Họp giao ban trực tuyến cần chuẩn bị những gì?

Họp giao ban (Progress meeting) là một trong những công cụ được sử dụng khá phổ biến trong điều hành của doanh nghiệp. Họp giao ban thường diễn ra trong một thời gian ngắn (một, hai giờ, hoặc một buổi sáng, hoặc một buổi chiều). Vậy họp giao ban trực tuyến là gì? Để tổ chức 1 cuộc họp giao ban trực tuyến thành công cần chuẩn bị những gì? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!

Họp giao ban trực tuyến là gì?

Họp giao ban trực tuyến là hình thức họp giao ban giữa hai hay nhiều địa điểm cách xa nhau, thông qua hệ thống thiết bị hoặc phần mềm họp trực tuyến và sử dụng kết nối mạng internet. Hiện nay có nhiều thuật ngữ chuyên dụng đồng nghĩa với họp giao ban trực tuyến như: Họp từ xa, họp trực tuyến, hội nghị trực tuyến, hội nghị truyền hình, …

Các thiết bị họp giao ban trực tuyến cần thiết

Để có thể thực hiện được một cuộc họp trực tuyến dù đơn giản hay chuyên nghiệp thì bạn cũng cần phải chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết để setup một phòng họp chỉnh chu hơn.

1. Bộ thiết bị họp trực tuyến

Đầu tiên để thu được hình ảnh và âm thanh, người dùng sẽ cần một bộ thiết bị họp trực tuyến. Một gợi ý hay để bạn có thể cải thiện chất lượng thiết bị chính là trang bị một bộ Webcam Logitech Group, với rất nhiều tính năng ấn tượng nổi trội.

GROUP, giải pháp hội nghị video của chúng tôi dành cho các căn phòng chứa 14-20 người, mang lại video HD chất lượng cao và âm thanh trong trẻo, cho phép mọi không gian hội họp trở thành không gian hội nghị video. Với các tính năng tiên tiến như loại bỏ tiếng vọng, công nghệ khử tiếng ồn và điều khiển trực quan, giờ đây việc thêm bất kỳ ai vào cuộc nói chuyện trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

2. Đường truyền mạng

Tiếp theo, để truyền được tín hiệu hình ảnh, âm thanh đi ta cần phải có đường truyền internet. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

Với giải pháp đầu cuối 

Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD

Với giải pháp đa điểm

Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

3. Phần mềm họp trực tuyến

Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã có rất nhiều các phần mềm, công cụ họp/học trực tuyến như: Zoom, Skype, Join.me, Google Hangout,… Trong đó, Zoom là một ứng dụng mạnh mẽ và rất nổi tiếng cho hội thảo, hội họp, đào tạo, học tập trực tuyến với đầy đủ các tính năng từ chia sẻ nội dung màn hình trên máy tính, Chat trực tuyến, Video Call trực tuyến, chia sẻ tài liệu, bảng trắng cho thuyết trình, trình chiếu file PowerPoint, lên lịch họp/học,… 

4. Màn hình hiển thị

Để có thể hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ ta sẽ cần đến màn hình. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…và có thể dùng nhiều màn hình cùng lúc.

5. Một số thiết bị hỗ trợ:

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ… 

Xây dựng kế hoạch cuộc họp giao ban trực tuyến

1. Nêu mục đích cuộc họp

Điều quan trọng là mọi người phải biết lý do tại sao họ được gọi để tham dự cuộc họp của bạn: Cập nhật tiến độ, ra quyết định, giải quyết vấn đề, xây dựng nhóm, chia sẻ ý tưởng hay thậm chí là một cuộc họp đổi mới, thì điều cốt yếu là mục đích của cuộc họp phải rõ ràng. Sau khi mục tiêu của bạn được thiết lập, bạn thực sự có thể bắt đầu quá trình lập kế hoạch để tổ chức một cuộc họp thành công.

2. Mời đúng người

Bạn cân nhắc xem ai nên được mời tham gia cuộc họp. Để có một cuộc họp hiệu quả, hãy mời những người có thể đưa ra những hiểu biết có giá trị và những người có khả năng đưa ra quyết định. Hãy nhớ lấy mục đích cuộc họp của bạn làm kim chỉ nam cho những ai nên có mặt. Hãy chắc chắn không mời bất kỳ ai không hoàn toàn cần thiết đến cuộc họp. Lịch trình bận rộn và mỗi phút trong ngày làm việc của chúng ta đều có giá trị!

3. Xây dựng một chương trình làm việc sơ bộ

Bước quan trọng tiếp theo là lập kế hoạch timeline sẽ diễn ra trong cuộc họp. Cần ghi rõ những mốc thời gian quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót các nội dung quan trọng.

4. Khuyến khích người tham dự chuẩn bị trước

Bạn nên gửi bất kỳ tài liệu nào cho những người tham dự cuộc họp của bạn trước vài ngày để họ có thể chuẩn bị trao đổi, chia sẻ hiệu quả.Một cách tuyệt vời khác để những người tham dự của bạn chuẩn bị trước cho cuộc họp là thêm bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có vào chương trình họp hoặc đưa ra bất kỳ đề xuất nào để sửa đổi nó.

5. Chỉ định vai trò cho người tham gia

Phân công vai trò cho những người tham gia sẽ thúc đẩy một cuộc họp hiệu quả vì mỗi người có một trọng tâm và đóng góp quan trọng cụ thể để thực hiện.