Hiện nay nhu cầu chuyển đổi nâng cấp từ hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống (Analog) đã lỗi thời sang hệ thống tổng đài ảo đang dẫn đầu xu hướng. Tuy nhiên, để có thể sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả thì người dùng phải nắm rõ các bước thiết lập tổng đài ảo dưới đây. Ngọc Thiên đã tổng hợp lại, mời bạn theo dõi ngay để biết thêm chi tiết nhé!
Thiết lập tổng đài ảo có mấy giai đoạn?
Tổng đài ảo nói riêng hay bất kỳ phần mềm, dịch vụ nào trước khi được đưa vào sử dụng cũng cần phải xác định được 03 giai đoạn:
- Giai đoạn nghiên cứu, chuẩn bị
- Giai đoạn di chuyển và thiết lập
- Giai đoạn sau khi thiết lập tổng đài ảo
Nhìn tổng quan, tổng đài ảo là một giải pháp nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Mọi thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ trực tiếp trên internet. Vì thế doanh nghiệp sử dụng có thể tối ưu được chi phí cũng như quá trình nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như hệ thống Analog cũ ngày xưa.
Nói đến đây chắc bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Nếu đã không mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và lắp đặt ra sao?”
Cách thiết lập tổng đài ảo chi tiết cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu khi thiết lập tổng đài ảo
Để đi đến quyết định chuyển đổi sang hệ thống mới, bạn phải xác định được nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm mục đích lựa chọn gói cung cấp phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí. Chẳng hạn:
- Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
- Ngân sách
- Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý
- Các trang thiết bị đầu cuối cần chuẩn bị
- …
Bước 2: Ưu tiên cài đặt tính năng phục vụ cho nhu cầu
Đây là một số tính năng tổng đài ảo Ngọc Thiên mang đến cho bạn khi đăng ký dịch vụ của chúng tôi:
- Không giới hạn mở rộng máy nhánh
- Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
- Quản lý thông tin khách hàng (Tích hợp CRM)
- Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
- Gọi nội bộ miễn phí 100%
- Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
- Video Call, Chatbot
- Quản lý, giám sát đội ngũ
- …
Bước 3: Kiểm tra băng thông
Tổng đài Đa Kênh Thông Minh (Tổng đài ảo) hoạt động hoàn toàn trên Internet, vì vậy bạn cần đảm bảo doanh nghiệp bạn đáp ứng được băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi thật mượt mà. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề quá lớn, theo như báo cáo của Ookla thì mọi băng thông được doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều có độ rộng trung bình trên 50 Mbps.
Các cuộc gọi được đánh giá chất lượng qua tổng đài ảo đều phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
- Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
- Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Bước 4: Lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối
Để thiết lập tổng đài ảo, việc lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tuỳ vào tính chất công việc của đội ngũ nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Nếu nhân viên thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì doanh nghiệp nên sử dụng Softphone. Ngược lại, nếu nhân sự chủ yếu ngồi tại văn phòng thì bạn hãy sử dụng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.
Bước 5: Chuyển đổi đầu số
Nếu bạn là một doanh nghiệp mới thành lập hoặc muốn đổi mới hệ thống hoàn toàn, không muốn sử dụng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. Ngọc Thiên ngoài cung cấp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, còn hỗ trợ cung cấp đến Quý Khách Hàng kho số tổng đài chất lượng với đa dạng đầu số: 1800, 1900, 028, 024, mobile SIP,…
Tuy nhiên nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng đầu số hotline đã gắn liền với thương hiệu của mình, chỉ cần thông báo với Ngọc Thiên. Chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển đổi đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.
Bước 6: Tạo mới và quản lý người dùng
Ở bước này, bạn chỉ cần liệt kê chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài VoIP. Ví dụ như bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ bao gồm ai? Bộ phận bán hàng sẽ có những nhân viên nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố công việc trên phần mềm tổng đài?…
Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối
Đây là bước thiết lập các thiết bị đầu cuối cho tổng đài cloud. Nếu bạn sử dụng softphone, nhà cung cấp sẽ tạo ra cho mỗi người dùng một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được Ngọc Thiên giao theo đúng số lượng người dùng mà bạn đăng ký.
Bước 8: Xây dựng kịch bản cuộc gọi
Ở bước này, bạn chỉ cần xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng rõ ràng để đưa vào tính năng IVR trên phần mềm. Điều này sẽ giúp bạn tương tác tức thời với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh trường hợp thiếu nhân viên trực và khách hàng không được chăm sóc, tư vấn kịp thời.
Sử dụng tổng đài ảo, bạn có thể thay đổi kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào. Vì vậy bạn có thể tối ưu trên từng chặng đường kinh doanh của mình, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Bước 9: Xác minh kết nối mạng
Khi đã thiết lập tổng đài ảo hoàn tất, hãy kiểm tra kết nối mạng trên tổng đài có ổn định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:
- Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
- Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
- Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh
Sau các bước trên, mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn thiện. Tuy nhiên bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài. Ngoài ra, bạn có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định chính xác hơn.
Bước 11: Xây dựng lời chào tổng đài
Lời chào đóng vai trò khá quan trọng ở bất kỳ cuộc gọi nào, vì nó giúp khách hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline doanh nghiệp hay chưa. Bên cạnh đó, lời chào thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp đối với từng khách hàng của mình.
Bước 12: Thiết lập thêm các tính năng bổ sung
Bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện 100% những yếu tố một tổng đài ảo cần có, giúp tối ưu quy trình làm việc và năng suất của toàn đội ngũ.