Giao tiếp thông suốt bên trong và bên ngoài là một trong những nền tảng của hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ngày nay, Giao thức Thoại qua Internet (VoIP) đang ngày càng trở thành quy tắc vàng của truyền thông doanh nghiệp hiện đại. Nói một cách đơn giản, nó là một công nghệ đã được chứng minh cho phép mọi người gọi điện qua kết nối Internet. Được phát triển vào năm 1995, nó đã phát triển để trở nên ổn định và đáng tin cậy hơn với sự phát triển của băng thông rộng và trở thành giải pháp phổ biến cho ngày càng nhiều doanh nghiệp khi nâng cấp hệ thống điện thoại của họ.
VoIP (Giao thức thoại qua Internet) là gì?
Theo truyền thống, các hệ thống điện thoại cũ truyền tín hiệu thoại bằng cách sử dụng các đường dây điện thoại tương tự, do đó nó yêu cầu thiết lập hệ thống dây mạch để thực hiện và nhận cuộc gọi. Trong trường hợp này, một phần thiết bị phần cứng chuyên dụng được gọi là Tổng đài Chi nhánh Riêng (PBX) được sử dụng để kết nối các phần mở rộng điện thoại nội bộ với mạng điện thoại công cộng.
Thay vì gửi các gói dữ liệu qua mạng chuyển mạch kênh truyền thống, VoIP, viết tắt của Voice over Internet Protocol, đôi khi còn được gọi là điện thoại IP, là một công nghệ chuyển đổi giọng nói thành tín hiệu kỹ thuật số có thể được truyền qua các gói dữ liệu kỹ thuật số internet thông qua mạng cục bộ/ mạng WAN/ cơ sở hạ tầng khác của bạn để cho phép các cuộc gọi điện thoại. VoIP sử dụng RTP (giao thức thời gian thực) để đảm bảo rằng các gói này được phân phối kịp thời. Bạn có thể sử dụng cáp ethernet hoặc kết nối WiFi tốc độ cao cho VoIP.
Đây là một video ngắn để giúp bạn hiểu VoIP là gì trong một phút.
VoIP hoạt động như thế nào?
Như đã đề cập ở trên, về cơ bản, VoIP hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu điện thoại tương tự thành tín hiệu kỹ thuật số để tạo điều kiện cho điện thoại qua Internet. Bây giờ chúng ta hãy đi sâu hơn một chút vào chi tiết về quy trình.
Giao thức SIP và SIP Trunking
Thoại qua IP hoạt động bằng cách sử dụng các công nghệ giao thức và SIP là một giao thức cho phép VoIP. Giao thức Khởi tạo Phiên (SIP) là một giao thức liên lạc cho các cuộc gọi VoIP và các phiên văn bản và đa phương tiện khác, chẳng hạn như nhắn tin tức thì và video. Trung kế SIP, dựa trên giao thức SIP, về cơ bản là một dịch vụ được thiết lập hầu như qua các kết nối internet của bạn và được cung cấp bởi Nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet (ITSP), loại bỏ kết nối vật lý với một công ty điện thoại.
Thiết bị bạn có thể cần để sử dụng VoIP
Hệ thống điện thoại VoIP (PBX)
Tổng đài VoIP (Private Branch Exchange) là một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp tạo điều kiện cho các cuộc gọi điện thoại qua mạng dữ liệu LAN hoặc WAN của công ty thay vì thông qua mạng chuyển mạch kênh.
Tổng đài VoIP có sẵn trong hai tùy chọn triển khai – tại chỗ và dựa trên đám mây. Với giải pháp thoại tại chỗ, phần cứng được cài đặt và chạy tại chỗ tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của bạn trong khi hệ thống tổng đài điện toán đám mây được phân phối hoàn toàn qua Internet và được nhà cung cấp dịch vụ quản lý hoàn toàn bên ngoài.
