Yealink Meeting là một nền tảng hội nghị truyền hình giúp người dùng liên lạc trong thời gian thực và trải nghiệm họp trực tuyến với đường truyền ổn định, sắc nét ở bất kỳ nơi nào trên thế giới. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Yealink Meeting trên PC chưa? Ngọc Thiên sẽ hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng Yealink Meeting một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất thông qua bài viết dưới đây.
Lưu ý: Ứng dụng Yealink Meeting chỉ áp dụng cho Windows 7 và macOS 10.12 trở lên
1. Đăng ký và Đăng nhập trên Yealink Meeting
Sau khi tải và cài đặt ứng dụng, nhấn vào Yealink Meeting để bắt đầu.
- Nhấn vào Join. Có thể bỏ qua các bước đăng ký/đăng nhập bằng cách nhập trực tiếp ID cuộc họp (số ID hội nghị doanh nghiệp) để tham gia cuộc họp. Tính năng này phù hợp với những người dùng không đăng nhập nhưng muốn tham gia cuộc họp ngay lập tức.
- Đối với người dùng đã đăng ký, các bạn có thể đăng nhập vào Yealink Meeting bằng các cách sau:
- Nhập địa chỉ email, mật khẩu và nhấn Sign In.
- Nhấn vào By Mobile, nhập số điện thoại và mật khẩu, sau đó nhấn Sign In.
Nếu bạn quên mật khẩu thì nhấn vào Forgot Password? trên trang đăng nhập và đặt lại mật khẩu theo hướng dẫn.
- Đối với người dùng chưa đăng ký, hãy nhấn vào Sign Up for Free và đăng ký tài khoản theo hướng dẫn.
- Nếu trong lúc đăng nhập mà bạn cần cấu hình máy chủ proxy, chọn
> Sign-in Settings ở góc phải màn hình. Nếu cấu hình chính xác, bạn có thể đăng nhập được rồi.
2. Bắt đầu cuộc họp trên Yealink Meeting
2.1 Bắt đầu cuộc họp trên Yealink Meeting
Trên thanh điều hướng, nhấp vào Home > Start. Bắt đầu cuộc họp Meet Now có ID hội nghị được tạo ngẫu nhiên. Cuộc họp này chỉ là tạm thời.
2.2 Tạo lịch họp trên Yealink Meeting
- Thêm những người tham gia cuộc họp bằng cách tìm kiếm email của họ.
- Nhập email của những người tham gia.
- Sau khi bạn lên lịch xong, những người tham gia sẽ nhận được lời mời qua email. Lưu ý rằng quản trị viên của cuộc họp đã liên kết email của người tham gia với tài khoản của họ.
- Trên thanh điều hướng, nhấp vào Home ** > ** Schedule.
3. Tham dự cuộc họp trên Yealink Meeting
3.1 Tham dự họp theo lời mời
Nếu bạn được mời, bạn có thể tham dự cuộc họp.
- Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể trả lời cuộc gọi mời tham gia. Điều kiện tiên quyết là quản trị viên đã bật tính năng Gọi tự động.
- Trên trang Calendar, nhấp vào Video/Audio.
3.2 Tham dự cuộc họp bằng số ID Hội nghị trên Yealink Meeting
Nếu bạn không được mời, bạn có thể nhập số ID (số ID Hội nghị doanh nghiệp) và mật khẩu để tham dự cuộc họp.
- Trên thanh điều hướng, nhấp vào Home >Join.
3.3 Tham dự cuộc họp bằng URL
Khi nhận được URL được chia sẻ bởi những người tham gia khác, bạn có thể nhấp vào URL để Tham dự cuộc họp nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Yealink Meeting.
3.4 Tham dự cuộc họp bằng cách Gọi số ID Hội nghị
Nhấn vào Calls, gọi số ID hội nghị (số ID hội nghị doanh nghiệp) và nhập mật khẩu để Tham dự cuộc họp.
