Các phòng họp lớn là nơi lý tưởng cho các chức năng nhất định của công ty, chẳng hạn như các cuộc họp bộ phận và cập nhật hàng quý. Mặt khác, chúng thường có nhiều thiết bị phức tạp hơn và thiết lập phức tạp hơn có thể gây sợ hãi cho những người tổ chức cuộc họp bình thường.
Nhưng nó không nhất thiết phải theo cách này. Với giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp, các phòng lớn có thể dễ dàng trang bị, quản lý và sử dụng như phòng họp nhóm.
Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng các phòng họp lớn được tối ưu hóa và dễ tiếp cận để chúng được sử dụng như dự định – và không mất nhiều thời gian? Tập trung vào năm mục tiêu sau:
- Chất lượng hình ảnh HD
- Âm thanh rõ ràng
- Quản lý CNTT đơn giản
- Trải nghiệm người dùng liền mạch
- Thiết kế phòng tối ưu
Cách tối ưu hóa phòng họp lớn cho hội nghị truyền hình
Chọn đúng camera
Với các phòng hội nghị và không gian họp lớn, điều quan trọng là camera có thể chụp và lấy nét những người có thể ngồi cách mặt trước phòng một khoảng cách khá xa. Và không chỉ những người ở phía sau; camera sẽ có thể nhìn thấy mọi người ở hai bên của căn phòng.
Mức độ bao phủ toàn bộ phòng là quan trọng. Đối với các camera hội nghị trong các phòng lớn, tổng phạm vi phòng thường yêu cầu khả năng xoay, nghiêng và thu phóng. Kết hợp PTZ với trí tuệ nhân tạo cho phép máy ảnh tự động di chuyển ống kính và điều chỉnh độ thu phóng. Khi mọi người di chuyển trong cuộc họp – ví dụ: để viết trên bảng trắng – máy ảnh được nâng cao bởi AI sẽ tự động điều chỉnh góc ống kính và thu phóng để đảm bảo những người đó ở trong trường nhìn.
Cung cấp âm thanh tuyệt vời
Những đổi mới trong công nghệ âm thanh tiếp tục cải thiện chất lượng âm thanh cho các giải pháp phòng họp. Ví dụ: mic tạo chùm tia và phần mềm thông minh có thể cô lập người đang nói, tách tiếng ồn xung quanh và giảm thiểu ảnh hưởng của nhiễu xuyên âm.
Đối với các phòng lớn, các thành phần âm thanh có thể mở rộng và mô-đun rất quan trọng để đảm bảo những người ở xa máy ảnh vẫn nghe thấy. Thêm micrô vào một bảng lớn cũng cung cấp cho những người tham dự cuộc họp một cách thuận tiện để nhanh chóng tắt âm thanh.
Loa trước phòng mang lại trải nghiệm trò chuyện tự nhiên nhất vì giọng nói đến từ cùng một nơi với video. Đây có vẻ là một chi tiết nhỏ, nhưng việc đặt loa ngoài ở giữa bàn làm ngắt kết nối âm thanh khỏi video và có cảm giác hơi thiếu tự nhiên.
Đơn giản hóa quản lý CNTT
Giữ cho các phòng lớn hoạt động tốt là điều quan trọng trong môi trường làm việc hợp tác. Khi 20 người tham gia cuộc họp, điều cuối cùng bạn muốn là thiết bị không hoạt động do sự cố kỹ thuật.
Đảm bảo nhà cung cấp của bạn cung cấp thiết bị và công cụ quản lý phòng cho phép bạn kiểm tra phòng từ xa. Bảng điều khiển rõ ràng, dễ đọc hiển thị trạng thái thiết bị sẽ cho phép bạn phát hiện ra các vấn đề trước khi nhân viên thực hiện. Thông báo thời gian thực cũng hữu ích.
Nhưng tất nhiên bạn đang suy nghĩ về tất cả các không gian họp của bạn, không chỉ các phòng họp lớn. Sự nhất quán giữa các phòng làm cho việc quản lý thiết bị và phòng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều.
Tìm nhà cung cấp có danh mục các giải pháp phòng nhất quán từ phòng nhỏ nhất đến lớn nhất. Đảm bảo rằng các giải pháp phòng đó cho phép bạn sử dụng thiết bị máy tính mà bạn chọn. Và nếu họ chia sẻ các thành phần như mic và bộ điều khiển cảm ứng, điều đó sẽ giúp bạn quản lý phụ tùng thay thế dễ dàng hơn.
