Cisco Webex Meetings là một trong những giải pháp hội nghị trực tuyến hàng đầu đến từ một trong những tập đoàn công nghệ nổi tiếng của Mỹ – Cisco Systems, Inc. Cisco Webex Meetings rất phù hợp cho các tổ chức, cá nhân muốn tổ chức các buổi hội nghị truyền hình trực tuyến mọi lúc mọi nơi. Giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng mà vẫn mang đến vẻ hấp dẫn riêng cho người dùng. Cùng tìm hiểu 20 tính năng nổi bật của Webex Meetings cũng như cách sử dụng các tính năng này qua bài viết dưới đây để có những trải nghiệm người dùng chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả, chất lượng cuộc họp của bạn.
1. Bắt đầu một cuộc họp mới
Webex Meetings cho phép bạn bắt đầu cuộc họp (meeting) tức thì mà không cần phải lên lịch trước. Với tính năng này bạn có thể dễ dàng tổ chức một cuộc họp nhanh bất cứ lúc nào cần thiết, rất hữu ích trong việc giải quyết những công việc cấp bách, cần tổ chức hội họp gấp.
- Bước 1: Click vào biểu tượng
trên màn hình - Bước 2: Kiểm tra kết nối thiết bị (Loa/micro)
- Chú thích:
- (1) Kiểm tra kết nối video cho cuộc họp (meeting).
- (2) Kiểm tra kết nối âm thanh cho cuộc họp.
- (3) Kiểm tra âm thanh cho cuộc họp.
- (4) Bật/tắt micro trước khi vào cuộc họp.
- (5) Bật/tắt video trước khi vào cuộc họp.
- Bước 3: Sau đó nhấn vào Start Meeting để bắt đầu cuộc họp.
2. Lên lịch cho cuộc họp Webex
Với Webex Meetings, bạn có thể dễ dàng lên lịch cho một cuộc họp mới, giúp bạn chủ động hơn trong công việc và có thể sắp xếp thời gian, lịch trình làm việc một cách hợp lý.
- Bước 1: Click vào
trên màn hình webex. - Bước 2: Điền thông tin cuộc họp
- (1): Chọn loại cuộc họp (meeting) cho bạn
- (2): Tiêu đề cuộc họp
- (3): Mật khẩu để người tham gia có thể tham gia vào cuộc họp
- (4): Chọn thời gian và thời lượng cho buổi họp
- (5): Chọn khu vực cho buổi họp
- (6):Thông tin Email của người tham dự mà bạn muốn mời họ tham gia vào cuộc họp của bạn.
- Bước 3: Nhấn Start
3. Tham gia vào một cuộc họp (meeting)
Nếu bạn là người tham dự cuộc họp, bạn cần nhập thông tin cuộc họp vào ô dưới đây để có thể tham gia phiên họp.
Sau đó, trong ô textbox, nhấn Join để tham gia buổi họp.
4. Xem danh sách các cuộc họp webex
Cuộc sống bận rộn, công việc tất bật làm bạn không thể ghi nhớ hết tất cả mọi việc, và đôi khi bạn cũng có thể bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng nào đó đã lên lịch. Đừng lo, giờ đây với Webex Meetings bạn có thể xem và kiểm tra lại danh sách tất cả các cuộc họp đã được lên lịch, tránh bỏ sót bất kỳ một sự kiện quan trọng nào. Bạn có thể xem danh sách các cuộc họp theo nhiều cách khác nhau.
- Cách 1: xem trực tiếp trên ứng dụng Cisco Webex Meetings dành cho máy tính
- Cách 2:
- Bước 1: Đăng nhập vào trang webex.com
- Bước 2: Nhấn vào Meeting để xem danh sách các cuộc họp sắp diễn ra và nhấn vào Completed để xem các cuộc họp đã hoàn thành.
5. Chia sẻ màn hình
Webex Meetings cho phép chủ phòng chia sẻ tài liệu tới tất cả người tham gia, giúp tăng hiệu quả truyền đạt nội dung, nâng cao hiệu suất công việc cũng như chất lượng cuộc họp.
