Hội nghị truyền hình là một cách tuyệt vời để tổ chức các cuộc họp, phỏng vấn và các phiên thảo luận ở nhiều địa điểm khác nhau. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa nó với một hệ thống được thiết lập chính xác. Cho dù đó là trong nhà của bạn hay phòng họp văn phòng, hội nghị truyền hình có thể mở rộng nơi làm việc của bạn với toàn thế giới. Bạn không còn phải đi lại trên khắp đất nước và sắp xếp nhật ký của 10 người khác nhau cho một cuộc họp. Bạn có thể chỉ cần bật máy ảnh và kết nối với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu. Trong bài viết đưới dây là các yếu tố chính cần xem xét khi thiết lập hội nghị truyền hình của bạn.
4 yếu tố chính cần xem xét khi thiết lập hội nghị truyền hình của bạn
Khi nói đến cách lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình, có một số điều cần loại bỏ danh sách của bạn trước tiên. Những thứ này sẽ giúp bạn quyết định những gì bạn cần mua — và những gì bạn sẽ không mua.
1. Phần mềm hội nghị truyền hình
Đây là một vấn đề lớn. Tất nhiên, không phải tất cả các nền tảng cuộc họp video đều được tạo ra như nhau. Có những kế hoạch miễn phí và cũng có những kế hoạch rất đắt tiền — và thành thật mà nói, bạn có thể muốn thứ gì đó ở giữa để có những hội nghị truyền hình tốt.
Xem chi tiết
Phần mềm họp trực tuyến không giới hạn thời gian tốt nhất
2. Chất lượng âm thanh và video
Tất nhiên, nếu bạn đang họp trực tuyến với đồng nghiệp và khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng (điều này có thể quan trọng hơn nhiều đối với cuộc gặp với khách hàng và khách hàng tiềm năng), thì bạn sẽ cần chất lượng video và âm thanh rất tốt hoặc xuất sắc.
Nó giúp bạn có thể nói chuyện với nhau mà không bị cắt lời hoặc độ trễ khó chịu — và nó trông chuyên nghiệp hơn.
Nhiều biến số ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh của cuộc gọi, bao gồm:
- Mạng đã được kết nối,
- Băng thông,
- Phần mềm bạn đang sử dụng,
- Khả năng xử lý của máy tính hoặc điện thoại của bạn,
- Bản thân micrô,
- Xung quanh bạn ồn ào làm sao,
- Và nhiều hơn nữa…
Và cuối cùng, đừng bao giờ tính lỗi con người. Micrô bên ngoài có thể được đặt ở vị trí kém, không được bật — hoặc bị ngắt kết nối hoàn toàn.
Và khi nói đến phần video của hội nghị truyền hình, nếu bạn không muốn video bị pixel, thì hãy tìm phần mềm hội nghị truyền hình có tích hợp video HD. (Nó giúp mang lại trải nghiệm họp tốt hơn, đặc biệt nếu bạn đang xử lý VIP.)
3. Cài đặt hệ thống bảo mật
Bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, nếu bạn đang sử dụng hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, phần mềm của bạn phải đi kèm với một số mức độ bảo mật.
4. Băng thông mạng
Để có một hội nghị truyền hình suôn sẻ, bạn cần có đủ băng thông. Thông thường, phần mềm bị đổ lỗi khi các cuộc gọi hoặc cuộc họp trực tuyến bị trục trặc, nhưng thủ phạm thực sự là Internet của bạn.
Đối với nhân viên kết nối từ văn phòng tại nhà hoặc khi đang di chuyển, trải nghiệm làm việc từ mọi nơi của họ sẽ phụ thuộc vào kết nối địa phương của họ. Đây có thể là mạng Wi-Fi, ethernet hoặc mạng di động tại văn phòng tại nhà của họ.
5. Phòng hội nghị truyền hình
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuyển sang, hoặc đã ở trong một môi trường làm việc kết hợp , thì có thể bạn sẽ có các phòng họp và phòng họp tập thể. Những thứ này sẽ cần phải có thiết lập hội nghị truyền hình cho những thứ như cuộc họp trực tuyến hàng ngày, các buổi đào tạo, hội thảo trên web, bản trình bày và hơn thế nữa.