3.5 Tham dự cuộc họp mà không cần tài khoản đăng nhập
Nếu bạn không có tài khoản Yealink Cloud, bạn có thể nhập ID hội nghị (số ID Hội nghị doanh nghiệp) và mật khẩu để tham dự cuộc họp mà không cần đăng ký tài khoản.
Trên trang đăng nhập, nhấn vào Join.
4. Điều khiển cuộc họp trên Yealink Meeting
| Hoạt động kiểm soát cuộc họp | Người điều hành | Người tham gia |
| Bật / Tắt video | √ | √ |
| Tắt tiếng / Bật tiếng | √ | √ |
| Chia sẻ nội dung và tạo chú thích | √ | √ |
| Cho phép chia sẻ | √ | |
| Điều chỉnh âm lượng loa | √ | √ |
| Bắt đầu / Tạm dừng ghi hình | √ | |
| Bắt đầu / Tạm dừng phát trực tiếp (Điều kiện tiên quyết: bạn đã bật tính năng Trực tiếp.) | √ | |
| Rời khỏi cuộc họp | √ | √ |
| Kết thúc cuộc họp | √ | |
| Mời người khác tham gia cuộc họp | √ | √ |
| Xem danh sách người tham gia | √ | √ |
| Tắt / Bật video của người tham gia | √ | |
| Tắt tiếng / Bật tiếng người tham gia | √ | |
| Chuyển đổi vai trò giữa người kiểm duyệt và người tham gia | √ | |
| Đặt video tiêu điểm | √ | |
| Di chuyển người tham gia đến sảnh | √ | |
| Chặn / Mở âm thanh | √ | |
| Xem thống kê cuộc gọi (Bạn có thể xem của bạn và những người khác) | √ | √ |
| Xóa người tham gia | √ | |
| Tắt tiếng / Bật tiếng tất cả | √ | |
| Khóa / Mở khóa hội nghị | √ | |
| Đăng ký phát biểu | √ | |
| Gửi tin nhắn tức thì | √ | √ |
| Đặt quyền cho người tham gia gửi tin nhắn tức thì | √ | |
| Cài đặt video và âm thanh | √ | √ |
| Đặt bố cục video (Presenter, Gallery, PiP) | √ | |
| Đặt lời nhắc bằng âm thanh khi người tham gia tham gia hoặc rời khỏi cuộc họp | √ | √ |
| Đặt chế độ nói | √ |
4.1 Mời người tham gia trên Yealink Meeting
- Mời người tham gia: thêm người tham gia bằng cách mời họ.
- Bấm Invite > Invite by Contacts/Invite Others.
- Sao chép lời mời: chia sẻ thông tin cuộc họp với những người khác bằng cách sao chép thông tin.
- Nhấn vào Invite>Information>Copy Invitation.
4.2 Chia sẻ nội dung và tạo chú thích
- Chia sẻ màn hình: Mục đích dùng để tổ chức các cuộc họp chia sẻ thông tin giúp công việc hiệu quả hơn. Việc chia sẻ màn hình của mình giúp người chia sẻ có thể nhìn thấy hình ảnh video của người xem và tương tác với họ trong thời gian thực, giúp giao tiếp trôi chảy hơn. Đồng thời, người xem chỉ có thể nhìn thấy màn hình được chia sẻ, giúp họ tập trung hơn vào nội dung được chia sẻ.
- Chia sẻ Ứng dụng: Người chia sẻ có thể chia sẻ tất cả các ứng dụng đang chạy trên máy tính của mình. Đồng thời, người xem chỉ có thể xem các ứng dụng được chia sẻ, giúp họ tập trung hơn vào nội dung được chia sẻ.
- Tạo chú thích khi chia sẻ nội dung: chọn công cụ bất kỳ để tạo chú thích, ví dụ: tô đậm màu và độ rộng đường nét của bút vẽ.
- Bảng trắng: chọn công cụ mong muốn, ví dụ: đèn chiếu, màu và độ rộng đường nét của bút vẽ để ghi chú trên bảng trắng. Ngoài ra, bạn có thể lưu bảng trắng dưới dạng hình ảnh.
