Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống điện thoại mới hoặc nâng cấp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể đã thấy thuật ngữ ‘softphone’. Vậy softphone là gì? Nó có gì khác so với bất kỳ điện thoại doanh nghiệp nào khác không? Bạn có thể làm gì với nó, và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?
Softphone là gì?
Bất chấp tên gọi của nó, softphone không phải là điện thoại bàn hay bất kỳ thiết bị vật lý nào khác. Thay vào đó, nó là một ứng dụng phần mềm được cài đặt trên một thiết bị được kết nối. Nó được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi qua internet.
Trong hầu hết các trường hợp, ứng dụng softphone bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ VoIP (giao thức thoại qua internet) mà bạn chọn. Họ thường cung cấp một softphone được thiết kế để hoạt động với hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn. Lý tưởng nhất là nó có giao diện trực quan gần giống với việc sử dụng điện thoại bàn hoặc các thiết bị khác. Người dùng ứng dụng Softphone sẽ có thể truy cập tất cả các tính năng tương tự bao gồm gọi ra, nhận cuộc gọi, thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại.
Bất kỳ ai sử dụng ứng dụng softphone cũng sẽ có thể truy cập các tính năng chỉ khả dụng qua thiết bị VoIP. Một số ví dụ về điều này là thực hiện cuộc gọi qua internet và hội nghị truyền hình.
Softphone hoạt động như thế nào?
Thật dễ dàng để hiểu cơ bản về một softphone. Trên thực tế, một nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo rằng việc cài đặt softphone của bạn khá đơn giản. Lý tưởng nhất là ứng dụng softphone của bạn sẽ được cài đặt và hoạt động chỉ trong vài phút.
Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu các yêu cầu của việc cài đặt ứng dụng và sử dụng các tính năng của softphone.
Lợi ích của tích hợp Linkus Desktop Client & Tai nghe Jabra
Điện thoại mềm, được trang bị tai nghe, được các tổng đài, đại lý bán hàng và hỗ trợ sử dụng rộng rãi để tăng hiệu quả cuộc gọi, đảm bảo chất lượng âm thanh tối ưu và cải thiện trải nghiệm giao tiếp tổng thể.
Yêu cầu hệ thống Softphone
Để bắt đầu, bạn cần có máy tính để bàn Windows hoặc Mac hoặc máy tính xách tay. Một số điện thoại mềm, chẳng hạn như Yeastar Linkus UC Clients, cũng có sẵn bằng điện thoại di động chạy trên hệ điều hành Android hoặc iOS. Miễn là bạn có thể kết nối Internet, bạn có thể sử dụng softphone.
Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt hơn, nhiều người dùng đang sử dụng tai nghe hoặc một số kết hợp tai nghe/ micrô khác cùng với điện thoại mềm. Tai nghe chuyên nghiệp thường đi kèm với tính năng khử tiếng ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh và giúp bạn không bị ảnh hưởng.
Phần mềm ứng dụng Softphone
Bây giờ bạn đã có một thiết bị tương thích, bạn có thể cài đặt ứng dụng softphone từ nhà cung cấp VoIP của mình. Trong nhiều trường hợp, bạn chỉ cần tải xuống từ trang web của nhà cung cấp hoặc tìm trong cửa hàng ứng dụng có liên quan. Thực hiện theo các hướng dẫn được cung cấp. Quá trình cài đặt sẽ không mất nhiều thời gian. Sau đó, miễn là bạn có kết nối internet, bạn sẽ có thể gọi điện thoại.
Dịch vụ Internet
Điều này thực sự nên đi mà không cần đề cập đến. Tuy nhiên, bạn sẽ cần kết nối internet để cài đặt phần mềm softphone của mình. Hơn nữa, về sau, bạn sẽ cần phải kết nối Internet để thực hiện hoặc nhận cuộc gọi.
Nếu bạn muốn chắc chắn rằng phần mềm softphone của mình sẽ hoạt động tối ưu, hãy cân nhắc xem có nên nâng cấp hay không. Bạn sẽ muốn có sẵn băng thông cho phép người dùng sử dụng tất cả các tính năng chính do nhà cung cấp VoIP của bạn cung cấp.
Các tính năng hàng đầu của softphone là gì?
