Thiết bị cần thiết để tổ chức hội nghị truyền hình hoàn hảo

Hội nghị truyền hình (tiếng Anh: Video conferencing) là hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet, WAN hay LAN để đưa tín hiệu của các phòng họp đến với nhau như đang ngồi họp trong cùng một phòng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và sâu hơn về thiết bị cần thiết để tổ chức hội nghị truyền hình hoàn hảo.

Phần cứng và phần mềm cơ bản bạn cần để tổ chức hội nghị truyền hình

Biết cách tổ chức hội nghị truyền hình có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và tiết kiệm tiền. Bước đầu tiên là có thiết bị phù hợp. 

Dưới đây là bốn thiết bị cần thiết bạn cần để tổ chức hội nghị truyền hình.

1. Camera/ webcam 

Hầu hết các máy tính xách tay và máy tính để bàn hiện nay đều được tích hợp camera. Nếu máy tính của bạn không có điều này, bạn sẽ phải mua một webcam hoặc máy ảnh độc lập. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên mua cho mình một chiếc camera riêng biệt vì nó sẽ giúp cho bạn ghi hình ổn định hơn và chất lượng video cũng đẹp hơn rất nhiều.

2. Micrô

Bạn sẽ cần một micrô để đảm bảo mọi người trong hội nghị truyền hình có thể nghe thấy bạn. Mặc dù máy tính xách tay và thiết bị di động hay camera có thể có tích hợp sẵn micro, tuy nhiên bạn nên trang bị cho mình một micro riêng để có thể ghi lại rõ âm thanh truyền đi. Nếu bạn có kế hoạch tổ chức hội nghị truyền hình cho khách hàng hoặc nhóm đông người, micrô đa hướng sẽ cung cấp chất lượng âm thanh và ghi âm tốt hơn từ bất kỳ nơi nào bạn đang tổ chức. Micrô đa hướng hoạt động tốt nhất cho những loại tình huống này vì chúng có thể thu âm thanh từ bất kỳ phía nào của micrô.

3. Kết nối Internet

Và một điểm mạnh ở đó. 

Để đảm bảo hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ, bạn cần có kết nối internet chất lượng có thể chịu được tất cả dữ liệu sẽ được sử dụng trong cuộc gọi. Điều này xảy ra đối với tất cả mọi người tham gia cuộc gọi: nếu ai đó có kết nối yếu, nó sẽ dẫn đến độ trễ âm thanh và hình ảnh có thể ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc gọi. 

4. Phần mềm/ ứng dụng hội nghị truyền hình

Nhờ sự phổ biến của hội nghị truyền hình, hiện nay có một loạt các phần mềm và ứng dụng khác nhau có sẵn để tổ chức các cuộc họp. Phần mềm hội nghị truyền hình là chìa khóa cho toàn bộ quá trình tổ chức một cuộc họp. Với các phần mềm hội nghị truyền như Zoom Meeting, Microsoft Teams, tất cả những gì bạn phải làm để tổ chức hội nghị là gửi liên kết và phần mềm sẽ sử dụng micrô và máy ảnh của bạn để tạo phòng họp ảo.

Mặc dù có những ứng dụng miễn phí cho phép bạn tổ chức các cuộc gọi hội nghị video đơn giản, nhưng nếu bạn cần một giải pháp với nhiều tính năng hơn (như cho phép người tham dự không giới hạn), bạn có thể phải xem xét thứ gì đó mạnh mẽ hơn một chút. Phần mềm được thiết kế cho các doanh nghiệp và nhóm sử dụng thường được trang bị các tính năng như phòng họp kỹ thuật số, khả năng ghi âm (để bạn có thể chia sẻ cuộc họp với những người khác) và thậm chí là bảo mật được mã hóa.

Xem thêm

Cách lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình

Hướng dẫn chọn thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình có thể xảy ra theo hai cách: giao tiếp điểm-điểm hoặc đa điểm.

