Video conference (Hội nghị truyền hình) là một hình thức giao tiếp tương tác giữa 2 hoặc nhiều người. Những người tham gia hội nghị truyền hình kết nối trong môi trường họp video trực tiếp, nơi họ có thể nhìn và nghe thấy nhau, cũng như thực hiện các chức năng khác như viết tin nhắn hoặc chia sẻ nội dung màn hình. Hội nghị truyền hình có một số lợi thế cho các cá nhân và doanh nghiệp; tuy nhiên, nó đòi hỏi phải có thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật số phù hợp để hỗ trợ.
Thiết bị và giải pháp cho Video Conference
Hội nghị truyền hình Video Conference và các thuật ngữ liên quan như họp trực tuyến, họp online,…có thể được coi là biệt ngữ trong ngành. Đối với nhiều người, tên thương hiệu của các giải pháp hội nghị truyền hình đóng vai trò rất quan trọng trong vấn đề lựa chọn như Cisco Webex, Zoom, Skype, Microsoft Teams,…
Tuy nhiên, hội nghị truyền hình còn đa dạng và rộng hơn thế rất nhiều. Dưới đây là mô tả về các loại giải pháp hội nghị truyền hình khác nhau:
- Phần cứng – Còn được gọi là công nghệ codec cứng, những thiết bị này chuyên dùng cho hội nghị truyền hình hoặc âm thanh, nghĩa là người dùng không cần phải mang theo máy tính xách tay của mình để có thể tham gia cuộc gọi. Các ví dụ bao gồm từ điện thoại IP đến các giải pháp điểm cuối phòng cộng tác tích hợp cao từ các nhà cung cấp như Cisco và Polycom….
- Ứng dụng – phần mềm hội nghị truyền hình cần được tải xuống và cài đặt trên các thiết bị hỗ trợ âm thanh – video của người dùng (máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh) và mạng CNTT của công ty sẽ được sử dụng. Có thể được sử dụng trong hệ thống phòng hội nghị nhưng yêu cầu phần cứng bổ sung (micrô, máy ảnh, màn hình, v.v.) để hoạt động. Bộ phận CNTT chịu trách nhiệm thiết lập, cấu hình, bảo mật hệ thống, bảo trì và cập nhật phần mềm.
- Dịch vụ đám mây – Các ứng dụng hội nghị truyền hình dựa trên đám mây đã giải quyết các vấn đề trước đây với các phiên bản cũ của ứng dụng hội nghị truyền hình yêu cầu lưu trữ dữ liệu tại chỗ và bảo mật mạng. Các dịch vụ đám mây thường dựa trên đăng ký, giảm chi phí trả trước, tương thích với mọi thiết bị, có thể dễ dàng mở rộng (tăng số lượng người dùng trên đăng ký) và nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm bảo trì, cập nhật và bảo mật. Ví dụ như Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, BlueJeans, GoToMeeting, Google Hangouts,…
Lợi ích của giải pháp Video Conference
Tóm tắt những lợi ích mà giải pháp hội nghị truyền hình đem lại so với các cuộc họp truyền thống:
- Tiết kiệm thời gian di chuyển đến nơi thảo luận, hội họp;
- Tiết kiệm kinh phí tổ chức một cuộc họp, hội nghị và chi phí đi lại, sinh hoạt;
- Tổ chức cuộc họp, hội nghị một cách nhanh chóng và đơn giản;
- Thực hiện cuộc họp trực tuyến giữa nhiều địa điểm khác nhau;
- Có thể lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp mà không cần nhiều người ghi chép lại;
- Độ bảo mật và an toàn của cuộc họp cao;
- Các quyết định và nội dung trao đổi được đưa ra kịp thời và đúng lúc, thông tin trong suốt liên tục, tăng năng suất công việc;
- Nâng cao sự hợp tác giữa doanh nghiệp với các đối tác, với khách hàng cũng như trong nội bộ của doanh nghiệp;
- Giúp xóa bỏ khoảng cách về địa lý, tạo sự thuận tiện nhất khi có thể họp mọi lúc nếu cần;
- Hạn chế những rủi ro đáng tiếc trong quá trình di chuyển đến nơi hội họp…
Tính năng của hội nghị truyền hình Video Conference
Hầu hết các thiết bị và ứng dụng họp trực tuyến phải giải quyết được vấn đề tiêu chuẩn của khách hàng là có thể thực hiện các cuộc gọi gặp mặt đa điểm. Một số tính năng nâng cao khác sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua. Một số tính năng cơ bản được liệt kê chi tiết dưới đây:
- Trang tổng quan trực tuyến để quản trị và báo cáo
- Bảo mật: các tính năng mã hóa và xác thực
- Khả năng tương tác của thiết bị
- Thân thiện với người dùng và dễ sử dụng
- Khả năng mở rộng (liên quan đến số lượng người dùng và số lượng người trong một cuộc gọi)
- Trò chuyện trực tiếp
- Phòng họp ảo
- Ghi lại và chia sẻ các cuộc họp
- Tích hợp với các ứng dụng khác như lịch, CRM, nền tảng tiếp thị qua email và các công cụ tạo khách hàng tiềm năng
Các thành phần của hội nghị truyền hình Video Conference
Hội nghị truyền hình bao gồm 3 nhân tố chính:
- Thiết bị chuyên dùng để thu và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh thông qua hệ thống mạng.
