Phần mềm, Tin công nghệ, Tin tức

5 lý do doanh nghiệp nên chọn Google Workspace Enterprise

5 lý do doanh nghiệp nên chọn Google Workspace Enterprise

Google Workspace Enterprise không chỉ kế thừa toàn bộ các ứng dụng đặc trưng của Business Plus mà còn bổ sung thêm nhiều giải pháp kiểm soát nhằm ngăn chặn mất dữ liệu. Đây là phiên bản lý tưởng cho các tổ chức có quy mô lớn, yêu cầu độ chắc chắn về quản lý và bảo mật thông tin. Google Workspace Enterprise mang đến các tính năng bảo mật, quản lý, và tuân thủ cao cấp như Vault, DLP, quản lý vùng dữ liệu, và quản lý điểm cuối doanh nghiệp. Đặc biệt, phiên bản này còn tích hợp AppSheet Core, giúp mỗi thành viên trong tổ chức dễ dàng tạo ứng dụng mà không cần phải nắm vững kỹ năng lập trình.

Khi doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào bộ công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và vận hành, những tiêu chí quan trọng như tính tương thích, khả năng triển khai và sử dụng dễ dàng, cũng như độ bảo mật cao đều được đặt lên hàng đầu. Nhờ những cải tiến và nâng cấp không ngừng, Google Workspace đã trở thành một giải pháp hoàn hảo, mang đến cho doanh nghiệp một bộ công cụ được điều chỉnh và tối ưu hóa một cách tinh tế nhất.

Tổng quan về gói Google Workspace Enterprise

Google Workspace là bộ công cụ văn phòng tất cả trong một, bao gồm các giải pháp cộng tác linh hoạt, có thể đáp ứng mọi phong cách làm việc. Ngoài Gmail và Lịch, Google Workspace cũng cung cấp các công cụ quen thuộc khác như các phiên bản Google Meet, Chat, Drive, Docs, Sheet,v.v…dành cho doanh nghiệp – tất cả trong một gói thuê bao duy nhất, dễ quản lý với các bản cập nhật tự động. Google Workspace chia làm 2 gói chính dành cho Business (giới hạn cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng) và Enterprise (doanh nghiệp trên 300 người dùng). Phiên bản Enterprise cung cấp giải pháp cho các tổ chức lớn với các tùy chọn lưu trữ linh hoạt, các tính năng cuộc gọi video nâng cao cũng như tính bảo mật và tuân thủ cấp doanh nghiệp.

Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa các phiên bản Google Workspace là dung lượng lưu trữ mà bạn nhận được. Gói Business Starter bị giới hạn ở 30 GB dung lượng lưu trữ, trong khi Business Plus cung cấp cho nhóm của bạn nhiều dung lượng đám mây với hạn mức 5 TB cho mỗi người dùng. Google Workspace dành cho doanh nghiệp và tập đoàn lớn có tên là Google Workspace Enterprise. Giải pháp này không giới hạn số lượng tài khoản được phép đăng ký và đặc biệt không giới hạn dung lượng nếu tổ chức đăng ký trên 5 giấy phép Google Workspace.

Trong trường hợp nào doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký hay nâng cấp lên phiên bản Enterprise của Google Workspace? Nếu doanh nghiệp của bạn vượt ngưỡng 300 người dùng, bạn không thể mua giấy phép của phiên bản Business nữa mà thay vào đó phải nâng cấp lên phiên bản Enterprise. Hoặc các tập đoàn có số lượng trên 300 nhân sự, ngay từ đầu cần phải đăng ký phiên bản Enterprise. Doanh nghiệp cũng có xu hướng lựa chọn các phiên bản cấp cao khi có nhu cầu lớn về việc lưu trữ dung lượng, các yêu cầu khắt khe về bảo mật dữ liệu hay quản lý thiết bị đầu cuối.

Các phiên bản của gói Google Workspace Enterprise

Google Workspace Enterprise Essentials

  • Bộ nhớ 1TB cho mỗi người dùng
  • Google Drive, Google Docs, Google Sheets và Google Slides kết hợp với các tùy chọn lịch và email hiện tại của bạn.
  • Không có Gmail hoặc Lịch Google.

