Họp là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Có hai loại cuộc họp phổ biến nhất: cuộc họp truyền thống và cuộc họp trực tuyến. Vậy bạn có biết sự khác biệt giữa cuộc họp truyền thống và cuộc họp trực tuyến? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc của bạn về sự khác biệt giữa hai hình thức này.
Họp truyền thống là gì?
Một cuộc họp truyền thống là khi hai hoặc nhiều người cùng nhau thảo luận về một hoặc nhiều chủ đề, thường là trong môi trường trang trọng hoặc kinh doanh, nhưng các cuộc họp cũng diễn ra trong nhiều bối cảnh khác nhau.
Cuộc họp truyền thống là một hình thức tập hợp các thành viên trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhằm mục đích thảo luận, tranh luận hoặc đưa ra các quyết định quan trọng. Một cuộc họp tốt sẽ đưa ra các vấn đề cần khắc phục và các chiến lược phát triển. Vì vậy, mọi cuộc họp truyền thống đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận để cân nhắc mọi quyết định.
Các cuộc họp truyền thống được tổ chức khác nhau dựa trên số lượng người tham gia, tính chất và thời lượng của cuộc họp.
1. Ưu điểm của cuộc họp truyền thống
– Buổi họp mặt truyền thống sẽ được chuẩn bị và thông báo trước. Điều này giúp tất cả những người tham gia cuộc họp có thể chuẩn bị tài liệu và kế hoạch cẩn thận khi tham gia cuộc họp.
– Môi trường trong phòng sẽ tạo nên không khí của phòng họp. Điều đó khiến các thành viên trong cuộc họp đều nghiêm túc tham gia.
– Mọi thành viên có thể trực tiếp đóng góp ý kiến và đưa ra quyết định ngay lập tức.
2. Nhược điểm của các cuộc họp truyền thống
– Tốn nhiều thời gian chuẩn bị phòng họp, tập hợp thành viên, in ấn tài liệu. Điều này gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
– Do có nhiều ý kiến được nêu ra trong cuộc họp nên dễ đưa ra những quyết định sai lầm.
– Khi tham gia các cuộc họp, công việc bị hoãn lại nên sẽ làm giảm hiệu quả trong công việc.
– Với việc doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau, các thành viên sẽ phải đi lại nhiều để tham gia các cuộc họp. Điều này sẽ gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến ra đời nhờ sự phát triển của nền tảng internet và những công nghệ tối ưu đã làm thay đổi định nghĩa về một cuộc họp hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết vấn đề trên.
Không giống như các công cụ trao đổi thông tin khác như điện thoại hoặc fax, cuộc họp trực tuyến cho phép những người tham gia ở các địa điểm khác nhau tham gia cuộc họp từ xa. Hệ thống đơn điểm, đa điểm cho phép truyền tải thông tin và dữ liệu hình ảnh từ nhiều vị trí địa lý cách xa nhau. Tại buổi gặp gỡ này, mọi người cũng có thể trực tiếp trao đổi với nhau thông qua hình ảnh và âm thanh một cách trực quan nhất.
Họp trực tuyến là giải pháp khắc phục triệt để những nhược điểm của họp truyền thống như mất thời gian di chuyển giữa các địa điểm, chi phí phòng họp, chi phí đi lại, ăn, ở,… một nơi nhưng chỉ cần có internet là mọi người có thể tham gia trực tuyến. cuộc họp.
1. Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến
– Có thể họp xuyên biên giới mà không tốn chi phí đi lại: Để tham gia họp, các thành viên không cần di chuyển mà có thể ngồi tại văn phòng của chính mình. Điều này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được nhiều thời gian đi lại và có thể nâng cao hiệu quả công việc.
– Quản lý chi nhánh dễ dàng hơn: Với tính năng họp trực tuyến, các doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều thành phố và quốc gia khác nhau có thể gặp nhau để bàn công việc bất cứ lúc nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phát triển công ty, cùng nhau giải quyết các vấn đề của các chi nhánh.
– Chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn giữa các chi nhánh: Với các tài liệu quan trọng được chuyển giao trong một cuộc họp, các cuộc họp trực tuyến có thể được trình chiếu ngay lập tức. Điều này giúp cuộc họp diễn ra liên tục, không phải mất thời gian chuyển và in tài liệu.
2. Nhược điểm của cuộc họp trực tuyến
– Có thể gây bất tiện cho những người chưa tiếp xúc với hình thức họp trực tuyến.
– Với phần mềm họp trực tuyến chuyên dụng, doanh nghiệp sẽ phải cài đặt thiết bị và phần mềm. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nó có thể tốn kém.
Xem thêm: 7 lợi ích của hội nghị trực tuyến
