Nếu bạn muốn chuyển sang các cuộc họp ảo nhưng vẫn chưa quen với những ưu điểm, bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về những lợi ích của hội nghị truyền hình có thể mang các nhóm của bạn lại với nhau một cách hiệu quả và cải thiện giao tiếp của tổ chức trong thời gian thực.
Hội nghị truyền hình là gì?
Hội nghị truyền hình là sự trao đổi thông tin liên lạc giữa hai hoặc nhiều cá nhân ở các địa điểm khác nhau, với việc sử dụng cả âm thanh và hình ảnh để nâng cao trải nghiệm tổng thể.
Ngày nay, nó tích hợp phần mềm hội nghị truyền hình cung cấp các tính năng và công cụ hiệu quả trong việc tăng mức độ tương tác, tăng năng suất và thúc đẩy cộng tác. Với nhiều công ty toàn cầu đã chấp nhận việc chuyển sang làm việc từ xa, hội nghị truyền hình đang dần trở thành “bình thường mới” ảnh hưởng đến cách chúng ta giao tiếp, làm việc và học hỏi. Với sự trợ giúp của các dịch vụ phát triển ứng dụng di động, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều công cụ hội nghị truyền hình trên thị trường.
17 lợi ích hàng đầu của hội nghị truyền hình
1. Giao tiếp hiệu quả
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng hiển thị hình ảnh đẹp cho khán giả là chìa khóa để hiểu thông tin nhanh hơn bất kỳ loại nào khác. Trên thực tế, bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản.
Ngoài ra, theo một nghiên cứu khác, “… hiệu suất của bộ nhớ nhận dạng thính giác kém hơn rõ rệt so với bộ nhớ nhận dạng hình ảnh.” Do đó, việc thêm video vào hội nghị chỉ có âm thanh sẽ giúp người tham gia dễ dàng ghi nhớ và hiểu các điểm rút ra chính của cuộc họp.
2. Xây dựng các mối quan hệ có ý nghĩa
Tham gia hội nghị truyền hình giúp thiết lập các mối quan hệ có ý nghĩa. Những người tham dự nên làm cho cuộc gọi điện video trở nên thú vị và hấp dẫn hơn bằng cách coi nó như một cuộc gặp mặt thực tế.
Khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi hội nghị, hãy đảm bảo rằng bạn dành sự chú ý không phân chia cho từng người mà bạn trò chuyện. Hãy nhớ rằng tương tác mặt đối mặt và xã hội hóa dẫn đến cảm giác thân thuộc hơn với xã hội, duy trì các mối quan hệ kinh doanh tốt.
3. Tiết kiệm chi phí
Chủ doanh nghiệp có thể loại bỏ đáng kể chi phí xây dựng và bảo trì bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình để thu hút người tham gia từ xa thay vì các cuộc họp nội bộ, trực tiếp.
Ngoài ra, cuộc họp dựa trên video giúp giảm chi phí đi lại của nhân viên bằng cách cho phép họ giao tiếp trực tiếp trực tuyến, ngay cả khi ở trong nhà của họ.
4. Tiết kiệm thời gian
Giảm thời gian đi lại hoặc đi lại là một trong những lợi ích kinh doanh quan trọng nhất của hội nghị truyền hình. Người tổ chức hội nghị có thể đảm bảo một cuộc họp ảo hiệu quả — cuộc họp diễn ra trong một bối cảnh được lập kế hoạch tốt, được kiểm soát, có thể giảm chi phí hậu cần cho việc đi lại và ăn ở.
Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ video cho phép người tham gia chia sẻ các bài thuyết trình kỹ thuật số từ các nơi khác nhau trên thế giới chỉ trong vài giây.
5. Giao tiếp đáng tin cậy và hợp lý
Các nhóm yêu cầu các giải pháp cộng tác cho phép họ gặp gỡ và giao tiếp các dự án trực tuyến thông qua chia sẻ màn hình, nhắn tin thời gian thực và tất nhiên, hội nghị truyền hình.
Ngày nay, bạn có thể cung cấp hội nghị truyền hình chất lượng cao và đáng tin cậy hơn cho nhân viên, đặc biệt là khi bạn tích hợp nó với công nghệ. Có một số nền tảng mà bạn có thể sử dụng ngày nay cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp tăng năng suất và hiệu quả của các cuộc họp.
6. Tăng hiệu quả
Các công ty ngày nay dựa vào công nghệ để kết nối ảo một cách hiệu quả lực lượng lao động của họ và tăng cường hợp tác giữa các nhóm từ xa. Khi nhân viên làm việc hợp tác, họ sẽ thấy mục đích của mình trong tổ chức có thể giúp cải thiện năng suất.