Google Workspace Enterprise Standard

  • Lưu trữ không giới hạn với 5 người dùng trở lên. Với 4 người dùng trở xuống, 1TB cho mỗi người dùng.
  • Môi trường Google Workspace đầy đủ
  • Google Vault
  • Ngăn ngừa mất dữ liệu cho Gmail và Drive
  • Kiểm tra và báo cáo nâng cao
  • Quản lý thiết bị nâng cao
  • Phát trực tiếp lên tới 10.000 người

Google Workspace Enterprise Plus

  • Tất cả các tính năng của Google Workspace Enterprise Standard +
  • Mã hóa S/MME cho email
  • Nhật ký minh bạch cho quản trị viên
  • Khử tiếng ồn nâng cao trong hội nghị truyền hình
  • AppSheet Core
  • Phát trực tiếp tới 100.000 người

Tính năng nổi bật của phiên bản Google Workspace Enterprise

Google Vault

Bạn làm việc trong ngành đòi hỏi sự tuân thủ cao (như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính, khu vực công, v.v., và có nhu cầu lưu giữ vô thời hạn tất cả email, tài liệu và tất cả tin nhắn trò chuyện. Nếu vậy, Google Vault ở các phiên bản Enterprise là giải pháp dành cho doanh nghiệp. Nó tự động giữ tất cả thông tin liên lạc của Google vào và ra khỏi doanh nghiệp và lưu giữ trong một khoảng thời gian định trước. Sau đó, quản trị viên có thể thực hiện tìm kiếm để xác định và cách ly các mục phù hợp với chủ đề.

Vault không phải là chức năng sao lưu và khôi phục, nó được thiết kế để sử dụng cho mục đích lưu trữ, lưu giữ pháp lý và báo cáo kiểm toán. Nếu bạn yêu cầu Vault thì việc nâng cấp lên phiên bản Business Plus hoặc Enterprise là hoàn toàn hợp lý.

Ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP)

Ngăn ngừa mất dữ liệu (Data Loss Prevention – DLP) là một chiến lược để đảm bảo rằng người dùng cuối không gửi thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng ra bên ngoài mạng công ty. Người dùng tạo tài liệu, tải nó bằng thông tin credit card của khách hàng của bạn và chia sẻ tài liệu này với một địa chỉ email bên ngoài. Tất cả các gói Google Workspace đều cung cấp một số quyền kiểm soát đối với điều này, nhưng phiên bản Google Workspace Enterprise sẽ nâng cấp điều này lên một số bước.

Sử dụng trình phát hiện nội dung được xác định trước, chẳng hạn với những nội dung nhạy cảm chứa số credit card, số nhận dạng an sinh xã hội và xử lý cả nhận dạng ký tự quang học và văn bản do máy tính tạo ra, phiên bản Google Workspace Enterprise cho phép quản trị viên đặt ngưỡng và xác định hành động cần thực hiện khi tìm thấy kết quả phù hợp.

DLP là một trong những tính năng nổi trội ở các phiên bản Enterprise của Google Workspace
DLP là một trong những tính năng nổi trội ở các phiên bản Enterprise của Google Workspace

Cloud DLP có thể giúp bạn phân loại dữ liệu của mình bên trong hoặc bên ngoài đám mây, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết để quản trị, kiểm soát và tuân thủ phù hợp. Lưu trữ các phát hiện chi tiết trong BigQuery để phân tích hoặc xuất bản các phát hiện tóm tắt cho các dịch vụ khác như Danh mục dữ liệu, Trung tâm chỉ huy bảo mật, Giám sát đám mây và Pub/Sub. Kiểm tra và giám sát dữ liệu của bạn trong Cloud Console hoặc tạo báo cáo và trang tổng quan tùy chỉnh bằng Google Data Studio hoặc công cụ bạn chọn.

Lưu trữ công cụ của bên thứ ba

Nếu các quy định tuân thủ của bạn yêu cầu bạn lưu trữ email của người dùng trong một dịch vụ lưu trữ bên ngoài thì tùy chọn duy nhất dành cho bạn là các phiên bản Google Workspace Enterprise. Điều này có thể là do các quy trình tuân thủ chất lượng của bạn đã được thiết lập và sẽ quá khó để thay đổi hoặc vì một số lý do tuân thủ khác.

Dịch vụ LDAP

Là Quản trị viên Google Workspace Enterprise, bạn sẽ có trách nhiệm quản lý quyền truy cập vào các ứng dụng doanh nghiệp. Đây có thể là các ứng dụng dựa trên SAAS hiện đại hoặc các ứng dụng truyền thống như ứng dụng dựa trên LDAP.

