Những gì bạn chi cho phần mềm hội nghị truyền hình như Microsoft Teams, Zoom và Google Meet chỉ là một phần của câu đố. Bạn cũng đang đầu tư vào phòng họp, công cụ cộng tác cá nhân và quản lý CNTT:
- Phòng họp yêu cầu phần cứng video: webcam, loa, micrô và bộ điều khiển.
- Các cá nhân yêu cầu khả năng âm thanh / video, bao gồm cả webcam và tai nghe.
- Quản trị viên CNTT yêu cầu khả năng quản lý phần cứng và phần mềm video bằng các công cụ quản lý thiết bị cung cấp quyền truy cập và báo cáo từ xa.
Các thiết bị phòng họp, tai nghe cá nhân và webcam cũng như các ứng dụng quản lý rất quan trọng đối với chất lượng và trải nghiệm tổng thể của cuộc họp video. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các cách mà những công cụ này giúp bạn nhận được nhiều giá trị nhất từ khoản đầu tư của mình vào cộng tác video. Chúng tôi sẽ tập trung vào ba câu hỏi chính.
Cách tối đa hóa khoản đầu tư cho hội nghị truyền hình của bạn
Bạn có đang tối ưu hóa môi trường phòng họp không?
Nhân viên có thể bước vào bất kỳ phòng nào và bắt đầu ngay lập tức cuộc họp hội nghị truyền hình chỉ bằng một lần chạm không?
Bản thân trải nghiệm tuyệt vời trong phòng họp sẽ khuyến khích nhân viên sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình và thiết bị A/ V mà bạn đã mua. Dưới đây là bốn bước bạn có thể thực hiện để tối ưu hóa trải nghiệm phòng họp.
- Thêm bộ điều khiển cảm ứng. Bộ điều khiển cảm ứng phòng họp treo tường hoặc gắn trên bàn như Logitech Tap cho phép nhân viên chỉ cần chạm vào màn hình để bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp. Không còn phải tranh giành để tìm ra cách bắt đầu cuộc họp.
- Hỗ trợ bất kỳ ứng dụng hội nghị truyền hình nào. Các phòng họp thường có một phần mềm hội nghị truyền hình mặc định. Điều này làm cho việc tham gia các cuộc họp nhanh hơn và dễ dàng hơn – trừ khi bạn cần sử dụng một dịch vụ khác. Logitech Swytch giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bất kỳ ai cắm vào máy tính xách tay và tham gia bất kỳ cuộc họp ảo hoặc hội thảo trên web nào.
- Tối ưu hóa thiết kế âm thanh. Có lẽ bạn đã đầu tư vào màn hình phẳng 4K tuyệt đẹp cho mỗi phòng của mình. Nhưng thế nào là âm thanh? Hãy xem xét một camera hội nghị như Rally Bar với công nghệ RightSound ™ tích hợp AI để tự động điều chỉnh độ to và giọng nói nhẹ nhàng, loại bỏ tiếng ồn xung quanh và tiếp tục cải thiện chất lượng âm thanh theo thời gian.
- Thêm bảng trắng vào cuộc họp. Đối với việc động não, hình thành ý tưởng và cộng tác, bảng trắng là công cụ hoàn hảo – nhưng các nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng chúng một cách hiệu quả trong các cuộc họp video. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra Logitech Scribe, một máy ảnh bảng trắng được hỗ trợ bởi AI giúp truyền tải nội dung trên bảng trắng vào các cuộc họp video với độ rõ nét vượt trội.
Bạn có đang hỗ trợ nhân viên ở xa không?
Nhân viên có thiết bị cộng tác cá nhân giúp họ cảm thấy được tham gia và trình bày nhiều hơn trong bất kỳ cuộc họp video nào không?
Trước khi kết nối với một cuộc họp video, nhiều người sẽ nhìn nhanh vào gương. Đó là bản chất của con người. Tất cả chúng ta đều muốn có vẻ ngoài và âm thanh tốt nhất của mình khi xem video. Điều này có vẻ đặc biệt đúng khi chúng tôi tham gia từ xa. Tất cả chúng ta đều muốn trải nghiệm kết nối thông qua máy tính xách tay và các thiết bị cá nhân để cảm thấy tự nhiên như trải nghiệm của những người trong phòng họp.
Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để tối ưu hóa trải nghiệm của nhân viên với các thiết bị cộng tác cá nhân và khuyến khích sự bình đẳng trong cuộc họp.
