Hội nghị trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình, họp trực tuyến là giải pháp hỗ trợ nhiều người ở những địa điểm, vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia một cuộc họp từ xa; mà ở đó, họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp. Hiện nay, hội nghị trực tuyến đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho những buổi họp mặt của các công ty, doanh nghiệp. Vậy lợi ích của hội nghị trực tuyến là gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung dưới đây.
Lợi ích của hội nghị trực tuyến
1. Tiết kiệm chi phí tổ chức
Đây luôn là là yếu tố quan trọng hàng đầu khi bạn muốn đầu tư kinh doanh hay hoạt động hiểu quả. Bạn cứ tính thử một công ty nhỏ có 20 nhân viên mà lượng tương tác trao đổi qua lại khá nhiều, thì với những công ty có nhân viên lên đến 10.000 người thì chi phí sẽ độn lên rất lớn. Vì thế, hội nghị trực tuyến giúp cắt giảm chi phí hàng không, khách sạn, ăn uống và những chi phí phát sinh khác bằng cách đưa ra một hình thức kết nối giúp tăng cường quan hệ, khuyến khích trao đổi giữa các nhân viên.
Bên cạnh đó, hội nghị trực tuyến cho phép lưu trữ chương trình đào tạo tương tác để có thể sử dụng nhiều lần, mang lại kiến thức chuyên sâu khi cần để giảm thiểu chi phí do sai sót như trong thiết kế sản phẩm và sản xuất.
2. Tiết kiệm thời gian
Hội nghị trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian bằng nhiều cách, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đưa ra những quyết định quan trọng nhanh chóng hơn.
3. Tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng
Một trong những lợi ích của họp trực tuyến chính là khả năng kết nối nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau một cách cực kỳ nhanh chóng. Hơn nữa, các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều có các tính năng như chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch.
4. An toàn, bảo mật thông tin
Sự phổ biến của hình thức họp trực tuyến cũng đặt ra câu hỏi rằng liệu các thông tin mật của các cuộc họp theo hình thức này có được đảm bảo hay không? Bởi vì với các thủ đoạn ngày càng tinh vi của tin tắc như hiện nay, chỉ cần một chút sơ hở là các thông tin như tên đăng nhập, mật khẩu, tài liệu, nội dung cuộc họp sẽ dễ dàng rò rỉ ra ngoài. Có thể dẫn đến nhiều thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, bạn hãy lựa chọn các ứng dụng, nhà cung cấp phần mềm uy tín. Khi đó, mọi mối lo ngại về rò rỉ thông tin mật khi họp trực tuyến sẽ được giải quyết.
5. Quản lý, giám sát nhân viên hiệu quả
Các phần mềm họp trực tuyến có thể ứng dụng như một cách thức để trao đổi, giám sát nhân viên từ xa. Nó sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến trình, năng suất cũng như hiệu quả công việc. Phá vỡ mọi khoảng cách về địa lý, tăng động lực, đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.
6. Nhanh chóng, đơn giản, sử dụng dễ dàng
Để họp trực tuyến, người tham gia chỉ cần có các thiết bị di động như laptop, điện thoại có kết nối internet, cùng phần mềm hỗ trợ. Nhờ sự tiện lợi, đơn giản này mà các phòng họp online đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ riêng ở trong các doanh nghiệp.
7. Tăng cường hiệu suất công việc
Hội nghị trực tuyến tăng cường ý thức tương tác nhóm và phá vỡ sự tách biệt của nhân viên, xóa bỏ dần quan niệm “tự lực cánh sinh” mà không ít những nhân viên làm việc từ xa đang cảm thấy. Giải pháp này có thể giải quyết những nhu cầu thiết thực của doanh nghiệp như hình ảnh chuẩn HD 1080p, chia sẻ nội dung – slide trình bày ngay trong cuộc họp, ghi âm cuộc họp, dung lượng lưu trữ lên đến 1TB, tương thích tất cả thiết bị đầu cuối và hỗ trợ đa nền tảng.
Nhược điểm và hạn chế của hội nghị trực tuyến
Khi áp dụng hình thức hội nghị trực tuyến, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Cần đường truyền kết nối tốt
Đường truyền kết nối không tốt sẽ gây gián đoạn nội dung, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tổ chức cuộc họp, nhất là với hội nghị có quy mô lớn. Do vậy, đơn vị tổ chức cần trang bị hệ thống internet chất lượng cao, các công nghệ tiết kiệm băng thông để hội nghị không bị gián đoạn.
2. Chi phí đầu tư ban đầu
Một hệ thống tổ chức hội nghị trực tuyến bao gồm các thiết bị: video đầu vào (camera, webcam), video đầu ra (màn hình, máy chiếu, truyền hình), âm thanh đầu vào (micro, CD, DVD,…), âm thanh đầu ra (loa). Do đó, chi phí ban đầu cho việc trang bị hệ thống khá lớn. Tuy nhiên một hệ thống có thể sử dụng trong thời gian dài, so với chi phí tổ chức cuộc họp nhiều năm cộng lại thì đây là giải pháp tiết kiệm hơn.
Xem thêm: Một phòng họp hội nghị trực tuyến cần có những gì?