- Người kiểm duyệt có thể đặt phân quyền chia sẻ cho những người tham gia.
- Trong một cuộc họp, nhấn Share.
2. Nếu bạn không tham dự cuộc họp, hãy bấm Share Screen trên trang chủ, nhập ID và mật khẩu cuộc họp, sau đó bấm Share Screen.
3. Nhấp vào menu thả xuống của Share và đặt ủy quyền chia sẻ.
Lưu ý:
- Tính năng Chia sẻ âm thanh máy tính không áp dụng cho Mac.
- Người dùng sử dụng Mac chỉ có thể nhận chú thích và bảng trắng do người khác chia sẻ mà không thể gửi đi được.
- Nếu muốn sử dụng tính năng chú thích và bảng trắng, bạn hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Yealink.
4.3 Ghi lại cuộc họp
- Nếu quản trị viên đã bật tính năng Tự động ghi hình, cuộc họp sẽ được ghi tự động khi những người tham gia bắt đầu vào cuộc họp.
- Trong cuộc họp, người kiểm duyệt có thể bắt đầu hoặc tạm dừng ghi hình.
- Âm thanh, video, nội dung được chia sẻ sẽ được ghi lại.
- Các file ghi âm được lưu trong thư mục của người tổ chức hội nghị, bạn có thể xem và tải chúng xuống trên Yealink Meeting Management Platform.
- Nhấp vào More> Record.
2. Sau khi ghi hình, hãy nhấp vào biểu tượng tệp trên thanh điều hướng và bạn có thể xem các tệp đã ghi trên trang người dùng web của Yealink Meeting Management Platform.
4.4 Gửi tin nhắn tức thì
- Bạn có thể gửi tin nhắn cho một nhóm hoặc một người tham gia. Người kiểm duyệt có thể đặt quyền gửi tin nhắn tức thời của những người tham gia
- Bạn chỉ có thể gửi văn bản dưới 300 ký tự.
- Bạn chỉ có thể sao chép văn bản.
- Hệ thống chỉ lưu 30 mẩu tin nhắn nhóm ngoại tuyến.
- Nhấp vào Chat.
2. Người kiểm duyệt thiết lập quyền gửi tin nhắn tức thời của những người tham gia.
4.5 Tính năng Nói
- Những người tham gia có thể giơ tay trong hội nghị để phát biểu. Người điều hành có thể thấy trạng thái giơ tay của những người tham gia tương ứng. Người tham gia có thể hủy bỏ việc giơ tay.
Trước khi bạn bắt đầu : đặt chế độ nói là Applying.
- Nhấp vào Raising Hands.
2. Người điều hành có thể cho phép hoặc từ chối phát biểu của người tham gia. Người điều hành không thể đăng ký phát biểu.
- Nhấp vào Participants.
4.6 Chuyển đổi vai trò giữa người điều hành và người tham gia
Người kiểm duyệt có thể đặt người tham gia làm người kiểm duyệt và đặt lại người đó làm người tham gia.
- Nhấp vào Participants.
4.7 Thiết lập bố cục màn hình.
- Người kiểm duyệt có thể đặt bố cục là Presenter, Gallery hoặc PiP.
- Trong Presenter and PiP, khi người nói đang nói liên tục trong thời gian kích hoạt giọng nói được định cấu hình trước, người nói sẽ được hiển thị trong hình ảnh video lớn, trong khi những người tham gia khác được hiển thị dưới dạng hình thu nhỏ.
- Trong Gallery, hình ảnh video của người nói được hiển thị với khung màu vàng.
- Nhấp vào Layout.
Presenter
PiP
Gallery
5. Quản lý thư mục trên Yealink Meeting
- Nhấp vào Contacts trên thanh điều hướng để chuyển đến trang Danh bạ.
- Nếu bạn đã tham gia một doanh nghiệp, trang sẽ hiển thị danh bạ doanh nghiệp.