Điện thoại VoIP hoặc điện thoại IP
Điện thoại VoIP, hoặc điện thoại IP, là điện thoại văn phòng vật lý mà bạn có thể sử dụng với hệ thống điện thoại VoIP. Nhìn bề ngoài, chúng không khác nhiều so với điện thoại cố định truyền thống mà bạn tìm thấy ở nhà hoặc trên bàn làm việc. Do đó, nhân viên khá dễ dàng điều chỉnh để sử dụng điện thoại VoIP mới hơn. Một sự khác biệt cơ bản là chúng được hỗ trợ internet, cho dù thông qua WiFi hoặc Ethernet. Chúng được chỉ định địa chỉ IP để hỗ trợ các cuộc gọi qua mạng của bạn.
Điện thoại di động, máy tính, thiết bị kết nối mạng
Ngoài điện thoại IP, bạn cũng có thể truy cập hệ thống điện thoại VoIP bằng thiết bị di động, máy tính của riêng mình và các thiết bị có mạng khác có cài đặt ứng dụng VoIP hoặc ứng dụng softphone. Ngày nay, bạn có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại công việc mọi lúc, mọi nơi bằng chính thiết bị kết nối Internet của mình mà không lo bị giảm chất lượng cuộc gọi VoIP. Nhân viên không còn bị ràng buộc vào điện thoại bàn và có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào họ chọn.
Cổng VoIP
Một VoIP gateway là một thiết bị phần cứng mà người cải đạo giao thông điện thoại truyền thống (tương tự hoặc kỹ thuật số) thành các gói dữ liệu, cho phép kết nối giữa cơ sở hạ tầng điện thoại di sản và truyền thông dựa trên IP, đóng vai trò như một cầu nối giữa mạng IP, PSTN (Public Switched Telephone Network ), và mạng di động.
Lợi ích của VoIP là gì?
Các doanh nghiệp hiện đại thích sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP qua các đường dây điện thoại truyền thống vì họ có thể nhận được nhiều giá trị hơn là chỉ cải thiện thông tin liên lạc của công ty. Dưới đây là một số cách VoIP mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp.
1. Tiết kiệm chi phí
VoIP là một cách thân thiện với ngân sách để thiết lập hệ thống liên lạc kinh doanh. Các dịch vụ VoIP có thể dựa trên kết nối IP trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn, đơn giản là kết nối internet hiện có của bạn hoặc kết hợp cả hai. Do đó, nó cắt giảm chi phí cho các cuộc gọi nội bộ trong tổ chức của bạn hầu như không có, giảm đáng kể chi phí cho các cuộc gọi kinh doanh bên ngoài và quốc tế, tiết kiệm một khoản đầu tư đáng kể vào việc mua các đường dây điện thoại truyền thống, lắp đặt và bảo trì liên tục.
Hệ thống VoIP tại chỗ và dựa trên đám mây đều tiết kiệm chi phí nhưng có một số khác biệt về chi phí. Mặc dù bạn cần phải trả trước đầy đủ cho một hệ thống lựa chọn cơ sở, nó bảo vệ bạn khỏi rủi ro tăng phí và có nghĩa là chi phí hàng tháng sẽ thấp hơn sau khi chi phí được trang trải. Đối với các dịch vụ VoIP được lưu trữ dựa trên đám mây , bạn thường sử dụng mô hình OpEx với phí hàng tháng hoặc hàng năm phải chăng hơn và chi phí thiết bị ban đầu thấp.
Nếu các giải pháp thoại và dữ liệu của bạn hiện đang tách biệt, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách kết hợp hai giải pháp này dưới một nhà cung cấp. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, bạn cũng sẽ có thể hợp nhất cả dịch vụ internet và hỗ trợ điện thoại.
2. Dễ dàng cài đặt
So với các hệ thống điện thoại truyền thống, việc cài đặt và cấu hình hệ thống VoIP có thể rất dễ dàng. Theo truyền thống, với hệ thống điện thoại cố định, điện thoại văn phòng yêu cầu các đường dây vật lý để nhận dịch vụ điện thoại. Hệ thống điện thoại VoIP loại bỏ sự cần thiết phải cài đặt bất kỳ đường dây điện thoại vật lý nào. Tất cả những gì bạn cần làm là kết nối điện thoại IP với mạng công ty qua đường Ethernet.
