năng mở rộng cao hơn cho doanh nghiệp và nhanh nhẹn và linh hoạt hơn cho nhân viên của họ.
Với hệ thống đám mây, các doanh nghiệp có khả năng lựa chọn nền tảng và nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, có nghĩa là bạn có thể chọn một nhà cung cấp mà bạn tin tưởng để duy trì mức độ bảo mật và khả năng phục hồi tốt nhất cho hệ thống điện thoại của doanh nghiệp. Cũng như chức năng tổng đài mở rộng bao gồm thư thoại, máy fax ảo, hội nghị âm thanh, ghi âm cuộc gọi và khả năng quản lý dễ dàng và thêm số điện thoại mới thông qua cổng trực tuyến, người dùng thậm chí có thể tích hợp hệ thống điện thoại của họ vào CRM doanh nghiệp và các nền tảng khác, cho phép bạn để làm cho các quy trình kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.
5. Giải pháp tổng đài IP thích hợp cho ngành hàng nào?
Phù hợp cho các doanh nghiệp đang triển khai các hoạt động telesale,telemarketing và chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng như một hệ thống nội bộ cho các doanh nghiệp nhiều phòng ban và chi nhánh.
Các ngành sau đây sẽ phù hợp nhất khi sử dụng giải pháp tổng đài IP là:
- Du lịch
- Y tế – Giáo dục
- Nha khoa – SPA – Thẩm mỹ viện
- Chuỗi cửa hàng
- Dịch vụ tài chính – Bảo hiểm
- SAAS (phần mềm dịch vụ)
- Kinh doanh Online
- Dược mỹ phẩm
- Bất động sản
- Agency
6. Lợi ích mà giải pháp VoIP mang lại cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một hệ thống công ty lớn với nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận, phòng ban, văn phòng làm việc hay các địa điểm cách xa về địa lí. Khi ứng dụng giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp sẽ có những lợi thế sau:
- Thực hiện cuộc gọi điện thoại dễ dàng
- Các cuộc gọi ra vào không giới hạn cùng 1 lúc
- Chức năng IVR cho tổng đài như lời chào thoại, ghi âm lời nhắn vào voice mail
- Tạo group và đổ chuông theo nhóm.
- Thực hiện cuộc gọi giữa các chi nhánh miễn phí.
- Chuyển cuộc gọi đường dài / liên tỉnh thành nội hạt
- Cài đặt hệ thống SIP trên điện thoại di động, từ di động có thể dùng đầu số điện thoại bàn để gọi ra hoặc gọi miễn phí về số nội bộ của công ty.
- Ghi âm cuộc gọi
- Cung cấp thông tin tự động
- Tích hợp hệ thống quản lý của Doanh nghiệp
- Quản lý cuộc gọi
- Biên tập thông tin âm thanh/ kịch bản
- Thống kê, báo cáo dịch vụ
- Và nhiều chức năng tùy biến khác…
7. Giải pháp kết nối tổng đài IP nhiều chi nhánh
7.1, Giải pháp sử dụng 1 tổng đài chung cho nhiều chi nhánh
Ưu điểm:
- Chỉ cần đầu tư 1 tổng đài sử dụng cho toàn bộ các chi nhánh giao dịch
Nhược điểm:
- Cần băng thông lớn để các điểm kết nối về
- Mỗi chi nhánh phụ thuộc vào đường truyền cáp quang, nếu đường truyền có vấn đề thì chi nhánh đó sẽ ngừng liên lạc
7.2, Giải pháp sử dụng mỗi chi nhánh 1 tổng đài riêng
Ưu điểm:
- Các điểm hoạt động độc lập không phụ thuộc vào đường mạng kết nối
- Các chi nhánh hoạt động ổn định độc lập
- Không cần băng thông kết nối quá lớn
Nhược điểm:
- Mỗi chi nhánh cần 1 tổng đài IP riêng
Ngọc Thiên là đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng tối đa cho doanh nghiệp và hỗ trợ khách hàng 24/7. Cam kết đảm bảo sự bảo mật thông tin cho doanh nghiệp tối đa, theo tiêu chuẩn ISO. Tránh hoàn toàn các trường hợp như rò rỉ thông tin, hacker tấn công hệ thống,…
Nếu bạn cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ 02877798999 để được hỗ trợ.
