So sánh điện thoại VoIP và điện thoại cố định chi tiết

Khi lựa chọn một dịch vụ điện thoại, có rất nhiều yếu tố để xem xét, từ chi phí đến các tính năng. Nhưng hai trong số các lựa chọn phổ biến nhất là VoIP và điện thoại cố định. Viễn thông đang phát triển nhanh chóng và thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Điện thoại cố định đang dần được loại bỏ và VoIP (Giao thức thoại qua Internet) đang trở thành hệ thống điện thoại doanh nghiệp tiêu chuẩn mới. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh hai loại dịch vụ điện thoại và xem xét chi phí, tính năng, tính linh hoạt và hơn thế nữa.

VoIP hoạt động như thế nào?

VoIP là một phương thức giao tiếp qua điện thoại tương đối hiện đại cho phép bạn gọi điện bằng máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh qua kết nối internet.

Công nghệ này đã trở nên cực kỳ phổ biến vì nó rẻ, dễ dàng và dễ tiếp cận. VoIP là từ viết tắt của giao thức thoại qua internet. Khi bạn thực hiện cuộc gọi bằng VoIP, giọng nói của bạn sẽ được chuyển đổi thành tín hiệu kỹ thuật số. Tín hiệu này sau đó được gửi qua internet đến người bạn đang gọi. Ở đầu kia, điện thoại của họ sẽ chuyển đổi tín hiệu kỹ thuật số trở lại thành tín hiệu tương tự và phát nó ra loa trên điện thoại của họ.  Không có thiết bị đặc biệt nào được yêu cầu cho loại giao tiếp này.

Ngày nay, VoIP cực kỳ phổ biến với người dùng internet. Nó thậm chí còn trở nên dễ tiếp cận hơn trong những năm qua, nhờ vào những tiến bộ trong công nghệ. Việc chuyển đổi từ tương tự sang kỹ thuật số là một trong những rào cản lớn nhất trong những ngày đầu của VoIP vì nó yêu cầu thiết bị đặc biệt không sẵn có. Tất cả đã thay đổi khi các công ty phát triển công nghệ có khả năng chuyển đổi tín hiệu thoại thành các gói kỹ thuật số với rất ít nỗ lực.

Cách điện thoại cố định hoạt động

Điện thoại cố định đã có hơn một trăm năm, và hoạt động của chúng về cơ bản vẫn không thay đổi. Điện thoại cố định chuyển đổi âm thanh thành tín hiệu điện truyền qua dây đồng đến văn phòng trung tâm của công ty điện thoại, nơi nó được chuyển đổi trở lại thành âm thanh và được gửi đến người bạn đang gọi.

Một nhược điểm của điện thoại cố định là chúng có thể khá đắt. Bạn phải trả tiền cho cả dịch vụ điện thoại và thuê đường dây, số tiền này có thể tăng lên khá nhanh, đặc biệt nếu bạn có nhiều điện thoại trong doanh nghiệp hoặc nhà riêng của mình.

Một nhược điểm khác của điện thoại cố định là chúng đang dần bị loại bỏ. Với sự gia tăng của VoIP và điện thoại di động, ngày càng ít người sử dụng điện thoại cố định. Điều này đặt ra một vấn đề cho những người dựa vào chúng cho công việc kinh doanh của họ. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng điện thoại cố định để gọi điện, điều quan trọng là phải bắt đầu lập kế hoạch chuyển sang VoIP càng sớm càng tốt.

Sự khác biệt giữa hệ thống điện thoại cố định và điện thoại VoIP

Có một số điểm khác biệt chính giữa hệ thống điện thoại cố định và điện thoại VoIP. Sự khác biệt rõ ràng nhất là VoIP sử dụng internet để thực hiện cuộc gọi, trong khi điện thoại cố định sử dụng dây đồng.  Điều này có nghĩa là các cuộc gọi VoIP có thể được thực hiện ở bất kỳ đâu có kết nối internet, trong khi các cuộc gọi điện thoại cố định bị hạn chế ở một số khu vực địa lý nhất định.

Dây đồng cũng không hiệu quả bằng cáp quang. Dây đồng chỉ có thể truyền một lượng dữ liệu nhất định trước khi chúng cần được đặt lại, điều này có thể gây ra các cuộc gọi bị gián đoạn và các sự cố khác. Mặt khác, cáp quang có thể truyền dữ liệu nhanh hơn nhiều và không bị gián đoạn.