Tốt hơn, nếu bạn cần nhân viên CNTT ưu tiên các dự án quan trọng hơn và tạo ra doanh thu thay vì quản lý hệ thống điện thoại, các dịch vụ điện thoại được lưu trữ sẽ giao công việc cho nhà cung cấp dịch vụ và không cần phải lo lắng về bất kỳ vấn đề mạng nào. Nó cũng sẽ có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp thiếu chuyên môn kỹ thuật hoặc nguồn lực.
3. Chất lượng giọng nói rõ ràng
Khi Voice over IP lần đầu tiên được giới thiệu, chất lượng cuộc gọi của nó thực sự không đạt yêu cầu. Những ngày đó đã qua rất lâu nhờ vào sự tiến bộ của băng thông rộng và chính công nghệ Giao thức thoại qua Internet. “Chất lượng cuộc gọi kém” có lẽ là quan niệm sai lầm lớn nhất về VoIP hiện nay.
Hãy yên tâm miễn là bạn có kết nối Internet nhanh và ổn định. Hầu hết các nhà cung cấp VoIP cung cấp một số lượng lớn các giao thức và codec khác nhau để đảm bảo chất lượng âm thanh HD. Với một giải pháp mạnh mẽ và cách triển khai phù hợp, chất lượng thoại của VoIP có thể tốt hoặc thậm chí tốt hơn so với các cuộc gọi trên điện thoại cố định. Bạn thậm chí không thể nhận ra sự khác biệt.
4. Tính di động & tính linh hoạt về địa lý
VoIP cho phép các doanh nghiệp mở rộng hệ thống thông tin liên lạc của họ đến các văn phòng từ xa và nhân viên đang di chuyển qua các thiết bị hỗ trợ SIP. Đối với những người làm việc ở xa, văn phòng ở bất cứ đâu họ có thể làm việc miễn là có kết nối Internet.
Việc triển khai một hệ thống VoIP đa điểm không chỉ có thể giữ cho tất cả các chi nhánh phân tán được kết nối liền mạch mà còn làm giảm chi phí cuộc gọi liên văn phòng theo hình xoắn ốc. Điện thoại mềm cho phép nhân viên làm cho các tiện ích mở rộng văn phòng của họ trở nên di động với nhiều tính năng xử lý cuộc gọi trong tầm tay. Ngoài ra, hệ thống điện thoại đám mây giúp dễ dàng kết nối các văn phòng phân tán theo địa lý dưới một hệ thống điện thoại và quản trị viên CNTT có thể dễ dàng quản lý nó từ bất kỳ vị trí nào.
5. Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng, là một trong những đặc điểm có giá trị nhất đối với doanh nghiệp, đề cập đến khả năng hệ thống xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng, thông thường bằng cách thêm tài nguyên vào hệ thống, mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu quả tổng thể của hệ thống.
VoIP là một giải pháp có khả năng mở rộng có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là dịch vụ VoIP dựa trên đám mây, mang lại sự linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp có tăng hoặc giảm nhân viên. Việc tăng và giảm số máy lẻ có thể được thực hiện ngay lập tức và doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho những gì họ cần, mà không cần mua thêm thiết bị phần cứng hoặc dây chuyền chuyên dụng mới. Tất cả đều có thể được thực hiện, thực tế trong thời gian thực. Nếu bạn là một doanh nghiệp theo mùa với nhu cầu liên lạc thường xuyên thay đổi hoặc đang trải qua tốc độ phát triển nhanh chóng, mô hình lưu trữ có thể hoàn toàn phù hợp với bạn.
6. Tính năng phong phú
Dịch vụ VoIP cung cấp một số tính năng không được hệ thống điện thoại truyền thống hỗ trợ hoặc chỉ có sẵn với một khoản phí bổ sung. Những tính năng này không chỉ là ‘tính năng bổ sung’. Nhiều doanh nghiệp đã cảm thấy dễ dàng sử dụng VoIP và trở nên cạnh tranh hơn với bộ tính năng tích hợp đầy đủ. Một số tính năng có thể giúp các công ty đáp ứng các nhu cầu quan trọng về an toàn và bảo mật, bao gồm khả năng kết nối với các dịch vụ khẩn cấp khi sử dụng Internet VoIP.
