Trong tổ chức của bạn, có khả năng bạn có các phòng họp ở mọi quy mô. Bạn có thể có ngày càng nhiều phòng họp nhóm hoặc một vài phòng lớn cho các cuộc họp hội đồng quản trị, thuyết trình với khách hàng, v.v.
Nhưng quy mô của không gian họp là phòng họp cỡ trung bình, thường có từ 8 đến 10 ghế. Phòng vừa là kích thước phù hợp cho các nhóm nhỏ từ ba đến bốn người có thể tản ra khi cần thiết. Tính linh hoạt này đặc biệt quan trọng khi các doanh nghiệp chuyển sang mô hình nơi làm việc kết hợp với mọi người chuyển đổi giữa các địa điểm tại nhà và văn phòng.
Các tổ chức lớn có thể có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn phòng quy mô vừa nên khả năng mở rộng là rất cần thiết. Và bởi vì những phòng này rất quan trọng đối với sự cộng tác của nhóm nhỏ, thiết bị hội nghị truyền hình trong các phòng cỡ trung bình phải vận hành đơn giản. Bất kỳ ai cũng phải nỗ lực để bước vào một căn phòng vừa và bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp. Năng suất là mục tiêu, và giải pháp phòng phải tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, không cản trở nó.
Để tối ưu hóa các phòng cỡ trung bình của bạn cho các cuộc họp và cộng tác video, đây là một số tiêu chí cần xem xét.
Cấu hình phòng và tính linh hoạt
Bởi vì chúng phù hợp với loại này giữa các phòng họp nhỏ và phòng họp lớn, các phòng cỡ trung bình có thể khác nhau rất nhiều về số lượng ghế, kích thước của phòng, hình dạng của bàn, thậm chí là số lượng bàn. Vì lý do này, thật thông minh khi chọn các giải pháp phòng đủ linh hoạt để chứa các kích thước và cấu hình khác nhau.
Đối với các phòng có quy mô nhỏ hơn, bạn có thể muốn có một chiếc máy ảnh có loa và mic tích hợp, vậy là đủ. Đối với các phòng ở đầu rộng hơn, bạn có thể cần thiết lập nhiều micrô xung quanh phòng. Hãy chắc chắn rằng giải pháp phòng của bạn có thể đáp ứng cả hai.
Thanh video và giải pháp hội nghị truyền hình tất cả trong một
Loại camera hội nghị mà bạn triển khai cho các phòng vừa của mình có thể là điều quan trọng nhất cần cân nhắc.
Một số tổ chức ngày nay đang chọn một loại camera hội nghị mới được gọi là “thanh video tất cả trong một” có thể được sử dụng như một thiết bị độc lập. Thay vì kết nối với máy tính phòng họp chuyên dụng, các camera hội nghị tất cả trong một này gắn trực tiếp vào màn hình của phòng và chạy dịch vụ video đám mây trên một thiết bị điện toán tích hợp sẵn.
Xem thêm
Top 3 camera hội nghị All-in-One tốt nhất 2022
So với các thành phần video mô-đun và máy tính bên ngoài, thanh video dễ cài đặt hơn, quản lý và cập nhật đơn giản hơn. Ít thành phần hơn có nghĩa là cài đặt nhanh hơn với hệ thống cáp tối thiểu. Một ưu điểm khác: các thanh video có thể được gắn vào tường hoặc trực tiếp vào màn hình, tiết kiệm không gian bàn và tránh xa.
Bạn có thể có những lý do chính đáng để triển khai giải pháp hội nghị truyền hình với máy tính phòng họp chuyên dụng được định cấu hình cho nhà cung cấp dịch vụ đám mây video của bạn. Hãy xem xét một máy ảnh như Rally Bar có thể được sử dụng như một thiết bị hoặc được kết nối với PC hoặc Mac thông qua cổng USB của nó. Cách tiếp cận này mang lại tính linh hoạt và khả năng chống lại tương lai, cho bạn tùy chọn di chuyển giữa thiết bị và chế độ USB nếu cần. Đây cũng là một chiến lược tuyệt vời cho các tổ chức hỗ trợ nhiều nhà cung cấp dịch vụ đám mây video. Thêm vào đó, Rally Bar thực sự được xây dựng có mục đích cho phòng họp cỡ trung bình.
Chất lượng ống kính
Chất lượng và loại ống kính trong máy ảnh rất quan trọng và không nên đánh giá thấp. Hệ thống quang học rực rỡ cho phép mọi người ở cả hai phía của hội nghị truyền hình cảm thấy như thể họ đang ở cùng nhau trong cùng một phòng, ngay cả khi họ cách xa nhau nhiều dặm.
