Hệ thống thông tin liên lạc đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của hầu hết các văn phòng trên thế giới. Bất kể quy mô của công ty như thế nào, một hệ thống liên lạc nội bộ hoạt động cho phép nhân viên kết nối liền mạch mà không phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài thường là một trong những thứ đầu tiên được lắp đặt trong các trụ sở công ty mới cũng như các văn phòng kinh doanh nhỏ.
Quay trở lại những ngày trước khi có internet, thông tin liên lạc kinh doanh được xử lý khá nhiều chỉ bằng cách lắp đặt hệ thống điện thoại cố định truyền thống tại văn phòng, với hàng chục mét cáp kết nối điện thoại cố định để đảm bảo kết nối thông suốt và nhanh chóng. Tuy nhiên, các hệ thống này dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như mất điện từ phía nhà cung cấp và việc nhà cung cấp dịch vụ điện thoại tăng giá.
Hầu hết các khả năng liên lạc của doanh nghiệp được thực hiện bằng cách triển khai các hệ thống tổng đài (hoặc tổng đài) chi nhánh riêng. Theo truyền thống, nó yêu cầu một phòng điều hành viên quản lý các cuộc gọi của nhân viên trong công ty và chuyển chúng qua các phương thức tương tự. Những người này cũng phải xử lý tất cả các thông tin liên lạc đến từ bên ngoài và chuyển chúng đến đúng người.
Tất cả điều đó đã thay đổi khi có sự xuất hiện của PABX – phương thức Trao đổi chi nhánh tự động riêng. Nó đã làm giảm đáng kể chi phí liên lạc cho các doanh nghiệp, cũng như cải thiện thời gian phản hồi và kết nối lẫn nhau của hệ thống. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ biết những điểm khác biệt chính giữa PBX và PABX, cũng như cách bạn có thể triển khai các giải pháp này trong doanh nghiệp của mình.
PABX (Private Automatic Branch Exchang) là gì?
Chúng tôi đã thiết lập rằng PABX là viết tắt của Private Automatic Branch Exchange. Nhưng thuật ngữ đó thực sự bao hàm điều gì? Một số tính năng chính của nó là gì? Khi công nghệ PBX được cải thiện và các nhà khai thác chuyển từ việc chuyển cuộc gọi theo cách thủ công sang có thể thực hiện việc này chỉ bằng cách nhấn nút, những thay đổi này đảm bảo sự phát triển của một thuật ngữ mới mô tả hệ thống điện thoại trong hầu hết các văn phòng.
Điện thoại hỗ trợ PABX đã loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về phòng điều hành, vì các chức năng tương tự có thể được thực hiện bằng cách nhấn nút trên cùng một điện thoại nhận cuộc gọi đi. Người dùng PABX có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí. Ban đầu, những giải pháp này rất tốn kém. Các hệ thống PBX truyền thống vẫn được sử dụng trong khi cải tiến theo phương pháp ban đầu phụ thuộc vào các nhà khai thác tổng đài. Cùng với thời gian, chuyển mạch điện tử để chuyển tiếp cuộc gọi hoặc chuyển cuộc gọi đã trở thành tiêu chuẩn trong hầu hết các văn phòng, ngay cả những văn phòng không có PBX hoàn toàn tự động.
Hệ thống PABX hoạt động như thế nào?
Tổng đài Chi nhánh Tự động Riêng (PABX) được thực hiện nhờ sự xuất hiện của khả năng chuyển đổi điện tử giữa các cuộc gọi mà không cần đến các nhà khai thác thủ công. Tiến bộ này là chìa khóa để phát triển một hệ thống điện thoại loại bỏ hoàn toàn nhu cầu thuê người làm nhiệm vụ trả lời và chuyển các cuộc gọi đến.
Không cần quá chú trọng vào các kỹ thuật, hệ thống PABX, trong phiên bản cơ bản nhất của chúng, sử dụng các số máy lẻ, được gán cho từng điện thoại riêng lẻ trong một văn phòng nhất định. Ví dụ: nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi cho một trong những đồng nghiệp của mình đang ở văn phòng của anh ấy bên cạnh, điều duy nhất bạn phải làm là nhập số máy lẻ trên điện thoại hỗ trợ PABX và cuộc gọi sẽ chuyển trực tiếp đến người nhận.
Hệ thống Tổng đài Chi nhánh Tự động (PABX) đã khắc phục điều đó bằng cách loại bỏ người trung gian (người điều hành) trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc của hệ thống PBX. Các số máy lẻ vẫn còn, nhưng tổng đài đã được thay thế bằng các nút đặt trực tiếp trên điện thoại, cho phép bất kỳ nhân viên nào thực hiện các cuộc điện thoại nội bộ mà không phải chờ đợi trong đường dây, điều mà đôi khi cảm thấy như vô tận. Các hệ thống PABX hiện đại sử dụng điện thoại dựa trên IP và các công ty cung cấp dịch vụ này thường dựa trên toàn bộ chức năng của họ xung quanh kết nối internet, loại bỏ nhu cầu cài đặt đường dây điện thoại hoàn toàn.
