Hiện nay tổ chức sự kiện online là giải pháp vượt trội khi nó đảm bảo an toàn cho mọi người và giúp duy trì hoạt động của các doanh nghiệp. Đồng thời, đây là giải pháp tiết kiệm ngân sách và thời gian cho cả đơn vị tổ chức và người tham dự. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sự kiện online là gì, bạn cần chuẩn bị những gì và cách bạn có thể tổ chức một sự kiện hấp dẫn sẽ thu hút khách quay lại xem nhiều hơn.
Tổ chức sự kiện online là gì?
Sự kiện online là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống cốn hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo, … Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua internet .
Lý do lựa chọn tổ chức sự kiện online?
Tổ chức sự kiện online ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật của loại hình sự kiện này so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Dưới đây là những lý do khiến bạn không thể bỏ qua hình thức tổ chức sự kiện online:
- Khả năng tiếp cận cao: Đây là ưu điểm lớn nhất của tổ chức sự kiện online vì có thể tiếp cận cùng lúc với một lượng lớn người tham dự từ khắp mọi nơi trên thế giới. Còn các sự kiện tổ chức truyền thống sẽ hạn chế một số người tham dự nhất định.
- Tiết kiệm chi phí: Sự kiện trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm được rất nhiều khoảng chi phí như địa điểm tổ chức, chi phí vận chuyển, ăn uống, …
- Truyền thông hiệu quả: Sự kiện trực tuyến nếu được đầu tư, bài bản thì sẽ tạo được sức hút và hiệu ứng lan tỏa rất tốt trên các kênh truyền thông trực tuyến, giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu rộng rãi hơn.
- Trường hợp bất khả kháng: những yếu tố về thời tiêt, thiên tai, dịch bệnh, … đôi khi xảy đến đột ngột và không thể dự đoán được chỉ xảy đến với sự kiện truyền thống thì sự kiện online chính là giải pháp để thay thế an toàn và hiệu quả.
Tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị những gì?
1. Nền tảng tổ chức sự kiện online
Việc chọn phần mềm và nền tảng phù hợp cho sự kiện online của bạn phụ thuộc nhiều vào những gì bạn muốn đạt được. Để hiểu phần mềm quản lý sự kiện nào có thể đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Bạn cần gì cho sự kiện trực tuyến của mình? Hệ thống bán vé, hệ thống đăng ký trước, nội dung web hoặc thiết bị di động, trang sự kiện, giải pháp thu hút người tham dự, công cụ đăng ký, tính năng bảo mật, tính năng kiếm tiền?
- Phần mềm và nền tảng có thân thiện với thiết bị di động không?
- Bạn có thể sử dụng phần mềm tốt như thế nào, bạn có thể lên lịch dùng thử hoặc dùng thử miễn phí không?
- Phần mềm có tích hợp tốt với các giải pháp phát trực tuyến khác không?
- Phần mềm có hỗ trợ khách hàng chu kỳ đầy đủ không?
Phần mềm Zoom webinar
- Tổ chức các cuộc hội thảo trực tuyến không giới hạn với tối đa 30 giờ cho mỗi phiên họp.
- Có thể xuất danh sách người đăng ký và người tham dự.
- Tích hợp CRM và tiếp thị tự động hóa.
- Có thể kiếm tiền thông qua tính năng đăng ký trả phí để tham gia hội thảo.
- Livestream/ phát trực tuyến trên Facebook/ Youtube.
- Ghi lại video hội thảo trên nền tảng đám mây.
- Báo cáo chi tiết về mức độ tương tác của đối tượng tham gia.
Phần mềm Zoom Events
Bao gồm tất cả các tính năng của Zoom Webinar và:
- Cung cấp giải pháp quản lý sự kiện đa năng – tất cả trong một.
- Cung cấp các trung tâm sự kiện để tổ chức và giới thiệu các sự kiện và cả người tổ chức.
- Tổ chức sự kiện với nhiều phiên hội thảo khác nhau, có thể sử dụng Zoom Webinar hoặc Zoom Meeting (hoặc cả hai).
- Tùy chỉnh các tùy chọn đăng ký và đặt vé.
- Người tham dự kết nối thông qua sảnh sự kiện hỗ trợ trò chuyện
- Thư viện lưu trữ các bản ghi sau sự kiện để quản lý nội dung đã ghi.