Cuối cùng, đừng bỏ bê việc quản lý cáp. Một cái gì đó đơn giản như một sợi cáp đã rút phích cắm có thể lãng phí rất nhiều thời gian khi mọi người cố gắng tìm ra lý do tại sao thiết bị họp không hoạt động. Một mớ dây cáp vô tổ chức cũng không giúp được gì. Cả hai vấn đề đều tác động tiêu cực đến trải nghiệm người dùng và hiệu quả CNTT.
Ngược lại, một cách tiếp cận được thiết kế tốt sẽ giữ cho các thành phần và dây cáp ở nơi khuất tầm nhìn và tránh bị nguy hiểm.
Nâng cao trải nghiệm người dùng
Rõ ràng tại sao trải nghiệm người dùng lại là một yếu tố quan trọng như vậy. Tất cả các kế hoạch trên thế giới sẽ không thành vấn đề nếu nhân viên không nắm bắt công nghệ. Thường thì trải nghiệm người dùng trong các phòng lớn là subpar – khó sử dụng, âm thanh và video kém hoặc hoàn toàn ngoại tuyến. Một số nhà cung cấp cung cấp các giải pháp phòng lớn hoạt động khác với các giải pháp của họ cho các phòng vừa và nhỏ.
Nhân viên muốn các công cụ họp dễ dàng, trực quan và được thiết kế tốt. Nhân viên có thể chuyển từ một cuộc họp nhỏ trong phòng họp nhóm sang một cuộc họp trong phòng họp lớn và thực hiện theo các bước tương tự để bắt đầu và điều hành cuộc họp của họ, mọi lúc. Trải nghiệm người dùng nhất quán từ phòng này sang phòng khác làm tăng tỷ lệ chấp nhận.
Để làm cho các cuộc họp trở nên trực quan hơn, bộ điều khiển phòng cho phép nhân viên tham gia cuộc họp chỉ bằng một lần nhấn – hoặc sử dụng giọng nói của họ để có trải nghiệm rảnh tay.
Tối ưu hóa Môi trường Phòng
Ngoài camera và hệ thống âm thanh, có một số yếu tố cần xem xét trong chính căn phòng. Ánh sáng, màu sắc căn phòng, đồ nội thất và các yếu tố khác trong môi trường có thể có ảnh hưởng tinh tế – hoặc không quá tinh tế – đối với trải nghiệm tổng thể.
Dưới đây là một số đề xuất từ Hướng dẫn thiết kế phòng của chúng tôi:
- Không gian họp được chiếu sáng đồng đều giúp camera thu được màu sắc, độ tương phản và độ nét của video chính xác nhất.
- Tránh hướng máy ảnh về phía cửa sổ bên ngoài hoặc các nguồn chiếu sáng mạnh khác, chẳng hạn như đèn định hướng.
- Màu tường trung tính tạo nền ít gây rối mắt nhất và giữ sự tập trung cho những người tham dự.
- Loại bỏ hoặc tránh đồ nội thất không cần thiết, các vật dụng trên bàn, cây cối trang trí công phu, tác phẩm nghệ thuật bận rộn, bản in đóng khung bằng kính phản chiếu và các đồ vật chuyển động như rèm cửa trong bản nháp
- Cân nhắc thêm các bàn nhỏ trên cao và ghế ngồi có thể di chuyển trọng lượng nhẹ để có cấu hình linh hoạt trong các phòng lớn
- Tránh các bề mặt cứng trên tường, chẳng hạn như kim loại, đá hoặc kính, vì có thể phản xạ âm thanh và làm giảm chất lượng âm thanh
- Sử dụng thảm thay vì ngói hoặc gỗ cứng; vật liệu mềm hơn và cao hơn hấp thụ âm thanh tốt nhất
Tạo không gian làm việc cộng tác
Các tổ chức có tư duy tiến bộ đang tối ưu hóa mọi không gian để cộng tác video, bao gồm phòng họp, văn phòng cá nhân và văn phòng tại nhà cho những người làm việc từ xa.
Bắt đầu một cuộc họp ở bất kỳ địa điểm nào nên là một trải nghiệm quen thuộc đối với nhân viên. Bắt đầu cuộc họp trong một căn phòng lớn cũng dễ dàng như ở bất kỳ không gian nào khác. Đã qua rồi cái thời mà mọi người tránh các phòng họp lớn vì công nghệ cồng kềnh. Hoặc hệ thống hội nghị truyền hình không hoạt động.
Với giải pháp phòng lớn dựa trên Logitech Rally Plus, bạn có thể tự tin rằng các phòng họp này sẽ dễ dàng sử dụng và quản lý như bất kỳ phòng họp nào khác.
