Hướng dẫn sử dụng Cisco Webex Meetings trên thiết bị di động từ A đến Z

1. Cách cài đặt Cisco Webex Meetings trên thiết bị di động

Để tổ chức và tham dự các cuộc họp, sự kiện và buổi đào tạo của Webex từ thiết bị di động, hãy tải xuống và cài đặt ứng dụng Cisco Webex Meetings.

1.1. Đối với thiết bị iOS

Bạn có thể tải xuống ứng dụng bằng cách:

• Tìm kiếm và tải ứng dụng Cisco Webex Meetings trên App Store
• Lần đầu tiên tham gia cuộc họp trên trình duyệt web, chấp nhận đề nghị cài đặt ứng dụng trên thiết bị của bạn.
• Quét mã này:

Sau khi mở Webex Meetings, hãy chấp nhận Điều khoản và Điều kiện (Terms and Conditions) để sử dụng ứng dụng.

1.2. Đối với thiết bị Android

Bạn có thể tải xuống ứng dụng bằng cách:

• Tìm kiếm và tải ứng dụng Cisco Webex Meetings trên Google Play Store hoặc Amazon Appstore for Android.
• Lần đầu tiên tham gia cuộc họp trên trình duyệt web, chấp nhận đề nghị cài đặt ứng dụng trên thiết bị của bạn.

Sau khi mở Webex Meetings, hãy chấp nhận Điều khoản và Điều kiện (Terms and Conditions) để sử dụng ứng dụng.

2. Xem các cuộc họp sắp diễn ra trên Cisco Webex Meetings từ thiết bị di động

Nếu bạn có tài khoản trên trang Cisco Webex, bạn có thể đăng nhập và xem các cuộc họp sắp tới trên thiết bị di động của mình.

2.1. Đối với thiết bị iOS

2.1.1, Xem cuộc họp từ ứng dụng Webex Meetings App

Mở và đăng nhập vào Webex Meetings app, vuốt sang trái để xem các cuộc họp sắp tới của bạn trong My Meetings.

Lưu ý: Nếu bạn cấp cho Webex quyền truy cập vào lịch trên thiết bị của mình, tất cả các cuộc họp Webex mà bạn đang tổ chức hoặc được mời tham dự trên các trang web khác đều được liệt kê.

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp được lên lịch trên trang Webex, hãy đăng nhập vào trang web cụ thể đó để bắt đầu cuộc họp.

Những lời mời tham gia họp mà bạn chưa chấp nhận được hiển thị dưới dạng Tentative (Dự kiến).

2.1.2, Tìm kiếm cuộc họp trên thiết bị iOS

Sử dụng công cụ tìm kiếm trên iOS để tìm các cuộc họp Webex đã lên lịch và cả các cuộc họp trên Personal Room. Bạn có thể tìm kiếm cuộc họp dựa trên:

• Tên cuộc họp
• Số cuộc họp
• Thông tin cuộc họp
• Thời gian họp
• Tên trang web
• Tên người chủ trì (Host)
• Email của Host

Công cụ tìm kiếm trên iOS hỗ trợ lưu lịch sử danh sách các cuộc họp lên đến 100 cuộc họp và lên đến 50 gần nhất được tổ chức trên Personal Room. Thiết bị của bạn sẽ xóa lịch sử cuộc họp nếu bạn đăng xuất.

2.2. Đối với thiết bị Android

2.2.1, Xem cuộc họp từ ứng dụng Webex Meetings App

Mở và đăng nhập vào Webex Meetings app, vuốt sang trái để xem các cuộc họp sắp tới của bạn trong My Meetings.

Lưu ý: Để xem các cuộc họp sắp tới trong My Meetings, bạn nên đồng bộ hóa lịch trên thiết bị với máy chủ của công ty bạn. Liên hệ với quản trị viên IT của công ty bạn để được hướng dẫn.

2.2.2, Xem cuộc họp từ Webex Meetings Widget

Bạn cũng có thể xem các cuộc họp sắp tới của mình bằng cách đặt tiện ích Webex Meetings widget trên màn hình chính. Tham khảo tài liệu về thiết bị của bạn để biết thêm thông tin về cách thêm widgets vào màn hình chính.

2.2.3, Tìm kiếm cuộc họp trên thiết bị Android

Sử dụng công cụ tìm kiếm trên thiết bị Android để tìm các cuộc họp Webex đã lên lịch và cả các cuộc họp trên Personal Room. Bạn có thể tìm kiếm cuộc họp dựa vào:

• Tên cuộc họp
• Số cuộc họp
• Thông tin cuộc họp
• Thời gian họp
• Tên trang web
• Tên người chủ trì
• Email của Host

3. Lên lịch cuộc họp trên Webex Meetings từ thiết bị di động

Nếu bạn đã có tài khoản Cisco Webex dành cho Host, bạn có thể lên lịch cuộc họp từ thiết bị di động của mình.