- Báo cáo sự kiện, bao gồm đăng ký, tham dự và bán vé
Xem thêm:
So sánh Zoom event vs Zoom webinar chi tiết nhất
Dịch vụ cho thuê Zoom Webinar, thuê Zoom 1000 người, zoom 3000 người, zoom 5000 người, zoom 10000 người, zoom 10000+ người, … với giá cực kì ưu đãi, cam kết bản quyền, chính hãng. Liên hệ 02877798999 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
2. Chuẩn bị trước một sự kiện trực tuyến
Trước một sự kiện trực tuyến, với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, bạn phải xác định mục đích của sự kiện và những gì bạn muốn đạt được. Suy nghĩ về đối tượng mà bạn muốn nhắm mục tiêu để giúp bạn quyết định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Hãy nghĩ về cách bạn muốn khán giả tương tác với sự kiện trực tuyến của mình và bạn hy vọng họ thu được gì từ sự kiện của bạn.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau để chuẩn bị trước sự kiện trực tuyến của bạn:
- Đối tượng mục tiêu của bạn là gì? Đối tượng mục tiêu trực tuyến của bạn khác với đối tượng mục tiêu ngoại tuyến như thế nào?
- Bạn định quảng bá sự kiện trực tuyến của mình ở đâu và như thế nào ?
- Bạn sẽ sử dụng phần mềm nào?
- Kế hoạch dự phòng của bạn trong trường hợp có sự cố xảy ra là gì?
- Diễn giả và nhân viên của bạn đã được tóm tắt và sẵn sàng bắt đầu chưa?
- Bạn muốn khán giả của mình có trải nghiệm gì trong sự kiện trực tuyến của mình?
- Sự kiện trực tuyến của bạn có nhằm trợ giúp hoặc đào tạo các chuyên gia có kỹ năng và kiến thức về ngành không?
- Bạn có muốn khán giả của mình kết nối và chia sẻ ý tưởng không?
- Đây có phải là cơ hội để bạn trưng bày và quảng bá thương hiệu của mình?
- Bạn muốn khán giả lấy gì từ sự kiện trực tuyến của mình?
Tìm câu trả lời cho những câu hỏi này có thể giúp bạn chuẩn bị trước sự kiện.
3. Những lời mời
Nói chung, lời mời trực tuyến là một lựa chọn tuyệt vời cho tất cả các sự kiện trực tuyến. Lời mời kỹ thuật số có giá cả phải chăng, thân thiện với môi trường, ấn tượng và có thể tùy chỉnh để phù hợp với chủ đề của sự kiện hoặc thương hiệu trực tuyến của bạn. Nhiều công cụ trực tuyến cung cấp dịch vụ miễn phí để tạo lời mời không cần giấy tờ. Một số tùy chọn phần mềm cũng cho phép bạn tạo lời mời kỹ thuật số được cá nhân hóa, nơi bạn có thể thêm liên kết đến trang đăng ký sự kiện trực tuyến của mình.
4. Chuẩn bị một lịch trình và một chương trình làm việc
Chuẩn bị lịch trình và chương trình làm việc cho sự kiện trực tuyến của bạn là rất quan trọng. Nếu bạn muốn sự kiện trực tuyến của mình hiệu quả, thành công và hấp dẫn, hãy lên kế hoạch coi sự kiện trực tuyến của bạn như cách bạn coi sự kiện thực tế của mình. Lập kế hoạch cho các giai đoạn đầu và quỹ đạo của sự kiện trực tuyến của bạn. Nếu có thể, hãy chỉ định một nhóm chuyên phát triển và thiết lập lịch trình và chương trình làm việc. Luôn sẵn sàng, chuẩn bị các phương án dự phòng và sắp xếp kế hoạch hành động. Dù là sự kiện nào, sự kiện nào nếu không có chương trình và kế hoạch thì rất dễ mắc phải sai sót.
5. Mời và Quản lý Diễn giả Sự kiện
Một số đặc điểm tốt nhất cần chú ý khi mời diễn giả sự kiện là sự lôi cuốn, sự hiện diện, tài hùng biện và cách kể chuyện. Tuy nhiên, ngày nay có nhiều điều cần chú ý hơn ở các diễn giả sự kiện.
Khi mời diễn giả, hãy đặc biệt chú ý đến sự khác biệt về múi giờ. Điều quan trọng là chọn thời gian thuận tiện cho mọi người, bao gồm cả diễn giả và khán giả của bạn. Rất có thể, họ sẽ ở những nơi khác nhau trên thế giới. Ngoài ra, hãy nhớ theo dõi sự hiện diện của các diễn giả trên phương tiện truyền thông xã hội và phương tiện truyền thông trong ngành, kiến thức của họ về AV và công nghệ sự kiện cũng như khả năng tương tác với khán giả và phần mềm sự kiện của họ.