Srini Koushik cho biết trong một báo cáo rằng hội nghị truyền hình thúc đẩy hiệu quả và tăng trưởng. Ông cũng nói thêm rằng đó là một trong nhiều yếu tố bạn nên ưu tiên cho “sự tương tác và cộng tác chất lượng cao”.
7. Cải thiện năng suất
Trong một báo cáo khảo sát hơn 1.300 chuyên gia kinh doanh ở các nhóm tuổi và ngành, ít nhất 43% người được hỏi cho biết hội nghị truyền hình đã cải thiện năng suất của nhóm khi ở các địa điểm khác nhau. Một cá nhân có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu trên màn hình để xem lại trong hội nghị truyền hình so với khi tham gia cuộc họp trực tiếp.
Mọi hội nghị ảo nên kết thúc bằng cách chia sẻ tài liệu bao gồm các mục hành động với những người trong nhóm làm việc. Chúng tôi khuyên các tổ chức nên sử dụng máy chủ chia sẻ tệp dựa trên đám mây để đảm bảo việc truyền tệp được liền mạch.
8. Lên lịch họp nhanh chóng và dễ dàng
Nếu người tham gia không cần phải di chuyển để tham gia một cuộc họp, họ có nhiều khả năng sẽ tham dự nhiều phiên hơn. Do đó, tham dự hội nghị truyền hình thay vì gặp trực tiếp có thể thúc đẩy số người tham dự cuộc họp.
Ngoài ra, việc đặt lịch họp với nhóm của bạn dễ dàng hơn bằng cách sử dụng định dạng này. Họ chỉ cần ghi chú ngày và giờ của cuộc họp mà không cần xem xét thời gian dành cho việc đi làm, đặc biệt nếu bạn đang cân nhắc cấp trên và giám đốc điều hành có lịch trình bận rộn.
9. Hồ sơ chính xác và nhất quán
Hội nghị truyền hình cho phép bạn ghi lại các cuộc họp, mà bạn có thể giữ lại để hiển thị và nhắc nhở mọi người về những gì đã được thảo luận và thống nhất. Làm như vậy đảm bảo rằng không ai phải bỏ lỡ bất kỳ bài thuyết trình kinh doanh nào.
Theo cách tương tự, các nhà quản lý cần có hồ sơ mà họ có thể tham khảo, những hồ sơ này rất hữu ích để theo dõi và tìm hiểu cách tổ chức đã hoạt động.
10. Thiết lập sự kiện trực tiếp và ảo
Loại công nghệ video này cho phép bạn phát đồng thời video và nội dung cuộc họp của công ty mình cho khán giả của một sự kiện ảo. Đó là kiểu giao tiếp một-nhiều trong đó người tổ chức sự kiện dẫn dắt hội nghị và chia sẻ bài thuyết trình với những người tham dự khác.
Các sự kiện trực tiếp của Microsoft 365 cho phép bạn cung cấp trải nghiệm phát video trực tiếp tương tác và hấp dẫn cho nhân viên và khách hàng. Đây là một công cụ tuyệt vời để chuyển đổi giao tiếp thành công, vì bạn có thể dễ dàng tạo các sự kiện trực tiếp và theo yêu cầu để truyền tải thông điệp hấp dẫn đến đối tượng mục tiêu của mình.
11. Tương tác tốt hơn so với hội nghị âm thanh
Tham gia hội nghị video hấp dẫn hơn nhiều so với hội nghị âm thanh. Những người tham dự ít có khả năng “khoanh vùng” hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác hơn là họ thường làm trong phần sau. Vì lý do này, bạn có thể cải thiện mức độ tương tác của người tham dự, đặc biệt khi bạn khuyến khích mọi người tích cực tham gia vào một cuộc họp ảo bằng cách kết hợp một số chiến lược.
12. Kết nối nhóm từ xa và xây dựng văn hóa
Tính đa dạng của nhóm cho phép bạn xây dựng các nhóm hòa nhập có hiệu suất cao là chìa khóa thành công của tổ chức. Hội nghị truyền hình cho phép bạn mở rộng quy mô và đa dạng hóa nhóm từ xa của mình. Ví dụ: bạn có thể xây dựng các nhóm nhân viên hoạt động đầy đủ ở quốc gia của bạn hoặc các khu vực khác nhau trên thế giới.
13. Tạo ra các cuộc họp hiệu quả
Bạn có thể gửi chương trình và mục tiêu trước cuộc họp trực tuyến, vì vậy những người tham gia đã biết những gì mong đợi. Trong cuộc họp, bạn có thể đặt ra các quy tắc, nghỉ giải lao và thảo luận về các bước sau để thực hiện sau khi phiên họp kết thúc. Tránh các cuộc thảo luận kéo dài trong hội nghị vì chúng có thể khiến người tham dự kiệt sức và thậm chí gây mệt mỏi.
14. Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống giúp giữ chân nhân viên
Mọi người đánh giá cao các tổ chức cho họ quyền tự do làm việc từ bất cứ đâu họ muốn. Khả năng cung cấp các dự án từ xa với hội nghị truyền hình đóng một vai trò rất lớn trong sự thành công của lực lượng lao động đồng thời tạo ra một nền văn hóa hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Đối với những người tham gia vào công việc đi làm hàng ngày, hội nghị truyền hình mang lại một lợi ích khác trong việc duy trì một lịch trình làm việc tiêu chuẩn giúp bù đắp thời gian di chuyển của họ.
15. Quản lý lực lượng lao động từ xa/ kỹ thuật số
Hội nghị truyền hình đã trở thành điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp và giữ liên lạc với tất cả chúng ta kể từ khi đại dịch COVID-19 bắt đầu. Nhưng ngay cả trước khi cuộc khủng hoảng xảy ra, không thể phủ nhận rằng các cuộc gọi điện video đã và đang gia tăng. Nền kinh tế kinh doanh tiếp tục phát triển mạnh vào thời điểm đó, và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng nhân viên từ khắp nơi trên thế giới.
Hội nghị truyền hình đơn giản hóa việc quản lý lực lượng lao động. Nó giúp bạn thiết lập một đường dây liên lạc trực tiếp với nhân viên của mình và duy trì các tương tác mặt đối mặt với các nhóm, điều này rất quan trọng trong thời điểm mọi người làm việc từ xa.
16. Trải nghiệm học tập vượt trội cho nhân viên
Thực hiện các buổi đào tạo từ xa hiệu quả thông qua hội nghị truyền hình. Chúng cho phép người tham gia học hỏi và tương tác với những người khác bên ngoài nơi làm việc của họ bằng các công cụ hội nghị ảo.
Tạo video đào tạo cho phép bạn kiểm soát các thông điệp bạn muốn truyền đạt trong các cuộc họp chung hoặc các chương trình đào tạo. Bằng cách này, bạn có thể cung cấp một bản trình bày nhất quán cho tất cả những người tham dự.
Hơn nữa, video thú vị hơn vì chúng tạo ra trải nghiệm giác quan hấp dẫn hơn. Nhân viên có khả năng xem video cao hơn 75% so với đọc tạp chí in.
17. Tùy chọn ghi và phát lại
Một lợi thế lớn khác của việc tiến hành cuộc họp hoặc đào tạo thông qua hội nghị truyền hình là bạn có thể ghi và phát nó bất cứ lúc nào. Ví dụ: các video đào tạo có thể bị tạm dừng, chạy chậm lại hoặc phát lại. Điều này có nghĩa là những người tham gia có thể nhanh chóng quay lại bản ghi âm và hiểu nó theo tốc độ của riêng họ.
4 nhược điểm hàng đầu của hội nghị truyền hình
Mặc dù những lợi thế của hội nghị truyền hình trong kinh doanh là rất nhiều, nhưng nó có thể có một số hạn chế so với các cuộc họp trực tiếp.
1. Thiếu tương tác Cá nhân
Hội nghị truyền hình ít mang tính cá nhân hơn so với cuộc họp trực tiếp. Bạn có thể bỏ lỡ ngôn ngữ cơ thể ở định dạng này, điều cần thiết để hiểu thông điệp giao tiếp của một người.
Thứ hai, tiếp xúc cơ thể là điều quan trọng khi xây dựng lòng tin và sự kết nối. Hầu hết các cuộc gặp gỡ kinh doanh và xã hội đều bắt đầu bằng một cái bắt tay hoặc một cái ôm. Thật không may, những tiền đề cần thiết này để thiết lập một mối quan hệ có ý nghĩa không xảy ra trong một hội nghị truyền hình.
2. Làm việc với các nhóm ở các múi giờ khác nhau
Sự khác biệt về múi giờ có thể đặt ra một số thách thức khi tham gia hội nghị truyền hình với những người từ các nơi khác trên thế giới. Việc tìm kiếm thời điểm hoàn hảo để lên lịch một cuộc họp có thể khó khăn, đặc biệt là đối với những người không am hiểu về công nghệ.
Bạn có dự định sắp xếp một hội nghị truyền hình trên các múi giờ khác nhau không? Công cụ lập kế hoạch cuộc họp của Ngày và Giờ giúp bạn tìm ra thời gian chung để nói chuyện và cộng tác để đảm bảo toàn bộ nhóm vẫn ở trên cùng một trang.