3.1. Đối với thiết bị iOS

1. Mở ứng dụng Webex Meetings app và vuốt sang trái đến  My Meetings.
2. Nhấn vào Schedule , sau đó nhập thông tin cuộc họp

• Chủ đề cuộc họp
• Ngày họp, thời gian bắt đầu và thời lượng
• Mật khẩu cuộc họp
• Người được mời- cho phép ứng dụng truy cập danh bạ trên thiết bị của bạn .Hoặc nhập thủ công email của người tham gia và nhấn Return để thêm họ vào danh sách người tham gia.

3. Xem lại chi tiết cuộc họp, sau đó nhấn vào Schedule để lên lịch cuộc họp.

Lưu ý: Nếu cuộc họp sẽ bắt đầu trong vòng 15 phút tới, hãy nhấn vào Start.

3.2. Đối với thiết bị Android

1. Mở ứng dụng Webex Meetings app, vuốt sang trái đến My Meetings
2. Chọn Schedule , sau đó nhập thông tin cuộc họp.

• Chủ đề cuộc họp
• Ngày họp, thời gian bắt đầu và thời lượng
• Mật khẩu cuộc họp
• Người được mời- cho phép ứng dụng truy cập danh bạ trên thiết bị của bạn hoặc nhập thủ công email của người tham gia và nhấn Add Attendee để thêm họ vào danh sách người tham gia.

3. Xem lại chi tiết cuộc họp, sau đó chọn Schedule để lên lịch cuộc họp.

Lưu ý: Nếu cuộc họp sẽ bắt đầu trong vòng 15 phút tới, hãy nhấn vào Start.

4. Kết nối với cuộc họp trên Webex Meetings từ thiết bị di động

Bạn có thể nhanh chóng kết nối và tham gia vào cuộc họp đã lên lịch hoặc cuộc họp trên Personal Room từ ứng dụng dành cho thiết bị di động.

4.1. Đối với thiết bị iOS

4.1.1, Hỗ trợ iOS 14

Hệ điều hành mới iOS 14 sẽ chính thức được hỗ trợ trong bản cập nhật 40.9.

4.1.2, Bắt đầu cuộc họp đã lên lịch

Sau khi mở và đăng nhập vào Webex Meetings app:

• Vuốt sang trái đến My Meetings và nhấn Start trên mục cuộc họp (meeting entry)
• Sử dụng lệnh thoại Siri (Siri voice commands) để bắt đầu các cuộc họp Webex đã lên lịch

Lưu ý: Người chủ trì thay thế không thể bắt đầu cuộc họp từ ứng dụng dành cho thiết bị di động.

4.1.3, Bắt đầu một cuộc họp tức thì

Bạn có thể bắt đầu cuộc họp tức thì trên thiết bị di động bằng cách mở Webex Meetings app và nhấn Start Meeting.

4.1.4, Tham gia cuộc họp

Bạn có thể tham gia cuộc họp Webex từ thiết bị iOS theo một trong những cách sau:

• Đăng nhập vào tài khoản Webex của bạn:
  • Vuốt sang trái đến My Meetings, nhấn Join trên mục cuộc họp
  • Chọn Join Meeting, nhập số cuộc họp, Personal Room URL hoặc host’s username, sau đó chọn Join

• Nếu không có tài khoản Webex, hãy mở Webex Meetings app và nhấn Join Meeting. Nhập số cuộc họp hoặc Personal Room URL của Host, nhập tên và email của bạn, sau đó chọn Join.
• Từ công cụ tìm kiếm iOS, tìm kiếm Personal Rooms của bạn hoặc Personal Rooms bạn đã tham gia gần đây. Nhấn vào cuộc họp xuât hiện trên kết quả tìm kiếm để tham gia.
• Từ lịch iOS trên thiết bị của bạn, nhấn Join  trên mục cuộc họp.

Lưu ý: Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng, bạn vẫn có thể tham gia cuộc họp chỉ với âm thanh mà không có hình ảnh.

• Sử dụng lệnh thoại Siri (Siri Voice Commands) để tham gia cuộc họp.
• Từ email mời họp, hãy nhấn vào link của địa chỉ video được liên kết để tham gia cuộc họp.
• Nếu quản trị viên đã cài đặt thông báo cho trang web của bạn, ứng dụng sẽ tự động thông báo cho bạn trước hoặc khi người chủ trì bắt đầu cuộc họp.
• Nếu bạn đang sử dụng Ford Sync 3 AppLink với Webex Meetings, khi tham gia cuộc họp bạn có thể nhìn thấy tên của người đang phát biểu trong bảng điều khiển ô tô. Sử dụng các nút điều khiển trên vô-lăng hoặc bảng điều khiển để bật AppLink, sau đó sử dụng ứng dụng điều khiển bằng giọng nói của iPhone để tham gia cuộc họp.