Tùy thuộc vào số lượng phòng bạn có và quy mô bố trí phòng , thiết bị hội nghị truyền hình mà bạn cần sẽ khác nhau. (Thông thường, bạn sẽ cần ít nhất một màn hình và một micrô đa hướng trong phòng với các tính năng như lọc tiếng ồn và tăng tự động.)
Mặc dù vậy, bạn không cần phải chi nhiều tiền cho một phòng họp. Các hệ thống hội nghị truyền hình tất cả trong một như Logitech BCC950 và Logitech Meetup có giá cả phải chăng và dễ thiết lập, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ:
Mẹo: Dù bạn chọn phòng hội nghị nào, số lượng người tham dự phải vừa vặn. Và căn phòng cần được chiếu sáng tốt và tương đối cách âm với thế giới bên ngoài.
Các bước lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình
Bước 1: Thiết lập phòng họp
Căn phòng nên được thiết kế đủ sáng và tránh nguồn phản sáng từ bên ngoài. Phòng nên được sơn gam màu trầm và dùng thảm để giảm tiếng vọng, tiếng ồn.
Bước 2: Tiến hành lắp đặt các trang thiết bị: Laptop/PC, loa, mic…
Lắp đặt microphone và loa USB hoặc tích hợp Bluetooth. Với phòng họp trực tuyến diện tích lớn hơn, nên sử dụng microphone và các thiết bị tăng âm để có âm thanh đảm bảo, lưu ý nên đặt loa cách xa thiết bị tăng âm.
Lắp đặt 1 camera HD cổng USB, có hoặc không có khả năng Pan/Tilt/Zoom. Bạn cũng có thể lắp đặt 1 camera cổng HDMI với Card Capture.
Lắp đặt 1 màn hình HD TV hoặc màn hình kép HD TV để hiển thị hình ảnh người nói và tài liệu cần chia sẻ cùng một lúc.
Bước 3: Cài đặt phần mềm hội nghị trực tuyến
- Phần mềm họp trực tuyến cho phép họp và đào tạo trực tuyến
- Chức năng giơ tay phát biểu sử dụng cho lớp học trực tuyến hoặc cho các điểm cầu có điều khiển
- Hỗ trợ dậy học đào tạo trực tuyến
- Kết nối mọi lúc mọi nơi qua Web, Smartphone…
- Đầy đủ các tương tác trình chiếu
- Trình chiếu chia sẻ tài liệu cũng như tương tác bảng giữa các điểm cầu
- Chát nhóm hoặc chát riêng lẻ giữa các thành viên
- Ghi hình lại toàn bộ cuộc họp
- Kết nối mọi thiết bị trên thị trường
Bước 4: Tổ chức phòng họp và mời các thành viên tham gia họp
Thật đơn giản và nhanh chóng, trên đây là 4 bước thiết lập một căn phòng hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc mời các bạn liên hệ vào hotline 02877798999 của công ty Ngọc Thiên để được giải đáp chi tiết.
Ngọc Thiên – Cung cấp trọn gói dịch vụ hội nghị trực tuyến
Ngọc Thiên chuyên cung cấp hệ thống hội nghị truyền hình, họp trực tuyến, lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình uy tín – chất lượng hàng đầu.
Lợi ích khi lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình tại Ngọc Thiên
- Hỗ trợ toàn bộ các thiết bị đầu cuối: Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin, Ngọc Thiên sẽ tư vấn và cung cấp các thiết bị cần thiết trong các gói dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
- Lắp đặt tận nơi, nhanh chóng, tiện lợi được thực hiện bằng đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp
- Tiết kiệm băng thông: Người tham dự được phân quyền chặt chẽ giúp cho băng thông không tăng lên khi số điểm tham dự tăng và sẵn sàng đáp ứng triển khai trên quy mô lớn.
- Giá thành ưu đãi: Đăng ký dùng thử với giá ưu đãi giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