Điểm – điểm

Là hệ thống kết nối hai điểm khác nhau bất cứ nơi nào, cho dù một văn phòng ở Việt Nam hoặc một phòng hội nghị ở Singapore. Cá nhân hoặc bên thường sử dụng phần cứng như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn có camera và micrô tích hợp hoặc giải pháp dựa trên phòng, nơi thiết bị hội nghị truyền hình cố định với cài đặt đó.

Đa điểm

Hội nghị trực tuyến đa điểm tương tự như điểm-điểm trong phần cứng nhưng cho phép ba hoặc nhiều vị trí được kết nối với nhau. Tất cả những người tham gia cuộc gọi điện video đều có thể xem, nói và lắng nghe nhau trong phiên, cũng như chia sẻ nội dung nếu cần.

Bước 2: Xác định thiết bị sử dụng để kết nối

Máy tính 

Nhiều máy tính hiện đại đã được trang bị camera và micrô nhưng bạn cũng có thể sử dụng bổ sung camera hội nghị truyền hình USB với chi phí tương đối thấp. Những công cụ hội nghị này là tốt nhất cho nhân viên văn phòng chỉ tìm cách tương tác với một hoặc một số ít người – vì camera và thiết bị thu âm không đủ mạnh để tiếp cận khoảng cách xa hơn. Tuy nhiên, chúng là những công cụ giá rẻ, tích hợp và hữu ích cho rất nhiều tình huống.

Mô hình kết nối:

Thiết bị yêu cầu: Laptop/PC + phần mềm hội nghị truyền hình + camera hội nghị truyền hình

Xem thêm:

Webcam kèm mic cho máy tính bàn tốt nhất hiện nay

Hệ thống phòng (H.323 & SIP)

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho nhiều người tham dự hơn trong hội nghị video, bạn có thể muốn xem xét các hệ thống hội nghị truyền hình được thiết kế cho các phòng hội nghị. Có camera có khả năng quay – nghiêng – thu phóng (Pan-tilt-zoom), loa thu âm 360° nhằm phủ sóng toàn bộ phòng hoặc tất cả những người tham gia.  v.v. Những công cụ này thường tốn kém hơn nhưng chất lượng cũng tốt hơn rất nhiều, mang lại trải nghiệm đầy đủ hơn cho những người dùng cần cộng tác cùng nhau trên một hội nghị.

Mô hình kết nối: Tương tự như mô hình của máy tính.

Thiết bị yêu cầu: Màn hình + bộ thiết bị hội nghị truyền hình

Màn hình: cho phép xem các bên bạn đang giao tiếp. Màn hình ở đây có thể là TV hoặc máy chiếu. Tùy thuộc vào cách bạn muốn sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình của mình, bạn có thể bổ sung một màn hình thứ hai để cho phép chia sẻ nội dung trong khi vẫn xem những người tham gia ở xa.

Thiết bị hội nghị truyền hình bao gồm: camera, micrô, codec và một số dây cáp đi kèm.

Thiết bị di động

Đôi khi bạn có thể không đến được phòng hội nghị hoặc bàn làm việc để gọi điện video. Đừng lo, bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình như iPad để tham gia hội nghị truyền hình khi đang di chuyển. Giải pháp này giúp các lãnh đạo, nhân viên đang công tác xa vẫn có thể kết nối dễ dàng, nhanh chóng với nhóm của mình.

Mô hình kết nối:

Thiết bị yêu cầu: điện thoại/máy tính bảng + phần mềm hội nghị truyền hình

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hội nghị trực tuyến

Trước khi bạn tìm kiếm giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến phù hợp nhất cho tổ chức của mình, điều quan trọng là phải xác định ngân sách và các yêu cầu chức năng của bạn trước tiên. Thảo luận điều đó với nhà cung cấp, họ sẽ cho bạn biết chính xác sản phẩm nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Liên hệ hotline 02877798999 để được hỗ trợ và tư vấn giải pháp phòng họp trực tuyến phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.