Lưu ý: Khi người chủ trì (Host) lên lịch cuộc họp, Host có thể cho phép người tham dự tham gia cuộc họp trước họ. Tên của người chủ trì không được hiển thị trong thông tin cuộc họp cho đến khi người chủ trì tham gia.

Khi bạn tham gia cuộc họp trong Personal Room của người khác, bạn sẽ đợi trong sảnh đợi cho đến khi người chủ trì tham gia họp hoặc chấp nhận bạn. Bạn có thể nhấn vào Notify Host để thông báo cho người chủ trì rằng bạn đang đợi ở sảnh.

4.1.5, Kết nối với hội nghị âm thanh (Audio Conference)

Kết nối với hội nghị âm thanh của cuộc họp bằng cách nhận cuộc gọi đến thiết bị của bạn, sử dụng VoIP qua Internet hoặc nhập địa chỉ video. Nhấn vào menu Audio Connections Options để chọn một tùy chọn âm thanh sau.

• Use Internet for Audio
• Call Me
• Call In
• Disconnect Audio

Nếu bạn đang sử dụng thiết bị iOS 11 trở lên, bạn có thể chuyển đổi giữa âm thanh được kết nối trong cuộc họp. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tai nghe Bluetooth, loa Bluetooth hoặc loa của thiết bị.

4.1.6, Tham gia cuộc gọi, cuộc họp bằng Apple CarPlay

Những chiếc ô tô có hỗ trợ ứng dụng Apple CarPlay, cho phép truy cập vào Webex Meetings từ bảng điều khiển ô tô. Sử dụng lệnh thoại Siri (Siri Voice Commands) để tham gia các cuộc họp trên Webex.

CarPlay được hỗ trợ tương thích đầy đủ cho cả ô tô có hỗ trợ và không hỗ trợ SmartDeviceLink (SDL). Bạn có thể tham gia các cuộc họp từ bảng điều khiển ô tô bằng cách sử dụng Siri Voice Commands và sau đó xem giao diện người dùng Webex đầy đủ trên bảng điều khiển. Tính năng tắt tiếng, bật tiếng, rời khỏi cuộc họp đều có sẵn trên CarPlay.

• Lưu ý: Bạn có thể tham gia cuộc họp mà không cần phải chạm vào màn hình thiết bị bằng cách thực hiện cả hai thao tác sau:
  • Bật tính năng Skip audio and video preview.
  • Chọn Use Internet for audio làm cài đặt kết nối âm thanh của bạn

4.1.7, Kết nối đến cuộc họp bằng Apple Watch

Ứng dụng Webex Meetings dành cho Apple Watch (đồng hồ thông minh Apple) là một tiện ích mở rộng của Webex dành cho iOS.

Nếu Apple Watch của bạn được kết nối với iPhone, ứng dụng sẽ tự động xuất hiện trên màn hình chính của Apple Watch khi điện thoại và đồng hồ được kết nối.

Bạn không thể kết nối Apple Watch với iPad để sử dụng ứng dụng.

Những thao tác thực hiện trên Apple Watch khi sử dụng Webex Meetings app được đồng bộ hóa với iPhone.

4.1.8, Sử dụng link liên kết tham gia cuộc họp âm thanh

Nếu quản trị viên đã cài định cấu hình trang web của bạn cho phép sử dụng tính năng chỉ tham gia cuộc họp với âm thanh mà không có hình ảnh, bạn có thể sử dụng các link liên kết tham gia cuộc họp chỉ với âm thanh. Người tham dự có thể sử dụng các link này để tham gia cuộc họp âm thanh chỉ với một lần nhấn. Cuộc họp của bạn phải hỗ trợ người dùng gọi đến và tắt tùy chọn Exclude password from invitation.

Nếu bạn là người tham dự, hãy nhấn vào link liên kết để tham gia cuộc họp. Nếu bạn là người chủ trì, có thể bắt đầu cuộc họp từ trang Webex, ứng dụng Webex trên máy tính hoặc trên thiết bị di động.

4.2. Đối với thiết bị Android

4.2.1, Bắt đầu cuộc họp đã lên lịch

Sau khi mở và đăng nhập vào ứng dụng Webex Meetings app, hãy trượt sang trái đến My Meetings và nhấn Start trên mục cuộc họp. Người chủ trì thay thế không thể bắt đầu cuộc họp từ ứng dụng Webex Meetings trên thiết bị di động.