Khi bạn đã cài đặt softphone, chắc chắn bạn sẽ ấn tượng với nhiều tính năng có sẵn cho mình. Đầu tiên, bạn có thể tận hưởng các tính năng tiêu chuẩn của điện thoại bàn như khả năng chuyển tiếp cuộc gọi, giữ mọi người và sử dụng chức năng đèn flash. Dưới đây là danh sách ngắn các tính năng điều khiển cuộc gọi trên softphone:
- Chuyển đến bất kỳ phần mở rộng nào
- Giữ và tắt tiếng cuộc gọi.
- Thiết lập quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi và chiến lược đổ chuông
- Xem lại lịch sử cuộc gọi
- Quản lý thư thoại
Các tính năng trên chỉ đơn giản là để thực hiện và xử lý cuộc gọi. Một số điện thoại mềm mạnh hơn cũng sẽ có khả năng liên lạc hợp nhất và các tính năng nâng cao hiệu quả cuộc gọi được tích hợp sẵn. Lấy ví dụ như Yeastar Linkus UC Clients.
Gọi điện video & hội nghị truyền hình
Tất nhiên, hội nghị truyền hình tích hợp là một thành phần quan trọng. Người dùng có thể sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình và trò chuyện nhóm trong cuộc họp trực tuyến. Bên cạnh đó, tính năng gọi video 1: 1 còn giúp người dùng có thể nhìn thấy nhau bằng xương bằng thịt hàng ngày mọi lúc mọi nơi.
Sự có mặt
Trạng thái hiện diện cho phép người dùng softphone xem ai đang rảnh, đang gọi điện, ngoại tuyến hoặc vắng mặt tại văn phòng trong thời gian thực. Các chỉ báo trạng thái có thể được mã hóa bằng màu sắc với các mô tả tùy chỉnh.
Tích hợp CRM
Linkus UC Clients có thể được tích hợp với Dynamics 365, Zoho CRM và Danh bạ Google cũng như các gói CRM khác. Điều này cho phép người dùng nhấp để gọi các liên hệ CRM, lưu nhật ký cuộc gọi, có cái nhìn tổng thể về khách hàng thông qua cửa sổ bật lên cuộc gọi.
Tiện ích mở rộng Google Chrome
Người dùng Linkus softphone cài đặt Tiện ích mở rộng Yeastar Linkus cho Google Chrome trên trình duyệt chrome có thể tự động nhấp để quay số điện thoại hợp lệ bất kỳ xuất hiện trên trình duyệt web của họ và tận hưởng bàn phím quay số dễ dàng, cửa sổ bật lên cuộc gọi, điều khiển cuộc gọi nâng cao trực tiếp bằng các tab trình duyệt.
Tin khẩn
Là một phần bổ sung cho âm thanh và video, nhắn tin tức thời cung cấp cho bạn một giải pháp thay thế để giao tiếp hiệu quả và hiệu quả với đồng nghiệp. Sử dụng kết nối internet của bạn để nhắn tin một đối một, trò chuyện nhóm và chia sẻ tệp.
Quản lý Contacts Management
Tiết kiệm thời gian và tăng thêm sự tiện lợi đáng kể bằng cách tạo và quản lý danh sách liên hệ cá nhân hoặc toàn công ty có thể được đồng bộ hóa trên PBX, điện thoại IP và UC Linkus UC Clients của bạn.
Điều khiển điện thoại bàn từ xa
Tích hợp điện thoại máy tính (CTI) giúp bạn có thể dễ dàng nhấp để quay số từ máy tính để bàn trong khi vẫn sử dụng điện thoại bàn dựa trên internet thực. Bạn sẽ có thể thưởng thức chất lượng âm thanh cao hơn, đồng thời tăng hiệu quả cuộc gọi trên điện thoại cứng của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng softphone là gì?
Nếu bạn không tin rằng hệ thống điện thoại VoIP với softphone hoặc ứng dụng di động dành cho máy tính để bàn là dành cho bạn, hãy xem xét một số lợi ích bổ sung này.
Ít phần cứng hơn các hệ thống điện thoại truyền thống
Bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy rằng điện thoại mềm giúp bạn thoát khỏi việc cài đặt và cấu hình tẻ nhạt. Bạn cũng không cần đi dây như đã từng làm với các hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Trong nhiều trường hợp, tất cả những gì bạn cần là một micrô và loa chuyên dụng.