- Cung cấp thiết bị ngoại vi cấp doanh nghiệp. Trong các đơn đặt hàng tại chỗ, nhiều nhân viên đã khám phá ra điều gì đó mà những người trong ngành CNTT đã biết. Thiết bị âm thanh và video cấp dành cho người tiêu dùng không lý tưởng cho doanh nghiệp và không được tối ưu hóa cho các cuộc họp video. Ngược lại, tai nghe của Logitech bao gồm các tính năng mà nhân viên muốn, chẳng hạn như tắt tiếng tự động, cũng như các tính năng mà CNTT muốn, chẳng hạn như chứng nhận với các nhà cung cấp phần mềm lớn. Webcam của Logitech có độ phân giải, khung hình trên giây, trường nhìn và chất lượng thấu kính tốt hơn, cũng như Tích hợp với các nhà cung cấp phần mềm video để hỗ trợ các cuộc họp không có vấn đề.
- Cung cấp bộ công cụ “làm việc tại nhà”. Những gì nhân viên từ xa thực sự muốn là một môi trường gần giống với trải nghiệm văn phòng. Một cách mà CNTT có thể giúp nhân viên là cung cấp một bộ công cụ “làm việc tại nhà” bao gồm tai nghe và webcam dành riêng cho mục đích bên cạnh sự kết hợp chuột / bàn phím / màn hình tiêu chuẩn.
Vào cuối ngày, tập trung vào trải nghiệm của nhân viên sẽ thúc đẩy tỷ lệ chấp nhận hội nghị truyền hình cao hơn và giúp biện minh cho khoản đầu tư đó.
Bạn có đang làm cho CNTT hiệu quả hơn không?
Quản trị viên CNTT có thể dễ dàng quản lý các phòng và thiết bị từ mọi nơi không?
Quản trị viên CNTT dành thời gian triển khai, quản lý và hỗ trợ hội nghị truyền hình cũng như các thiết bị cộng tác cá nhân là một đầu vào khác cần được đưa vào tính toán ROI của bạn.
Ví dụ: khi nhân viên sử dụng tai nghe rời và webcam không được chứng nhận với dịch vụ hội nghị truyền hình mà tổ chức của bạn tiêu chuẩn hóa, tình huống này có thể tạo ra vấn đề cho nhân viên và làm đau đầu về CNTT. Như đã đề cập ở trên, việc cung cấp bộ công cụ làm việc tại nhà gồm các thiết bị đã được phê duyệt và chứng nhận có thể giảm bớt phiếu trợ giúp và đơn giản hóa việc hỗ trợ nếu có vấn đề xảy ra.
Dưới đây là ba bước bổ sung bạn có thể thực hiện để tối ưu hóa vai trò của CNTT và giảm thiểu lượng thời gian CNTT dành cho hội nghị truyền hình:
- Triển khai các công cụ video mới. Một loại camera hội nghị mới được gọi là “thanh video tất cả trong một” có thể gắn trực tiếp vào màn hình của phòng và chạy dịch vụ video đám mây trên một thiết bị điện toán tích hợp sẵn. Với một camera như Rally Bar, ít thành phần hơn có nghĩa là cài đặt nhanh hơn với hệ thống cáp tối thiểu.
- Triển khai bảng điều khiển quản lý để quản lý thiết bị từ xa. Với hàng nghìn phòng và thiết bị cần quản lý, quản trị viên CNTT cần phải hoạt động hiệu quả nhất có thể. Chúng tôi đã xây dựng Logitech Sync để giúp CNTT dễ dàng hỗ trợ triển khai video trên quy mô lớn đồng thời giảm thiểu lượt truy cập trang web và vé gặp sự cố – tất cả đều từ giao diện dựa trên trình duyệt đơn giản.
- Cung cấp các video hướng dẫn đơn giản. Thật ngạc nhiên là có bao nhiêu vấn đề có thể được ngăn chặn bằng một đoạn video 30 giây đơn giản được phân phát cho nhân viên.
Cuối cùng, đầu tư vào công nghệ hiếm khi là một sự kiện riêng lẻ. Điều đó chắc chắn đúng với video. Mặc dù nền tảng hội nghị truyền hình mà bạn sử dụng có thể là một trong những khoản đầu tư lớn nhất của bạn, nhưng sự thành công của nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác, bao gồm sự chấp nhận của người dùng, trải nghiệm phòng họp và thời gian của CNTT. Giải quyết những lĩnh vực này có thể giúp đảm bảo bạn nhận được giá trị tối đa từ khoản đầu tư đó.