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các thư mục công ty kế thừa tại chỗ như Active Directory và LDAP mở để tích hợp các ứng dụng dựa trên LDAP truyền thống đó. Tuy nhiên, việc thiết lập và duy trì các hệ thống này rất phức tạp và các hệ thống này cũng có chi phí quản lý cao.

Dịch vụ LDAP bảo mật của Google cho phép bạn kết nối các ứng dụng và dịch vụ dựa trên LDAP của mình với Cloud Identity hoặc Google Workspace một cách dễ dàng và an toàn. Nó cho phép bạn sử dụng Cloud Directory làm máy chủ LDAP dựa trên đám mây để xác thực, ủy quyền và tìm kiếm thư mục. Các ứng dụng dựa trên LDAP (chẳng hạn như Atlassian Jira) và cơ sở hạ tầng CNTT (chẳng hạn như máy chủ VPN) mà bạn liên kết với dịch vụ LDAP Bảo mật có thể nằm tại chỗ hoặc trên Cơ sở hạ tầng dưới dạng nền tảng Dịch vụ như Google Compute Engine, AWS hoặc Azure.

Tính minh bạch của quyền truy cập nhật ký kiểm tra

Mục tiêu của Google là cung cấp tính bảo mật và minh bạch cho các tổ chức được cấp giấy phép Enterprise. Việc cung cấp nhật ký kiểm tra này cung cấp thông tin chi tiết về các hành động mà nhân viên của Google đã thực hiện khi truy cập nội dung do người dùng tạo. Nội dung do người dùng tạo là văn bản được nhập vào Gmail, Google Documents, Bảng tính, Bản trình bày và các ứng dụng khác. Nhật ký Tính minh bạch của quyền truy cập chứa thông tin về các hành động mà nhân viên của Google đã thực hiện khi truy cập dữ liệu của bạn, chẳng hạn như các hành động của Nhóm hỗ trợ mà bạn đã yêu cầu qua điện thoại, các cuộc điều tra kỹ thuật cấp thấp hơn đối với các yêu cầu hỗ trợ của bạn và các cuộc điều tra khác được thực hiện cho các mục đích kinh doanh hợp lệ, chẳng hạn như sửa lỗi mất điện.

Cộng tác toàn doanh nghiệp

Giấy phép Google Workspace Enterprise cung cấp thêm khả năng tiến hành các cuộc họp cấp doanh nghiệp với tối đa 250 người tham gia và phát trực tiếp. Các phiên Google Meet có thể được ghi lại và chia sẻ trong Drive. Hơn nữa, bạn có thể mở, phân tích, trực quan hóa và chia sẻ hàng tỷ hàng dữ liệu từ bảng tính với các trang tính được liên kết, trình kết nối dữ liệu mới cho BigQuery. Các Trang tính được liên kết cho phép bạn cộng tác với các đối tác, nhà phân tích hoặc các bên liên quan khác trong giao diện bảng tính quen thuộc. Nó cung cấp chức năng để đảm bảo có một Nguồn trung thực duy nhất để phân tích dữ liệu mà không cần xuất csv bổ sung và bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc trên bảng điều khiển và báo cáo.

Phiên bản Google Workpace Enterprise giúp việc cộng tác toàn doanh nghiệp được nâng cao hơn

Tính năng quản lý tiêu chuẩn cao

Giấy phép Google Workspace Enterprise cung cấp các tính năng quản lý tiêu chuẩn cao. Trong số những thứ khác, bạn có thể chỉ định các quy tắc với tư cách là quản trị viên để tự động hóa các tác vụ quản lý thiết bị và nhận thông báo bảo mật. Ví dụ: tự động chặn các thiết bị có hoạt động đáng ngờ đã được báo cáo. Bạn cũng có thể tự động đăng ký người dùng, cấp phép ứng dụng và đặt quy tắc quản lý thiết bị di động với Cloud Identity Premium.

Mã hóa email nâng cao bằng S/MIME

Tất cả dữ liệu Google Workspace đều được mã hóa cả khi lưu trữ và truyền đi. Gói Google Workspace Enterprise tăng cường hơn nữa bảo mật email bằng cách sử dụng mã hóa S/MIME tiêu chuẩn của ngành để bảo vệ hơn nữa khỏi mất dữ liệu. Nó hỗ trợ việc sử dụng chứng chỉ của bên thứ ba do quản trị viên hoặc người dùng tải lên và vẫn có hiệu lực đối với các trao đổi email trong tương lai giữa người gửi và người nhận.