- Bước 1: Click vào biểu tượng
trên màn hình - Bước 2: Chọn chế độ chia sẻ
- (1): Chia sẻ video có âm thanh
- (2): Chia sẻ hình ảnh slide
- Bước 3: Chọn màn hình cần chia sẻ, sau đó nhấn Share
6. Chú thích trên màn hình chia sẻ
Tính năng chú thích trên màn hình chia sẻ cho phép mọi người tham gia trong cuộc họp có thể đưa ra ý kiến cá nhân, xây dựng nội dung buổi họp, giúp tăng hiệu quả tương tác đáng kể.
- Bước 1: Sau khi chia sẻ màn hình, bạn click vào biểu tượng
trên màn hình - Bước 2: Chọn kiểu chú thích phù hợp với nội dung cuộc họp.
7. Ghi lại nội dung cuộc họp
Webex Meetings cho phép bạn ghi lại những gì có trong cuộc họp. Tính năng này rất hữu ích khi bạn buốn xem lại nội dung của một cuộc họp đã tổ chức hoặc gửi bản ghi cho những người tham gia không có mặt trong buổi họp.
- Bước 1: click vào biểu tượng
- Bước 2: Chọn nơi lưu trữ
- (1): Lưu trữ bản ghi trên đám mây
- (2):Lưu trữ bản ghi trên máy tính của bạn
- Bước 3: Nhấn Record để tiến hành quá trình ghi
8. Xem/sửa/xóa bản ghi cuộc họp
- Bước 1: Đăng nhập vào trang webex.com
- Bước 2: Nhấn vào Recordings để xem danh sách ghi âm
- (1): Tải bải ghi âm về máy tính của bạn.
- (2): Chia sẻ bàn ghi âm cho người khác.
- (3): Tùy chọn (Sửa/Xóa) bản ghi âm.
9. Khóa cuộc họp (meeting)
Chủ phòng có thể khóa cuộc họp không cho người ngoài tham gia vào buổi họp.
- Bước 1: Click vào biểu tượng
dưới màn hình - Bước 2: Click vào nút bên trái biểu tượng Lock meeting để khóa phòng họp
10. Mời và nhắc nhở người tham gia
Webex Meetings hỗ trợ tính năng mời và nhắc nhở người tham gia, cho phép chủ phòng mời người tham gia cuộc họp qua Mail hoặc qua link cuộc họp.
- Mời qua Mail
- Bước 1: Click vào biểu tượng dưới màn hình
- Bước 2:Chọn Invite & remind
- Bước 3:Nhập Mail người tham gia, sau đó nhấn Send
- Bước 1: Click vào biểu tượng
- Mời người tham gia qua đường link:
- Bước 1: Coppy link cuộc họp
- Bước 2: Click vào biểu tượng dưới màn hình
- Bước 3: Nhấn vào Copy meeting link, sau đó gửi cho những người tham gia.
11. Bật phiên họp trên phòng đột phá (Breakout Rooms)
Webex Meetings cho phép chủ phòng tạo phòng đột phá (Breakout Rooms), chỉ định người tham gia vào các phòng để tiện cho việc thảo luận nhóm.
- Bước 1: Click vào biểu tượng dưới màn hình
- Bước 2: Click vào nút bên phải trong ô Enable breakout sessions.
- Bước 3: Tạo phòng họp đột phá (Breakout Room)
- (1): Số lượng phòng được tạo ra
- (2): Người tham gia tham gia được tự động thêm vào phòng họp
- (3): Người tham gia được thêm vào phòng bằng cách thủ công
- Bước 4: Nhấn vào Create Assgnments
- Bước 5: Tùy chỉnh thành viên vào phòng đột phá
- (1):Thêm phòng đột phá
- (2):Di chuyển thành viên sang phòng khác
- (3):Đổi vị trí với Host (chủ phòng)
- (4):Xóa người tham gia khỏi phòng đột phá
- (5): Cài đặt thời gian cho phòng đột phá,thời gian sau khi thời gian phòng đột phá kết thúc để quay về phong chính.
- Bước 6: Click vào Start breakout sessions.
12. Tính năng Chat
Khi tham gia vào cuộc họp Webex, người dùng có thể trò chuyện với các thành viên khác trong phòng với tính năng Chat của Webex Meetings..