Dưới đây là danh sách các tính năng VoIP phải có để tăng hiệu quả giao tiếp kinh doanh của bạn:
Chuyển hướng cuộc gọi
Khi bên được gọi không có mặt, Chuyển tiếp cuộc gọi giúp chuyển hướng các cuộc gọi đến đến một điểm đến mong muốn khác, chẳng hạn như số điện thoại di động hoặc các số điện thoại khác. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc khác nhau cho các tình huống khác nhau. Ví dụ: tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác khi bạn đang bận, đổ chuông điện thoại di động khi không có ai trả lời cuộc gọi đến điện thoại bàn của bạn và yêu cầu người gọi để lại tin nhắn thoại khi bạn đang đi nghỉ. Nhân viên kinh doanh và nhân viên hiện trường đặc biệt không còn phải lo lắng về việc ở xa bàn làm việc của họ.
Phản hồi giọng nói tương tác (IVR)
IVR giúp ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7 mà không tốn kém nguồn nhân lực. Khi khách hàng gọi đến, những lời chào được ghi sẵn sẽ hướng họ đến điểm đến thích hợp nhất với thời gian chờ đợi tối thiểu. Với IVR, bạn có thể tự động hóa dịch vụ khách hàng, đưa ra câu trả lời thỏa đáng kịp thời, để lại ấn tượng tốt cho khách hàng và xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp.
Ring Group
Bao gồm một nhóm các tiện ích mở rộng vào một nhóm đổ chuông để khi có cuộc gọi đến, tất cả các tiện ích mở rộng có sẵn sẽ đổ chuông đồng thời hoặc tuần tự tùy theo các chiến lược đổ chuông khác nhau mà bạn đã thiết lập. Nó rất hữu ích trong việc chia sẻ và phân phối cuộc gọi hiệu quả giữa các nhân viên trong các bộ phận cụ thể. Kết quả là, năng suất chung của nhóm của bạn sẽ được tăng lên và đảm bảo phản hồi nhanh nhất cho các cuộc gọi của khách hàng.
Queue
Đó là một động thái thông minh khi để một cuộc gọi đến xếp hàng trong khi chờ một đại lý có sẵn. Tốt hơn là ở trạng thái chờ, chuyển đến thư thoại hoặc nhận được âm báo bận, khách hàng được thông báo rằng hiện tại không có nhân viên hỗ trợ nào để trả lời cuộc gọi và họ đang xếp hàng ngay bây giờ. Nó làm giảm số lượng cuộc gọi nhỡ cũng như ảnh hưởng tiêu cực của tín hiệu bận đến trải nghiệm của khách hàng. Bằng cách phân đoạn các đại lý thành nhiều hàng đợi, bạn thậm chí có thể cung cấp các mức dịch vụ khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau.
Nhạc đang chờ
Các cuộc gọi điện thoại đôi khi có thể bị tạm dừng, chẳng hạn như khoảng thời gian trong khi bạn chuyển cuộc gọi đến một số khác, hoặc thời gian chờ khi mọi người tham gia vào cuộc gọi hội nghị hoặc Không ai thích sự im lặng khó xử, vì vậy chỉ cần tải lên một số tệp âm thanh và tùy chỉnh bật – giữ âm nhạc để làm hài lòng khách hàng của bạn và nâng cao hình ảnh công ty của bạn.
Thu âm cuộc gọi
Hệ thống điện thoại VoIP có thể được thiết lập để tự động phát hiện và ghi lại mọi cuộc trò chuyện điện thoại được thực hiện qua hệ thống, bao gồm cả các cuộc gọi đến và đi. Các doanh nghiệp thường tận dụng ghi âm cuộc gọi như một công cụ đào tạo hoặc huấn luyện, để giúp giải quyết tranh chấp, nhằm mục đích xem xét và xác nhận, tuân thủ các quy định của họ và để theo dõi liệu khách hàng có hài lòng hay không. Công nghệ VoIP làm cho tất cả chúng trở nên đơn giản hóa.
