Sử dụng tính năng hot desking cho điện thoại trên Zoom Phone

Tính năng hot desking cho phép người dùng điện thoại sử dụng số máy lẻ và mã PIN của họ để đăng nhập tạm thời vào điện thoại bàn được cấp phép. Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp sử dụng cho hot desking:

• Shared office or co-working space: Người dùng điện thoại từ các công ty khác nhau có thể tận dụng cùng một phần cứng điện thoại trong khi vẫn giữ quyền truy cập số điện thoại và thư thoại của riêng họ.
• Traveling sales or field team: Các đại diện bán hàng có thể đăng nhập vào bất kỳ điện thoại bàn nóng nào khi đang làm việc ở các văn phòng khác nhau, duy trì khả năng liên lạc dễ dàng và tính chuyên nghiệp khi có một số điện thoại và số máy lẻ.
• 24/7 call center: Nhân viên làm việc theo ca tại các trung tâm liên lạc, những người dùng chung bàn làm việc nhưng duy trì các hộp thư thoại và số điện thoại riêng biệt.
• Out of office or travelling employee: Nhân viên thường xuyên vắng mặt hoặc đi du lịch có thể bật tính năng hot desking trên điện thoại bàn của họ, cho phép người khác đăng nhập vào điện thoại bàn của họ.

Ghi chú:

• Bạn sẽ thấy một phím mềm Sign out ngay cả khi bạn không bật tính năng hot desking. Đừng nhấn Sign out rồi Sign in khi bạn muốn đăng nhập vào điện thoại bàn có tính năng hot desking.
• Khóa mềm Sign out là để bảo mật và quyền riêng tư của bạn. Nó cho phép bạn đăng xuất khỏi điện thoại khi rời khỏi bàn làm việc, ngăn người khác truy cập vào điện thoại của bạn để thực hiện cuộc gọi. Nhấn Sign in để đăng nhập lại vào điện thoại của bạn bằng cách nhập mã PIN thư thoại và tiện ích mở rộng của bạn.

Điều kiện

• Zoom Phone license
• Điện thoại bàn được cung cấp hỗ trợ tính năng hot desking

Cách bật hot desking cho Zoom Phone

Đối với quản trị viên

Nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể bật tính năng hot desking cho bất kỳ điện thoại bàn hoặc điện thoại khu vực chung nào được chỉ định.

1. Đăng nhập vào cổng web Zoom.
2. Trong menu điều hướng, điều hướng đến trang dành cho thiết bị được chỉ định hoặc điện thoại khu vực chung:
   • Assigned phone: Nhấp vào Phone System Management điện thoại rồi đến Phones & Devices.
   • Common area phone: Nhấp vào Phone System Management, sau đó nhấp vào Users & Rooms. Nhấp vào tab Common Area Phone.
3. Nhấp vào tên hiển thị của thiết bị bạn muốn kích hoạt tính năng hot desking.
4. Nhấp vào tab Policy.
5. Nhấp vào nút chuyển đổi để bật Hot Desking .

Đối với người sử dụng

Nếu bạn là người dùng, bạn có thể bật tính năng hot desking cho bất kỳ điện thoại nào bạn đã được chỉ định.

1. Đăng nhập vào cổng web Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Phone.
3. Cuộn xuống phần Desk Phone(s).
4. Đảm bảo rằng điện thoại đã chọn Allow Hot Desking.

Đặt giới hạn thời gian chờ của phiên (quản trị viên)

Nếu bạn là quản trị viên, bạn cũng có thể đặt khoảng thời gian chờ của phiên cho điện thoại đã bật tính năng hot desking. Mọi điện thoại đã đăng nhập có tính năng hot desking sẽ tự động được đăng xuất sau khi đạt đến giới hạn. Xem cài đặt điện thoại bàn cấp tài khoản để biết thêm thông tin.

Sử dụng hot desking

Nếu điện thoại bàn đã bật tính năng hot desking, bạn có thể tạm thời đăng nhập vào điện thoại. Khi bạn đăng xuất, điện thoại sẽ được gán lại cho chủ sở hữu ban đầu hoặc hoàn nguyên về điện thoại khu vực chung. Thông thường, bạn sẽ thấy Unassigned chỉ định trên màn hình chính của điện thoại khu vực chung.

Lưu ý: Quản trị viên có thể đặt giới hạn thời gian chờ của phiên cho tính năng hot desking. Khi đạt đến giới hạn, điện thoại sẽ tự động đăng xuất khỏi hot desking session.

Đăng nhập

1. Đăng nhập vào điện thoại bằng một trong các phương pháp sau:
   • Nhấn phím mềm Guest trên màn hình chính của điện thoại.
     Quan trọng: Khi đăng nhập vào điện thoại được chỉ định, đừng nhấn Sign Out rồi nhấn Sign In. Thao tác này sẽ hủy đăng ký thiết bị khỏi chủ sở hữu ban đầu và vô hiệu hóa tính năng hot desking.
   • Quay số và gọi *91.
2. Làm theo lời nhắc bằng âm thanh để nhập số máy lẻ và mã PIN thư thoại của bạn.
   Điện thoại sẽ khởi động lại để đăng ký thông tin của bạn. Nếu điện thoại không tự động khởi động lại, hãy khởi động lại điện thoại theo cách thủ công.

Đăng xuất

Khi sử dụng xong điện thoại, bạn có thể đăng xuất bằng một trong các phương pháp sau:

• Nhấn phím mềm Sign Out trên trang thứ hai của menu phím mềm.
• Quay số và gọi *92.

Điện thoại sẽ khởi động lại để đăng ký với chủ sở hữu ban đầu hoặc hoàn nguyên về điện thoại khu vực chung. Nếu điện thoại không tự động khởi động lại, hãy khởi động lại điện thoại theo cách thủ công.

Xem điện thoại với hot desking và remotely signing out

Đối với quản trị viên

1. Đăng nhập vào cổng web Zoom.
2. Trong menu điều hướng, điều hướng đến trang dành cho thiết bị được chỉ định hoặc điện thoại khu vực chung:
   • Assigned phone: Nhấp vào Phone System Management rồi đến Phones & Devices..
   • Common area phone: Nhấp vào Phone System Management, sau đó nhấp vào Users & Rooms. Nhấp vào tab Common Area Phones.
3. Xem cột Hot Desking để biết những điện thoại nào đã bật thiết kế nóng hiện đang đăng nhập.
   Lưu ý: Để xem liệu một thiết bị đã bật tính năng hot desking hay chưa, hãy nhấp vào tên hiển thị của điện thoại để xem cài đặt của nó.
4. (Tùy chọn) Chọn Only show Hot Desking devices that are signed in.
5. Trong cột Hot Desking, nhấp vào Sign out khỏi điện thoại được liên kết để đăng xuất khỏi phiên hot desking đang hoạt động.

Người sử dụng

Nếu bạn là người dùng điện thoại đã bật tính năng hot desking trên điện thoại, bạn có thể đăng xuất ai đó khỏi điện thoại của mình từ xa.

1. Đăng nhập vào cổng web Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Phone.
3. Cuộn xuống phần Desk Phone(s).
4. Di chuột qua điện thoại cần đăng xuất từ ​​xa, sau đó nhấp vào Sign out.