Đường dây điện thoại không còn được yêu cầu
Bởi vì điện thoại mềm sử dụng băng thông internet, không cần phải cài đặt đường dây điện thoại chuyên dụng như khi bạn làm với điện thoại truyền thống. Bạn có thể thêm bao nhiêu máy trạm tùy thích mà không cần lo lắng về chi phí đường dây điện thoại.
Tạo tính khả dụng suốt ngày đêm
Miễn là người lao động có máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối Internet, họ có thể cài đặt ứng dụng softphone và sử dụng mọi tính năng. Điều này bao gồm gọi điện video thời gian thực. Khi đã đến lúc gỡ bỏ một thiết bị, chỉ cần cài đặt ứng dụng trên thiết bị mới. Phần mềm này là một phần quan trọng của bất kỳ hệ thống truyền thông hợp nhất nào vì nó hoạt động trên PC, Mac, iOS và Android. Giao tiếp công việc không chỉ dừng lại ở năm giờ chiều. Nhóm của bạn không nên có tùy chọn thân thiện với người dùng hoạt động ngay trên thiết bị di động của họ?
Tại sao lại chọn điện thoại mềm thay vì điện thoại truyền thống?
Cả hai thiết bị đều thực hiện cuộc gọi điện thoại. Ngoài ra, có một số khác biệt quan trọng cần xem xét.
Điện thoại mềm giảm chi phí trả trước và chi phí liên tục
Điện thoại mềm giúp bạn giảm bớt gánh nặng tài chính khi mua hoặc thuê nhiều điện thoại thực. Bạn cũng không phải trả nhiều tiền như vậy khi chạy comm. Các dòng chỉ để đảm bảo rằng dịch vụ điện thoại có sẵn. Việc thiếu thiết bị này cũng giúp loại bỏ hầu hết các chi phí bảo trì trong tương lai.
Điện thoại mềm có thể là giải pháp truyền thông hợp nhất
Một lần nữa, cũng giống như Yeastar Linkus UC Clients, một chiếc điện thoại mềm mạnh mẽ cung cấp một nền tảng duy nhất hỗ trợ nhiều hình thức giao tiếp. Gửi tin nhắn trong cuộc họp trong hội nghị truyền hình. Nhấp để bắt đầu cuộc gọi điện video với đồng nghiệp tại nhà ngay lập tức. Bắt đầu ghi âm cuộc gọi để ghi lại điều gì đó khẩn cấp. Gọi điện thoại trực tiếp từ bảng điều khiển Zoho CRM của bạn. Nhấp vào số điện thoại trên một trang web để thực hiện cuộc gọi ngay lập tức từ Linkus.
Hỗ trợ tốt hơn cho lực lượng lao động từ xa
Các tính năng của hệ thống softphone hoàn hảo cho môi trường làm việc từ xa. Tất cả các tính năng của hệ thống điện thoại doanh nghiệp cho nhân viên tại văn phòng đều khả dụng ở bất kỳ nơi nào khác trên thế giới. Giải pháp này cũng lý tưởng cho BYOD. Nhân viên chỉ cần cài đặt ứng dụng trên điện thoại di động đã chọn của họ và sau đó họ có thể làm việc từ bất cứ đâu họ cần.
Điện thoại mềm có tốt hơn điện thoại cứng không?
Thành thật mà nói, điện thoại mềm thực sự không cạnh tranh với điện thoại cứng. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng khi người dùng cần thực hiện cuộc gọi, gửi tin nhắn hoặc quản lý liên lạc công việc của họ. Sự khác biệt là điện thoại cứng là điện thoại vật lý và điện thoại mềm chỉ mô phỏng các chức năng của điện thoại sử dụng công nghệ VoIP. Nhân viên có thể có lý do hợp lệ để thích cái này hay cái kia. Đó là lý do tại sao một nhà cung cấp tốt hiểu sự cần thiết phải có cả hai trong một giải pháp viễn thông duy nhất.
Khách hàng Linkus UC: Luôn kết nối mọi lúc mọi nơi
Được thiết kế cho Hệ thống tổng đài Yeastar, Linkus UC Clients cho phép người dùng dễ dàng truy cập một bộ toàn diện gồm gọi điện, hội nghị, thư thoại, hiện diện, liên hệ doanh nghiệp, cộng tác từ một giao diện duy nhất sử dụng điện thoại di động, máy tính để bàn và trình duyệt web. Nhân viên có thể duy trì kết nối với đồng nghiệp và khách hàng ở bất kỳ đâu, khi nào và theo cách nào họ muốn.