- Hệ thống mạng phù hợp.
- Phòng hội nghị.
Các kiểu hội nghị truyền hình
- Điểm – Điểm: hội nghị truyền hình được thiết lập chỉ giữa 2 văn phòng/ vị trí để 2 bên có thể đồng thời nghe và thấy nhau.
- Đa điểm sử dụng MCU mềm: hội nghị truyền hình được thiết lập với từ 3 văn phòng/ vị trí trở lên với nhau. Đối với dạng này cần phải có thiết bị xử lí thông tin đa điểm để thu nhận và phân phối hình ảnh, âm thanh, chuyền dữ liệu đến các vị trí tham gia hội nghị truyền hình.
1. Hội nghị truyền hình đa điểm có gì khác biệt so với hội nghị truyền hình điểm-điểm
Hội nghị truyền hình điểm – điểm
- Là hội nghị truyền hình 2 điểm trực tiếp tham gia với nhau.
- Có thể tổ chức cuộc họp với số lượng người tham gia không giới hạn cho 2 phòng họp.
- Kết hợp được với các model khác của hãng AVer, Polycom, Cisco, LifeSize,…hoặc hãng khác có tích hợp MCU mềm hoặc MCU cứng để cho phép hội nghị truyền hình đa điểm.
- Quá trình kết nối do một đầu chủ động quay số.
- Các thông số kết nối được quy định trước tại 02 đầu hoặc một đầu đặt chế độ Auto Accept.
Hội nghị truyền hình đa điểm
- Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm là giải pháp họp trực tuyến cho các doanh nghiệp có số lượng lớn về văn phòng, chi nhánh, trụ sở ở các vị trí địa lý khác nhau. Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm này yêu cầu thiết bị tiên tiến hơn để phục vụ việc kết nối, truyền tải dữ liệu.
- Số lượng người tham gia tối đa trong hội nghị truyền hình đa điểm phụ thuộc vào giải pháp hay thiết bị mà Bạn đang sử dụng.
2. Ưu điểm vượt trội của giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm
- Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm là một thiết bị hỗ trợ tuyệt vời với tính năng họp hội nghị đồng thời nhưng chất lượng vẫn được đảm bảo, tính bảo mật cao.
- Có thể điều khiển nhiều điểm cầu chỉ cần thông qua một thiết bị trung tâm.
- Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm cung cấp nhiều tính năng quan trọng như streaming, ghi âm và tối giản các cơ sở để tối ưu hóa trải nghiệm hội nghị truyền hình của người tham gia.
- Bằng cách sử dụng băng thông WAN, MCUs có thể cung cấp băng thông thu nhỏ cho các hội nghị và cuộc họp lớn.
- Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm hỗ trợ các độ phân giải video khác nhau như HD, Full HD và Chuẩn.
- Một số thương hiệu hàng đầu thích hợp với MCU trên thị trường là AVer, Cisco, Polycom, v.v.