4.2.2. Bắt đầu một cuộc họp tức thì

Bạn có thể bắt đầu cuộc họp tức thì bằng cách mở ứng dụng Webex Meetings và nhấn Start Meeting

4.2.2, Tham gia cuộc họp

Tham gia cuộc họp Webex từ thiết bị Android theo một trong những cách sau:

• Đăng nhập vào tài khoản Webex
  • Vuốt sang trái đến My Meetings và nhấn Join trên mục cuộc họp
  • Chọn Join Meeting, nhập số cuộc họp, Personal Room URL hoặc tên người dùng của host, sau đó chọn Join

• Lưu ý: Bạn cũng có thể nhập một SIP URI ở các định dạng sau:
  • <meeting_number>@webex.com cho một cuộc họp Webex đã lên lịch
  • <personal_room_id>@<sitename>.webex.com cho một cuộc họp tức thì hoặc theo lịch trình trên Personal Room.

• Nếu không có tài khoản Webex , hãy mở ứng dụng Webex Meetings và chọn Join Meeting. Nhập số cuộc họp hoặc Personal Room URL của người chủ trì, nhập tên và email của bạn, sau đó chọn Join.
• Từ công cụ tìm kiếm Android, tìm kiếm Personal Room của riêng bạn hoặc đã tham gia gần đây. Nhấn vào cuộc họp xuất hiện trên kết quả tìm kiếm để tham gia.
• Từ email mời họp, hãy nhấn vào địa chỉ video được liên kết để tham gia cuộc họp.
• Nếu quản trị viên đã thiết lập tính năng thông báo, ứng dụng sẽ thông báo cho bạn trước hoặc khi người chủ trì bắt đầu cuộc họp.
• Bạn quét mã số cuộc họp viết tay hoặc đánh máy hoặc ID Phòng Cá nhân để tham gia cuộc họp Webex hoặc Phòng Cá nhân.

• Nếu quản trị viên trang web của bạn đã định cấu hình trang web của bạn để gửi thông báo, ứng dụng sẽ thông báo cho bạn trước hoặc khi người tổ chức bắt đầu cuộc họp.
• Quét mã số cuộc họp viết tay hoặc đánh máy hoặc ID Personal Room để tham gia cuộc họp.
• Nếu bạn đang sử dụng Ford Sync 3 AppLink tích hợp với Webex Meetings , hãy sử dụng điều khiển trên vô lăng hoặc bảng điều khiển để bật AppLink, sau đó sử dụng tính năng điều khiển bằng giọng nói để tham gia cuộc họp.

Khi tham gia một cuộc họp trong Personal Room của người khác, bạn sẽ đợi trong sảnh đợi cho đến khi người chủ trì tham gia họp hoặc chấp nhận bạn. Bạn có thể nhấn vào Notify Host để thông báo cho người chủ trì rằng bạn đang đợi ở sảnh.

4.2.3. Kết nối với Hội nghị âm thanh (Audio Conference)

Kết nối với hội nghị âm thanh của cuộc họp bằng cách nhận cuộc gọi đến thiết bị của bạn, sử dụng VoIP qua Internet hoặc nhập địa chỉ video. Nhấn vào menu Audio Connections Options để thực hiện một trong các tùy chọn âm thanh.

• Use Internet for Audio
• Call Me
• Call In
• Disconnect Audio

Trong Settings > Audio & Video, bạn có thể bật tùy chọn Skip Audio and Video Preview để lưu các tùy chọn tham gia mặc định.

4.2.4, Sử dụng link liên kết tham gia cuộc họp âm thanh

Nếu quản trị viên đã cài định cấu hình trang web của bạn cho phép sử dụng tính năng chỉ tham gia cuộc họp với âm thanh mà không có hình ảnh, bạn có thể sử dụng các link liên kết tham gia cuộc họp chỉ với âm thanh. Người tham dự có thể sử dụng các link này để tham gia cuộc họp âm thanh chỉ với một lần nhấn. Cuộc họp của bạn phải hỗ trợ người dùng gọi đến và tắt tùy chọn Exclude password from invitation.

Nếu bạn là người tham dự, hãy nhấn vào link liên kết để tham gia cuộc họp. Nếu bạn là người chủ trì, có thể bắt đầu cuộc họp từ trang Webex, ứng dụng Webex trên máy tính hoặc trên thiết bị di động.

Tùy thuộc vào thiết bị Android và ứng dụng email mà bạn đang sử dụng, bạn vẫn có thể cần nhập mật khẩu để tham gia cuộc họp.