Một sự khác biệt lớn nữa là chi phí. Hệ thống điện thoại cố định tốn kém để thiết lập và duy trì, trong khi VoIP rẻ hơn nhiều. Một lý do chính khác dẫn đến sự sụt giảm người dùng điện thoại cố định là các dịch vụ VoIP linh hoạt và giá cả phải chăng hơn nhiều. Chúng cho phép bạn thực hiện cuộc gọi từ hầu hết mọi thiết bị, bao gồm cả điện thoại thông minh hoặc máy tính của bạn. Và họ cũng cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi quốc tế với một phần nhỏ so với giá cước thông thường.

Lợi ích của việc chuyển từ điện thoại cố định sang dịch vụ VoIP là gì?

Mặc dù không còn nghi ngờ gì nữa, nhưng chúng tôi đang trên đường hướng tới một thế giới không có điện thoại cố định; không phải tất cả mọi người đã sẵn sàng để cắt dây chỉ được nêu ra. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về cuộc tranh luận giữa VoIP và Điện thoại cố định, hãy cùng xem xét kỹ hơn một số lợi thế mà VoIP mang lại.

Hệ thống VoIP rẻ hơn

Giá cả là một trong những khác biệt đáng kể nhất giữa điện thoại cố định truyền thống và hệ thống điện thoại VoIP. Hệ thống VoIP thường có giá cả phải chăng hơn nhiều, đặc biệt là đối với các công ty hỗ trợ nhiều đường dây điện thoại và nhiều địa điểm văn phòng. Dịch vụ điện thoại truyền thống yêu cầu kết nối vật lý tại mỗi địa điểm, dẫn đến chi phí lắp đặt cao và phí bảo trì thiết bị liên tục. Cũng có những khoản tiết kiệm đáng kể khi thực hiện các cuộc gọi ra nước ngoài và các dịch vụ đường dài vì các nhà cung cấp VoIP thường có giá cước thấp hơn nhiều so với dịch vụ điện thoại cố định truyền thống.

Cuộc gọi điện thoại có thể được thực hiện từ mọi nơi

Gần đây, hầu hết các doanh nghiệp đã tận mắt chứng kiến ​​rằng những doanh nghiệp nhanh nhẹn đã gặt hái được nhiều lợi ích. VoIP cho phép lực lượng lao động linh hoạt không còn bị ràng buộc vào bàn làm việc của họ. Với VoIP, nhân viên của bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu, trên thiết bị mà họ lựa chọn.

Doanh nghiệp cũng có thể mở địa điểm mới mà không cần cài đặt hệ thống điện thoại cố định và điện thoại. Họ cũng có thể di chuyển công nhân đi khắp nơi khi cần thiết mà không phải lo lắng về việc họ bị mất dịch vụ điện thoại.

Cân dễ hơn so với điện thoại cố định

Hệ thống VoIP cũng có khả năng mở rộng hơn nhiều so với điện thoại cố định truyền thống. Điều này có nghĩa là nó có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn khi nó mở rộng và thay đổi.  Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển nhanh chóng và bạn cần thêm nhiều đường dây điện thoại hơn, điều đó thật dễ dàng thực hiện với hệ thống VoIP. Chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp VoIP của bạn, họ sẽ cung cấp cho bạn và sử dụng các đường dây điện thoại mới ngay lập tức. Tuy nhiên, với dịch vụ điện thoại cố định truyền thống, bạn sẽ cần phải lắp đặt thêm đường dây điện thoại vật lý, điều này có thể tốn kém và bất tiện.

Điều đó cũng có nghĩa là nếu bạn thấy mình có ít nhân viên hơn ban đầu, bạn có thể dễ dàng giảm số lượng đường dây điện thoại, do đó giảm thiểu chi phí.

Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác

Hệ thống VoIP linh hoạt hơn nhiều lần so với điện thoại cố định truyền thống vì nó cho phép dễ dàng tích hợp với công nghệ mới khi công ty của bạn phát triển và thay đổi. Ví dụ: bạn có thể tích hợp hệ thống điện thoại VoIP của mình với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hiện có hoặc phần mềm kinh doanh khác để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Chất lượng cuộc gọi được cải thiện

Chất lượng âm thanh của POTS (Đường dây Dịch vụ Điện thoại Cũ Thông thường)  không cao bằng các dịch vụ VoIP. Hạn chế chính của POTS đối với doanh nghiệp là nó dễ gặp các vấn đề về tiếng ồn và độ trễ thời gian trên đường truyền trong các cuộc trò chuyện. Điều này có thể rất khó chịu đối với những nhân viên đang cố gắng nhận cuộc gọi của khách hàng hoặc trong một cuộc gọi quan trọng với nhà cung cấp. Chất lượng âm thanh của các dịch vụ VoIP thường rất cao, miễn là nó được cấu hình đúng cách và kết nối internet đủ nhanh để hỗ trợ nó.