- Ưu điểm là tận dụng được các cơ sở hạ tầng mạng sẵn có
- Tắt/mở âm thanh từng điểm, tùy chọn chế độ hiển thị điểm cầu trên màn hình (lên đến 24 kiểu layout), điều khiển camera của một điểm bất kỳ …
3. Lĩnh vực nào ứng dụng giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm
- Lĩnh vực kinh doanh: họp chiến lược kinh doanh của mỗi công ty, tranning nhân viên từ xa, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…
- Lĩnh vực chính trị: giúp cơ quan đại diện chính phủ các nước, cơ quan chính phủ và công dân giao tiếp với nhau tiện lợi và hiệu quả hơn.
- Lĩnh vực bất động sản
- Lĩnh vực giáo dục: tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến từ xa…
- Lĩnh vực y tế: với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…
- Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: đào tạo những khóa học diễn viên ngắn hạn, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…
- Giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.
4. Quy mô doanh nghiệp nào nên sử dụng hội nghị truyền hình MCU?
- Doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều chi nhánh toàn quốc.
- Cần hệ thống hội nghị truyền hình chất lượng cao.
Giải pháp Video Conference
Dựa theo những tiêu chí ở trên, chúng tôi đưa ra giải pháp mô hình hội nghị truyền hình điển hình sau:
1. Hội nghị truyền hình điểm – điểm
- Chỉ có 2 điểm trực tiếp tham gia
- Có thể tổ chức với mọi quy mô khác nhau
- Quá trình kết nối do một đầu chủ động quay số
- Các thông số kết nối được quy định trước tại 2 đầu hoặc một đầu đặt chế độ Auto Accept
Tính năng kỹ thuật của hệ thống truyền hình 2 điểm sử dụng SCOPIA XT1000:
- Hỗ trợ full HD 1080p 30fps: 1 camera hoặc 2 camera.
- Hai luồng đồng thời cho hình ảnh và dữ liệu chia sẻ theo chuẩn H239.
- Microphone đa hướng – kỹ thuật số tập trung vào người nói.
- Có sẵn SCOPIA Control cho Apple iPad.
- Dễ dàng nâng cấp để thực hiện hội nghị truyền hình đa điểm.
- Với tùy chọn nâng cấp MCU: XT1004(4 điểm) hay XT1009 (9 điểm).
2. Hội nghị truyền hình đa điểm dùng soft MCU
- Có nhiều hơn 3 điểm cùng tham gia.
- Bao gồm MCU đóng vai trò làm trung tâm xử lý cho hội nghị truyền hình đa điểm
- Có thể liên lạc bằng Voice, Video và chia sẻ dữ liệu.
Mô hình kết nối 9 điểm sử dụng điểm trung tâm có chức năng MCU là sản phẩm SCOPIA XT1009. Các điểm khác có thể sử dụng các sản phẩm đầu cuối hội nghị của RADVISION như: SCOPIA XT1000, SCOPIA XT1200, SCOPIA XT1000 Picolo hay sản phẩm tích hợp với màn hình SCOPIA VC240. Hệ thống có thể sử dụng bất kỳ thiết bị đầu cuối nào của các hãng khác như Polycom, Sony, Tenberg,…
Ngoài ra, hệ thống có khả năng kết hợp sử dụng khả năng hội nghị truyền hình sử dụng máy tính được cài đặt phần mềm SCOPIA Desktop. Đây là một giải pháp công nghệ của RADVISION cho phép chúng có thể có được hệ thống hội nghị truyền hình với khả năng tiết kiệm chi phí.
Tính năng kỹ thuật của hội nghị truyền hình đa điểm sử dụng MCU mềm:
- Hỗ trợ HD 720p 30fps
- Hai luồng đồng thời cho hình ảnh và dữ liệu chia sẻ theo chuẩn H239
- Microphone đa hướng – kỹ thuật số tập trung vào người nói.
- Có sẵn SCOPIA Control cho Apple iPad.
Hệ thống phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ đã triển khai hệ thống hội nghị truyền hình điểm – điểm muốn nâng cấp lên đa điểm. Sử dụng MCU nhúng hỗ trỡ tối đa 9 điểm hội nghị truyền hình