- Bạn có thể mời một đồng nghiệp tham gia doanh nghiệp bằng cách gửi liên kết hoặc chia sẻ mã code.
- Bạn có thể xem danh bạ, nhóm và thiết bị hệ thống phòng trong danh bạ doanh nghiệp và bạn có thể nhấp vào Video Call hoặc Audio Call để gọi đến số bạn muốn.
- Bạn có thể xem VMR trong thư mục doanh nghiệp và bạn có thể nhấp vào Video Call hoặc Audio Call để tham gia cuộc gọi mong muốn.
- Thêm địa chỉ liên hệ địa phương. Chọn
> Add a Contact.
- Tham gia một doanh nghiệp khác. Chọn> Join an Enterprise. Lưu ý: Sau khi đã tham gia doanh nghiệp, tài khoản của bạn sẽ trở thành tài khoản cá nhân của doanh nghiệp bạn đã tham gia.
- Nếu bạn chưa tham gia doanh nghiệp nào cả thì bạn sẽ được nhắc tạo doanh nghiệp hoặc gia nhập một doanh nghiệp.
- Tạo một doanh nghiệp.
- Tham gia một doanh nghiệp.
- Thêm địa chỉ liên hệ. Chọn > Add a Contact.
6. Cài đặt hệ thống trên Yealink Meeting
6.1 Đổi doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu: Trường hợp bạn đã tham gia vào một số doanh nghiệp.
- Chọn
> My Profile > Switch Enterprise.
2. Chọn doanh nghiệp mong muốn và nhấp vào OK.
6.2 Tạo doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu: Trường hợp bạn chưa tham gia bất kỳ doanh nghiệp nào.
- Nhấp chuột > My Profile > Create Enterprise.
2. Tạo doanh nghiệp theo lời nhắc trên trang. Lưu ý: Nếu tên doanh nghiệp bạn nhập đã tồn tại, bạn có thể tham gia doanh nghiệp đã tồn tại đó hoặc tạo một doanh nghiệp khác có cùng tên theo lời nhắc.
6.3 Cài đặt cá nhân
1. Trên thanh điều hướng, chọn > My Profile.
2. Nhấp vào Edit và bạn sẽ đến trang web Yealink Meeting Management Platform. Chỉnh sửa các thông tin theo ý muốn.
6.4 Cài đặt chung
1. Trên thanh điều hướng, nhấp vào More >Settings >General.
6.5 Cài đặt cuộc họp
Trên thanh điều hướng, nhấp vào More >Settings >Meetings.
6.6 Cài đặt âm thanh
- Trên thanh điều hướng, nhấp vào More >Settings >Audio.
2. Trong Microphone, bấm Start để ghi âm micrô và bạn có thể bắt đầu nói. Khi ghi âm kết thúc, giọng nói của bạn sẽ được phát tự động. Nếucó thể nghe thấy các bản ghi âm, điều đó có nghĩa là micrô có thể sử dụng được rồi.
3. Trong Speaker, bấm Start để tự động phát video thử nghiệm. Nếu có thể nghe thấy video, điều đó có nghĩa là loa có thể sử dụng được rồi.
6.7 Cài đặt Video
- Trên thanh điều hướng, nhấp vào More >Settings >Video.
2. Chọn máy ảnh theo ý muốn từ menu thả xuống của Camera.
Hi vọng bài viết trên đã giải đáp phần nào khúc mắc của các bạn về Yealink Meeting. Để được hỗ trợ giải quyết các lỗi gặp phải và hướng dẫn chi tiết hơn về cách đăng ký tài khoản Yealink Meeting, vui lòng liên hệ đến Hotline kỹ thuật Yealink: 1900099978 của Ngọc Thiên để được hỗ trợ. Ngọc Thiên hiện là đại lý cung cấp bản quyền Yealink uy tín, chất lượng hàng đầu tại Việt Nam.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại/Zalo: 0939 039 028 (Mr.Thoại)
Hotline kỹ thuật: 1900099978
Email: info@vnsup.com