Dễ sử dụng

Nếu bạn không phải là người đặc biệt am hiểu về công nghệ, đừng lo lắng. Hệ thống VoIP được thiết kế để dễ sử dụng. Trong nhiều trường hợp, nhân viên có thể thiết lập và chạy hệ thống điện thoại VoIP mới chỉ trong vài phút.  Mặt khác, hệ thống điện thoại cố định truyền thống có thể khó sử dụng, đặc biệt nếu bạn có nhiều máy lẻ hoặc cần thực hiện cuộc gọi quốc tế. Hệ thống điện thoại VoIP của Yeastar không chỉ cung cấp chức năng giao tiếp doanh nghiệp cấp doanh nghiệp mà còn cung cấp hỗ trợ kỹ thuật chất lượng cao, có thể giúp giao tiếp doanh nghiệp của bạn trực tiếp và hiệu quả hơn, đồng thời cũng có lợi hơn cho việc mở rộng và quản lý giao tiếp doanh nghiệp.

Đáng tin cậy hơn điện thoại cố định

Hệ thống điện thoại VoIP đáng tin cậy hơn nhiều so với hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Hệ thống VoIP ít có khả năng bị gián đoạn dịch vụ do điều kiện thời tiết hoặc các yếu tố bên ngoài khác. Với hệ thống điện thoại cố định truyền thống, toàn bộ chi nhánh có thể ngừng hoạt động khi có sự cố mất điện tại một địa điểm. Tính linh hoạt và tính di động của điện thoại VoIP cũng làm cho chúng trở nên đáng tin cậy hơn, vì nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Các tính năng và chức năng nâng cao

VoIP đi kèm với nhiều tính năng, nhiều tính năng không khả dụng thông qua điện thoại cố định truyền thống. Các tính năng này có thể bao gồm chuyển giọng nói thành văn bản, ghi âm cuộc gọi trực tuyến, hội nghị truyền hình và hơn thế nữa. Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều tính năng nâng cao giúp bạn tiết kiệm tiền trong khi tăng năng suất của nhân viên.

Hệ thống VoIP cũng được thiết kế để cho phép nâng cấp dễ dàng bất cứ khi nào doanh nghiệp của bạn cần. Nếu bạn nhận thấy rằng công ty của bạn đang phát triển nhanh chóng hoặc nếu hệ thống VoIP hiện tại không còn đáp ứng được tất cả các nhu cầu của bạn, thì không cần phải thay thế toàn bộ hệ thống; chỉ cần thêm các thiết bị hoặc thành phần mới khi chúng trở nên cần thiết.

Hạn chế của việc chuyển từ điện thoại cố định sang VoIP (và cách khắc phục chúng)

Khiếu nại lớn nhất về hệ thống VoIP là chúng không hoạt động tốt với nhiều loại thiết bị điện thoại phi kỹ thuật số. Nếu công ty của bạn vẫn đang sử dụng điện thoại kiểu cũ, máy fax hoặc thậm chí các kiểu điện thoại cũ hơn, bạn có thể gặp sự cố khi chuyển sang VoIP. Những vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách cập nhật công nghệ VoIP mới nhất và đầu tư vào các thiết bị được thiết kế đặc biệt để tương thích với các hệ thống mới hơn. Bạn cũng có thể sử dụng các thiết bị hiện đại như máy tính xách tay, PC, điện thoại thông minh để thực hiện cuộc gọi bằng hệ thống VoIP của mình.

Một vấn đề khác có thể phát sinh khi chuyển sang VoIP là chất lượng cuộc gọi giảm. Điều này có thể do kết nối internet kém, cài đặt không chính xác hoặc các yếu tố khác. Tuy nhiên, về cơ bản thì không cần phải lo lắng về điều đó hiện nay khi mà công nghệ Internet ngày càng tiên tiến và phát triển.

Nếu chất lượng cuộc gọi là mối quan tâm đối với công ty của bạn, bạn có thể muốn kiểm tra các nhà cung cấp và kế hoạch VoIP khác nhau để tìm nhà cung cấp cung cấp chất lượng âm thanh tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Nhìn chung, có rất ít hạn chế khi sử dụng hệ thống điện thoại VoIP thay cho điện thoại cố định truyền thống. Với việc lập kế hoạch và nghiên cứu phù hợp, mọi vấn đề tiềm ẩn có thể dễ dàng tránh được.

Câu hỏi thường gặp về VoIP so với Điện thoại cố định