13. Tính năng ghi chú (Notes)
Webex Meetings cho phép bạn ghi lại những gì quan trọng trong cuộc họp như các câu hỏi, những ý kiến hay những vấn đề đang cần giải quyết sau buổi họp và lưu về máy.
- Bước 1: Nhấn vào dấu … bên góc dưới màn hình
- Bước 2:Chọn Notes
- Bước 3: Ghi chú lại các câu hỏi, ý kiến,vấn đề cần giải quyết, sau đó nhấn Save để lưu lại.
14. Tính năng khảo sát
Chủ phòng có thể khảo sát ý kiến người tham dự trong cuộc họp, từ đó rút ra những đánh giá nhận xét hữu ích về chất lượng cuộc họp và cải tiến cho những buổi họp sau.
- Bước 1: Trong cuộc họp, click
bên góc phải màn hình. - Bước 2: Chọn Polling
- Bước 3: Ở mục Questions, click vào New, sau đó điền câu hỏi mà bạn muốn thăm dò.
- Bước 4: Ở mục Answer ,click vào add, sau đó điền câu trả lời cho người tham gia chọn.
- Bước 5: Nhấn vào Options để cài đặt thời gian khảo sát ý kiến người tham gia.
- Bước 6: nhấn vào Open Poll để bắt đầu khảo sát ý kiến.
15. Trao quyền lên lịch cuộc họp cho người chủ trì thay thế
Khi chủ phòng (người chủ trì) bận không lên lịch được, chủ phòng có thể trao quyền lên lịch cho một người chủ trì thay thế khác.
- Bước 1: Truy cập vào Webex.com
- Bước 2: Nhấn vào Preferences, sau đó chọn Scheduling
- Bước 3: Tại mục Scheduling permission, nhập địa chỉ Mail của người chủ trì thay thế mà bạn muốn trao quyền lên lịch.
- Bước 4: Nhấn Save để lưu lại
16. Chuyển đổi vai trò người tham gia
Webex Meetings cho phép người chủ trì thay đổi vai trò những người tham gia trong cuộc họp (Host, cohost, Presenter)
- Bước 1: Trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng
bên dưới màn hình. - Bước 2: Click chuột phải vào người tham gia mà bạn muốn thay đổi vai trò hiện tại của họ, chọn Change Role, sau đó chọn Make Host/Make Cohost/Make Presenter.
17. Thay đổi ảnh đại diện
Webex Meetings cho phép chủ tài khoản thay đổi ảnh đại diện của mình.
- Bước 1: Đăng nhập vào webex.com
- Bước 2: Nhấn vào dấu v bên phải màn hình
- Bước 3: Chọn My Profile
- Bước 4: Nhấn vào Edit My Profile
- Bước 5: Nhấn vào ảnh diện và chọn ảnh cần thay đổi
18. Thay đổi mật khẩu
Chủ tài khoản có thể thay đổi mật khẩu tài khoản cá nhân trên Webex Meetings.
- Bước 1: Đăng nhập vào webex.com
- Bước 2: Nhấn vào dấu v bên phải màn hình
- Bước 3: Chọn My Profile
- Bước 4: Nhấn vào Edit My Profile
- Bước 5: Nhấn vào Update your account password
- Bước 6: Nhập mật khẩu mới và Save để lưu mật khẩu.
19. Chức năng thống kê
Webex Meetings hỗ trợ tính năng thống kê tất cả các cuộc họp đã tổ chức và số người tham gia.
- Bước 1: Đăng nhập vào webex.com
- Bước 2: Nhấn vào Insights
20. Tham gia cuộc họp webex
Người tham dự có thể tham gia vào cuộc họp Webex thông qua lời mời từ gửi từ chủ phòng.
Đầu tiên, bạn sẽ nhận một email được gửi tới từ chủ phòng.
- Bước 1: Mở email mời tham gia webex
- Bước 2: Nhấn vào Join meeting
Hoặc nhấn vào link bên dưới Join meeting
- Bước 3: Chọn chế độ tham gia
- (1):Tham gia trên ứng dụng Webex Meetings dành cho máy tính
- (2): Tham gia Webex Meetings trên trình duyệt web
- Bước 4: Nhập tên cần hiển thị và địa chỉ Email
- Bước 5: Nhấn Next, sau đó chọn Join