Với phạm vi kích thước phòng và cấu hình điển hình của các phòng cỡ trung bình, máy ảnh phải có khả năng chụp và lấy nét những người ở cả gần và xa. Một số máy ảnh hội nghị sử dụng zoom kỹ thuật số, một số khác sử dụng zoom quang học hoặc kết hợp giữa kỹ thuật số và quang học. Bởi vì các nhà lãnh đạo cuộc họp có xu hướng ngồi ở đầu bàn, khả năng thu phóng của máy ảnh cần duy trì sự tập trung sắc nét ở phía xa của căn phòng.
Xoay và nghiêng có động cơ cho phép máy ảnh hướng ống kính về phía những người tham dự cuộc họp, bất kể họ đang ở vị trí nào trong phòng. Khi thích hợp, PTZ cũng có thể ghi lại tầm nhìn bao quát của một phía của căn phòng – ví dụ: khi ai đó đang viết trên bảng trắng. Thêm khung tự động thông minh giữ tiêu điểm vào đối tượng mà không yêu cầu người tham dự phải điều chỉnh góc máy ảnh theo cách thủ công.
Bạn nên điều tra chất lượng và khả năng của ống kính để đảm bảo rằng bạn đang có được chiếc máy ảnh tốt nhất cho khoản đầu tư của mình.
Thiết kế âm thanh
Trong các cuộc họp, được lắng nghe cũng quan trọng như được nhìn thấy. Những đổi mới trong công nghệ âm thanh tiếp tục cải thiện chất lượng âm thanh cho các giải pháp phòng họp. Ví dụ: mic tạo chùm tia và phần mềm thông minh có thể cô lập người đang nói, tách tiếng ồn xung quanh và giảm thiểu ảnh hưởng của nhiễu xuyên âm.
Với các thanh video – bao gồm loa, micrô và máy ảnh cùng nhau trong thiết bị – thiết kế âm thanh đặc biệt quan trọng. Hãy nhớ xem kỹ cách loa và mic tương tác để đảm bảo không bị méo hoặc rung. Nhà cung cấp đã đầu tư vào kỹ thuật âm thanh của mình chưa?
Hệ thống âm thanh có thể mở rộng rất hữu ích cho các phòng cỡ trung bình. Nếu các phòng họp của bạn có kích thước khác nhau, điều này thường xảy ra đối với các phòng trung bình, bạn sẽ muốn có tùy chọn mở rộng phạm vi phủ sóng với các mic mở rộng bổ sung.
AI và Analytics
Trí tuệ nhân tạo và phân tích đang đạt được sức hút cho việc quản lý phòng. Những khả năng này có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về phòng nào đang được sử dụng, phòng nào không hoạt động, số lượng người tham gia cuộc họp, v.v. Những thông tin chi tiết như thế này giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về không gian họp và sử dụng bất động sản hiệu quả.
Hỗ trợ kỹ thuật
Một cách bạn có thể giảm đau đầu cho nhóm CNTT của mình cũng như những người tham dự cuộc họp là kiểm tra tình trạng phòng từ xa và phát hiện ra các điểm rắc rối trước khi nhân viên thực hiện. Cân nhắc sử dụng một ứng dụng như Logitech Sync , một ứng dụng phần mềm miễn phí cung cấp bảng điều khiển rõ ràng, dễ đọc với trạng thái của tất cả các phòng của bạn. Đồng bộ hóa cũng cho phép cập nhật từ xa phần mềm và chương trình cơ sở từ bất kỳ vị trí nào.
Kinh nghiệm của nhân viên
Nhân viên muốn các công cụ họp dễ dàng, trực quan và được thiết kế tốt. Trải nghiệm người dùng nhất quán từ phòng này sang phòng khác làm tăng tỷ lệ chấp nhận. Bộ điều khiển phòng mới hơn cho phép nhân viên bắt đầu và dừng cuộc họp bằng một lần nhấn hoặc sử dụng giọng nói của họ để có trải nghiệm rảnh tay.
Nhân viên cũng muốn có sự linh hoạt. Với một sản phẩm như Logitech Swytch, họ có thể vào phòng họp nhóm, kết nối máy tính xách tay của riêng mình và trình bày hoặc phát trực tuyến ngay lập tức qua bất kỳ dịch vụ video đám mây nào.
Môi trường trong phòng
Ngoài máy ảnh, ống kính và loa, có một số yếu tố cần cân nhắc khi bố trí hoặc thiết kế các phòng cỡ trung bình, bao gồm:
- Ánh sáng, cả tự nhiên và nhân tạo
- Màu của tường và đồ nội thất
- Các loại cửa sổ hoặc cửa ra vào và cách chúng ảnh hưởng đến ánh sáng và sự riêng tư
- Tác phẩm nghệ thuật, thực vật và các mặt hàng khác trong nền
- Các tài sản khác trong phòng, chẳng hạn như vật liệu xây dựng