PABX: Các tính năng quan trọng nhất
Trong thế giới ngày càng kết nối và phụ thuộc lẫn nhau của chúng ta, nhu cầu kết nối nhanh chóng, đáng tin cậy nên được ưu tiên hơn bất cứ điều gì khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh, nơi mà vài phút (hoặc thậm chí vài giây) do dự hoặc thời gian bắt đầu phiên kéo dài có thể dẫn đến chi phí hàng nghìn đô la.
Ngày càng có nhiều công ty sử dụng công nghệ thoại qua IP (giao thức internet) để đạt được kết quả tốt nhất có thể. Có thể khó đưa ra quyết định về dịch vụ liên lạc phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nếu không hiểu các tính năng chính của nó.
Một số đặc điểm chính của hệ thống PABX hiện đại bao gồm:
- Chuyển cuộc gọi dễ dàng
- Kết nối liên tục độc lập với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ điện thoại nào
- Sử dụng VoIP để có chất lượng cuộc gọi tốt nhất có thể
- Có thể điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp của bạn
Một số tính năng nâng cao của hệ thống tổng đài hiện đại:
- Auto Attendant
- Thu âm cuộc gọi
- Cuộc gọi hội nghị
- Thư thoại
- Chờ cuộc gọi
PABX so với PBX: Sự khác biệt là gì?
Ngày nay, các thuật ngữ Sàn giao dịch chi nhánh riêng (PBX) và Sàn giao dịch chi nhánh tự động riêng (PABX) được sử dụng gần như thay thế cho nhau. Điều này là do PABX đã được chứng minh là vượt trội so với các hệ thống PBX cũ và với việc giảm chi phí kết nối internet tốc độ cao, điều đó đơn giản có ý nghĩa hơn từ quan điểm tài chính. Tuy nhiên, về nguồn gốc của chúng, thực sự có một sự khác biệt giữa chúng.
Tổng đài
Đây là hệ thống “kế thừa” đã thay thế POTS trong phần lớn các văn phòng vào nửa sau của thế kỷ XX. Nó chủ yếu dựa trên điện thoại cố định và sử dụng các nhà điều hành tổng đài để kết nối các cuộc gọi trong và vào máy nhánh riêng.
Ưu điểm
- Hiệu quả hơn nhiều so với một hệ thống điện thoại cũ thông thường.
- Loại bỏ nhu cầu cài đặt nhiều đường dây điện thoại.
Nhược điểm
- Người vận hành kém hiệu quả hơn.
- Thời gian chờ đợi lâu.
- Thiếu bất kỳ tính năng bổ sung nào.
- Hoàn toàn phụ thuộc vào điện thoại cố định.
PABX
Khi công nghệ phát triển, các doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm các hệ thống truyền thông tiên tiến hơn có thể bắt kịp với tất cả các đổi mới đang diễn ra, chưa kể đến cuộc cách mạng di động mà chúng ta vẫn đang chứng kiến ngày nay. Các hệ thống PABX đầu tiên cho phép người dùng kết nối bằng cách sử dụng các nút trên điện thoại của họ và quay số máy lẻ. Khi internet bắt đầu chiếm vai trò là công cụ liên lạc chính, hệ thống tổng đài VoIP đã trở thành giải pháp phổ biến nhất, cung cấp các tính năng và lợi ích nâng cao mà trước đây không thể thực hiện được.
Ưu điểm
- Loại bỏ nhu cầu cài đặt điện thoại cố định phức tạp.
- VoIP cho phép kết nối gần như tức thì.
- Một hệ thống tổng đài cho tất cả các chi nhánh của một công ty, kể cả trên phạm vi quốc tế.
- Điện thoại mềm có thể được cài đặt trên thiết bị di động và máy tính.
- Các tính năng nâng cao hiệu quả bổ sung.
Nhược điểm
- Yêu cầu kết nối internet tốt, ổn định để hoạt động, đây có thể là vấn đề ở một số vùng nhất định.
Giải pháp Yeastar cho nhu cầu giao tiếp hợp nhất của bạn
Hệ thống tổng đài chi nhánh tự động (PABX) riêng, giống như bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác, có đủ loại hình dạng và kích cỡ. Không phải tất cả chúng đều phù hợp với doanh nghiệp của bạn giống như một chiếc găng tay. Các dịch vụ của Yeastar vô cùng linh hoạt, khiến PABX của chúng tôi cung cấp một trong những dịch vụ rộng nhất trong ngành. Bạn có thể chọn giữa một hệ thống Tổng đài VoIP tại chỗ , cấp cho bạn quyền kiểm soát cuối cùng và hoàn toàn đối với các liên lạc hợp nhất tại văn phòng của bạn. Mặt khác, nếu bạn thích cách tiếp cận không phức tạp hơn, hệ thống PBX được lưu trữ trên đám mây của chúng tôi là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô muốn có dịch vụ UC đáng tin cậy mà không phải lo lắng về việc bảo trì thiết bị.
Bất kể dịch vụ bạn chọn cuối cùng là gì, việc chọn Yeastar làm nhà cung cấp thông tin liên lạc hợp nhất sẽ đảm bảo một cách lâu dài, đáng tin cậy để cải thiện và duy trì kết nối liền mạch trong văn phòng của bạn.