3. Khó khăn về kỹ thuật
Một số nhược điểm là các khó khăn kỹ thuật liên quan đến vấn đề tương thích, lỗi mạng, trễ thời gian, trong số những vấn đề khác. Trong một số trường hợp, việc không có hỗ trợ kỹ thuật mang lại thách thức cho những người tham gia không am hiểu về công nghệ.
4. Chi phí thiết lập cao
Thiết lập hội nghị truyền hình trong văn phòng có thể hơi tốn kém. Các tính năng đơn giản có thể phù hợp với túi tiền, nhưng chi phí phần mềm có thể tăng cao nếu yêu cầu các tính năng nâng cao.
Một số yếu tố xác định chi phí thiết lập hội nghị truyền hình là phí đăng ký, phí băng thông / âm thanh hội nghị, khắc phục sự cố CNTT, cơ sở hạ tầng và xử lý sự cố người dùng cuối.
Những công nghệ nào được sử dụng trong hội nghị truyền hình?
Hội nghị truyền hình giúp cải thiện năng suất kinh doanh và giữ mọi người kết nối dễ dàng hơn. Nhưng trước khi bạn có thể làm được điều đó, dưới đây là những công cụ và công nghệ thiết yếu bạn cần để tổ chức một cuộc họp ảo thành công.
1. Phần mềm
Một tổ chức có thể hoạt động hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình cho phép giao tiếp trực tuyến cho các hội nghị, cuộc họp và hội thảo. Nó cung cấp các tính năng chính của cuộc họp video thông minh như chia sẻ màn hình, nhiều khả năng webcam, video HD, ghi âm, v.v.
2. Đầu vào/ đầu ra video
Những người tham gia hội nghị truyền hình cần một công cụ cho phép giao tiếp mặt đối mặt trực tuyến, giúp dễ dàng xem những gì xảy ra và tham gia vào các cuộc thảo luận một cách trực quan. Thiết bị đầu vào video được sử dụng để số hóa hình ảnh cho khán giả trực tuyến. Một số ví dụ là máy ảnh kỹ thuật số, máy ảnh web mà bạn gắn vào máy tính khi quay video hoặc phát trực tuyến từ web.
Mặt khác, thiết bị xuất video là bất kỳ thiết bị nào hiển thị hình ảnh từ hội nghị trực tuyến. Nó có thể là màn hình máy tính để bàn, màn hình máy tính xách tay, tivi, máy chiếu video hoặc màn hình LCD.
3. Đầu vào / đầu ra âm thanh
Thiết bị đầu vào âm thanh cho phép người dùng gửi tín hiệu âm thanh đến máy tính để xử lý, ghi âm hoặc thực hiện các lệnh.
Các thiết bị như micrô cho phép bạn nói chuyện với máy tính khi ghi âm tin nhắn thoại hoặc sử dụng điều khiển bằng giọng nói trên máy tính. Tùy thuộc vào thiết lập hội nghị, nó có thể là micrô tích hợp trên máy tính xách tay hoặc micrô độc lập.
Mặt khác, đầu ra âm thanh truyền tín hiệu vào đầu vào âm thanh của thiết bị khác. Chúng được tìm thấy trên các thiết bị tạo âm thanh như loa, hệ thống âm thanh hoặc một cặp tai nghe.
Ví dụ: bạn phải kết nối đầu ra âm thanh của TV với đầu vào âm thanh của loa để TV có thể phát âm thanh qua loa.
4. Thiết bị khử tiếng vọng âm thanh
Công nghệ loại bỏ tiếng vọng âm thanh nhận biết và loại bỏ tiếng vang càng nhanh càng tốt để đạt được chất lượng âm thanh tốt nhất. Quá trình này đầy thách thức vì có một số yếu tố cần xem xét.
Ví dụ: tính năng khử tiếng vọng sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả trong các tình huống khi có nhiều tiếng ồn xung quanh hoặc khi cả hai bên đang nói chuyện cùng một lúc.
Loại tổ chức nào sử dụng hội nghị truyền hình?
Công nghệ đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta giao tiếp và kết nối. Hội nghị truyền hình được sử dụng trong các hiệp hội, giáo dục, sản xuất, chăm sóc sức khỏe, pháp lý và tài chính.
Trong một số loại hình tổ chức, hội nghị truyền hình được sử dụng rộng rãi vì nhiều lý do: mang lại các vấn đề từ khắp nơi trên thế giới, đào tạo từ xa, giao tiếp với các chuyên gia y tế và cho phép hợp tác quốc tế, trong số những lý do khác.
