Đối với các tổ chức và cơ quan chính phủ, truyền thông video đáng tin cậy, an toàn và tiết kiệm chi phí là trên hết. Loại bỏ nhu cầu đi lại giữa các văn phòng chi nhánh là rất quan trọng để cắt giảm chi phí hoạt động, tăng cường quy trình làm việc và thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận từ xa. Vậy hội nghị trực tuyến là gì? Những yêu cầu và thiết bị cần cho một giải pháp hội nghị trực tuyến chính phủ ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn qua bài viết sau nhé.
Hội nghị trực tuyến là gì?
Hội nghị trực tuyến (meeting online, meeting conference) là họp hội nghị thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Ngoài ra giải pháp hội nghị trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học; tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ,…
Giải pháp hội nghị trực tuyến cho chính phủ thường sử dụng thiết bị phần cứng chuyên dụng bao gồm một hoặc nhiều camera (có chức năng pan-tilt-zoom), loa, micro, codec, remote, màn hình hiển thị. Mỗi điểm cầu muốn họp sẽ phải đầu tư một bộ thiết bị riêng. Nếu có nhiều bên tham dự cần trang bị thêm một thiết bị điều khiển đa điểm (MCU – Multipoint Control Unit) nhằm phân bố hình ảnh, thoại và dữ liệu cho nhiều người sử dụng. MCU sẽ giúp người dùng dễ quản lý trong trường hợp hội nghị trực tuyến đa điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại hội nghị trực tuyến thông qua thiết bị phần cứng rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều so với các giải pháp phần mềm, đặc biệt là đối với khối ngành cần sự tin cậy, bảo mật cao như các tổ chức Chính phủ.
Vai trò của giải pháp hội nghị trực tuyến trong các hoạt động của chính phủ
Hợp tác và đào tạo giữa các phòng ban: Công cụ trực tuyến giúp tối ưu hóa truyền thông, hợp tác và đào tạo từ xa cùng lúc nhiều cơ quan, đơn vị trên khắp các vùng địa lý. Vì là chia sẻ mặt đối mặt nên sẽ cải thiện năng suất và giảm thiểu sai lệch thông tin.
Quản lý khẩn cấp: Các tổ chức có thể phản ứng nhanh chóng các tình huống khẩn cấp và chia sẻ thông tin chi tiết, chẳng hạn như bản đồ, biểu đồ, sơ đồ xây dựng, hình ảnh vệ tinh, cảnh quay camera giám sát, bản ghi âm với các quan chức chính phủ ở các phòng tình huống hoặc các trung tâm chỉ huy và kiểm soát.
Cải thiện dịch vụ Công dân: Hệ thống cho phép cơ quan chính phủ cải thiện dịch vụ cho công dân thông qua các cuộc gọi, tư vấn và hỗ trợ dịch vụ hiệu quả trên nhiều thiết bị di động bao gồm: smartphone, tablet, laptop…Qua đó có thể tiếp cận công dân ở vùng sâu vùng xa, tăng cường sự tham gia và sự hài lòng của công dân.
Cải thiện dịch vụ Tư pháp: Ứng dụng hội nghị trực tuyến từ xa cho các dịch vụ tư pháp, bao gồm tòa án, sửa chữa, quản chế, tạm tha và thực thi pháp luật. Các giải pháp này tạo ra lợi ích lớn bằng cách giảm thời gian cần thiết để xử lý các trường hợp và bằng cách giảm chi phí và rủi ro liên quan đến việc vận chuyển người phạm tội và tù nhân giữa các cơ sở. Các cuộc phỏng vấn nhân chứng có thể diễn ra từ xa. Trẻ em và gia đình có thể cung cấp lời khai từ một môi trường an toàn.
Nâng cao an ninh quốc gia: Video conference giúp truyền trực tiếp các thông tin liên lạc khẩn cấp chính xác, bảo mật thông tin an toàn cho các nhiệm vụ quân sự. Vì chia sẻ trong thời gian thực nên cải thiện thời gian phản hồi và ra quyết định.
Giải pháp hội nghị trực tuyến cho Chính phủ
1. Bộ thiết bị họp trực tuyến
Đầu tiên để thu được hình ảnh và âm thanh, người dùng sẽ cần một bộ thiết bị họp trực tuyến.
Bộ thiết bị họp trực tuyến bao gồm:
- Webcam: thu tín hiệu hình ảnh
- Micro: thu tín hiệu âm thanh
- Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền hình ảnh âm thanh tín hiệu hình ảnh thông qua đường truyền
- Remote: Điều khiển từ xa
- Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
2. Đường truyền mạng
Tiếp theo, để truyền được tín hiệu hình ảnh, âm thanh đi ta cần phải có đường truyền internet. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:
Với giải pháp đầu cuối
Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD
Với giải pháp đa điểm
Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.
3. Màn hình hiển thị
Để có thể hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ ta sẽ cần đến màn hình. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…và có thể dùng nhiều màn hình cùng lúc.
4. Một số thiết bị hỗ trợ
Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ…