Phân tích nhật ký Gmail

Việc quản lý nhật ký do nhiều người dùng Gmail tạo có thể là một hoạt động tốn thời gian. Phiên bản Google Workspace Enterprise cho phép xuất dữ liệu này sang BigQuery để phân tích chi tiết và phức tạp. Báo cáo khách hàng và bảng điều khiển có thể được tạo để tăng tốc quá trình.

Thực thi khóa bảo mật

Xác thực hai yếu tố có sẵn trên tất cả các phiên bản và quản trị viên có thể buộc người dùng sử dụng phương pháp này để truy cập vào tài khoản Google Workspace của họ. Phiên bản Google Workspace Enterprise cũng cho phép quản trị viên thực thi việc sử dụng các khóa bảo mật vật lý dựa trên tiêu chuẩn FIDO U2F. Nếu lớp bảo mật bổ sung này quan trọng đối với bạn thì phiên bản Google Workspace Enterprise chính là phiên bản bạn cần.

Tại sao doanh nghiệp nên nâng cấp lên phiên bản Enterprise?

Kiểm soát và bảo mật nâng cao cho số lượng người dùng không giới hạn

Google Workspace Enterprise cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như ngăn ngừa mất dữ liệu, quản lý thiết bị di động và tích hợp bảo mật của bên thứ ba, những tính năng này không có trong các phiên bản Google Workspace khác. Bài viết này có thể khám phá tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu đối với doanh nghiệp và cách Google Workspace Enterprise có thể cung cấp các biện pháp kiểm soát và bảo vệ cần thiết để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Tăng năng suất và khả năng cộng tác

Google Workspace Enterprise bao gồm các tính năng cộng tác và năng suất bổ sung, chẳng hạn như bản ghi Google Meet, cuộc gọi điện video 250 người tham gia và tính năng lưu trữ email cấp doanh nghiệp, những tính năng này không có trong các phiên bản Google Workspace khác. Bài viết này có thể nêu bật cách các tính năng này có thể cải thiện hiệu quả và sự cộng tác của nhóm, đồng thời cung cấp các ví dụ thực tế về các doanh nghiệp đã được hưởng lợi từ chúng.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

Google Workspace Enterprise cung cấp khả năng mở rộng và tính linh hoạt cao hơn các phiên bản Google Workspace khác, với khả năng hỗ trợ tối đa 250 người dùng trên mỗi tài khoản, mẫu tùy chỉnh cũng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Điều này giúp doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu và tốc độ tăng trưởng không ngừng thay đổi, mở rộng quy mô hoạt động thành công nhờ Google Workspace Enterprise.

Tiết kiệm chi phí và ROI

Mặc dù Google Workspace Enterprise có giá cao hơn so với các phiên bản Google Workspace khác, nhưng phiên bản này mang lại nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như bộ nhớ không giới hạn, di chuyển miễn phí cũng như các công cụ triển khai và quản lý hợp lý. Bài viết này có thể phân tích tổng chi phí sở hữu của Google Workspace Enterprise so với các phiên bản Google Workspace khác, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về cách các doanh nghiệp có thể tối đa hóa ROI của họ với phiên bản doanh nghiệp.

Tuân thủ và quy định

Google Workspace Enterprise cung cấp các tính năng tuân thủ và quy định bổ sung, chẳng hạn như tuân thủ HIPAA, hỗ trợ GDPR và nhật ký kiểm tra, những tính năng này không có trong các phiên bản Google Workspace khác. Bài viết này có thể khám phá tầm quan trọng của việc tuân thủ và các quy định đối với các doanh nghiệp trong các ngành khác nhau cũng như cách Google Workspace Enterprise có thể giúp họ đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và tránh các hình phạt tốn kém.

Nền tảng Google Workspace được xây dựng trên cơ sở hạ tầng đám mây, được thiết kế để hỗ trợ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư và tính bảo mật dựa trên các phương pháp hay nhất trong ngành, tùy thuộc vào số lượng nhân sự và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí để lựa chọn phù hợp.

Ngọc Thiên không chỉ cung cấp bộ sản phẩm Google Workspace đảm bảo các tiêu chuẩn của Google, mà còn hỗ trợ đào tạo, tối ưu và triển khai cho doanh nghiệp, giúp nhân sự của doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng và sử dụng thành thạo, tăng năng suất làm việc với Google Workspace.

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN

Hotline: 028777989990899339028

Email: info@vnsup.com

5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết liên quan