Khi quản lý diễn giả sự kiện của bạn, điều cần thiết là đảm bảo tất cả các bạn có kết nối internet ổn định, nền dễ chịu, âm thanh rõ ràng, chất lượng video xuất sắc và nội dung hấp dẫn.
Hỏi người nói của bạn xem họ có quen với việc thăm dò ý kiến và Q & A trong các sự kiện ảo hay không. Một diễn giả hiểu cách thu hút người tham dự trong một sự kiện trực tuyến nên biết cách chủ động đề xuất cuộc thăm dò ý kiến để thu hút khán giả tương tác và tham gia.
Đào tạo diễn giả của bạn về các nguyên tắc cơ bản của việc sử dụng các tính năng ứng dụng và phần mềm bạn định sử dụng. Giúp các diễn giả sự kiện của bạn làm quen với công nghệ sự kiện. Đặc biệt nếu bạn định sử dụng phần mềm để quản lý sự kiện của mình, người thuyết trình của bạn nên làm quen với cách nó hoạt động trước sự kiện trực tuyến. Có lẽ, người thuyết trình sự kiện của bạn có thể không chấp nhận các công cụ kỹ thuật số để tương tác với khán giả. Tuy nhiên, để diễn giả của bạn điều hành và hỗ trợ họ thuyết trình sẽ giúp quá trình học tập thoải mái hơn.
Hãy có chiến lược để thực hiện đúng chức năng của sự kiện trực tuyến của bạn. Bạn sẽ tốt hơn nếu diễn giả của sự kiện biết khi nào và cách sử dụng các công cụ trong nền tảng mà bạn làm việc. Một điều khác bạn có thể làm là chạy một phiên kiểm tra để cho phép người nói của bạn có được sự tự tin và quen thuộc với các công cụ và nền tảng bạn định sử dụng. Bằng cách này, diễn giả của bạn có thể tự chạy qua phần mềm và hỏi bất kỳ câu hỏi nào họ có liên quan đến chức năng của công nghệ cần thiết cho sự kiện.
6. Xác định mục tiêu sự kiện trực tuyến của Bạn
Mặc dù mục tiêu là thứ bạn muốn đạt được hoặc hoàn thành, mục tiêu là đích đến của quá trình tổng thể. Xác định mục tiêu sự kiện trực tuyến của bạn là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch. Cân nhắc các mục tiêu bạn muốn đạt được; điều này sẽ làm cho quá trình lập kế hoạch dễ quản lý hơn.
Xác định và đặt mục tiêu sự kiện trực tuyến của bạn bằng cách xem xét các câu hỏi sau:
- Tại sao sự kiện trực tuyến của bạn lại diễn ra?
- Tại sao bạn có sự kiện này bây giờ?
- Bạn lý tưởng muốn mời ai đến sự kiện của mình?
- Bạn muốn những người tham dự của mình bỏ đi điều gì?
- Bạn sẽ đo lường chính xác thành công của mình như thế nào?
Khi xác định mục tiêu của bạn, hãy đảm bảo rằng chúng là những mục tiêu SMART. SMART là từ viết tắt của cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời.
7. Chọn host cho sự kiện online của bạn
Có một số điều cần lưu ý khi chọn người dẫn chương trình hoặc MC cho sự kiện online của bạn. Để tìm đúng người tổ chức sự kiện mà bạn cần, hãy chạy qua các tiêu chí sau.
- Người này có trang mạng xã hội để họ quảng bá bản thân không?
- Người này có trang web không?
- Người này có thể cung cấp bất kỳ mẫu video lưu trữ nào không?
- Người này giao tiếp như thế nào và đó có phải là phong cách bạn cần cho sự kiện của mình không?
- Tính cách và bản lĩnh của người này như thế nào?
- Người này có bất kỳ đánh giá nào của khách hàng không?
- Liệu người này có thể ứng biến trong những tình huống không thoải mái và khó đoán trước không?
Hãy nhớ rằng máy chủ mà bạn chọn cuối cùng sẽ đại diện cho sự kiện trực tuyến, thương hiệu của bạn và mọi thứ mà sự kiện của bạn đại diện cho. Do đó, hãy lựa chọn cẩn thận và phỏng vấn những người dẫn chương trình tiềm năng của bạn để có được ý tưởng tốt hơn.
8. Ngày và giờ diễn ra sự kiện của bạn
Việc chọn ngày và giờ chính xác cho sự kiện trực tuyến của bạn là điều cần thiết, bất kể bạn muốn sử dụng nền tảng lớn như thế nào hoặc loại nền tảng nào. Trước khi yêu cầu những người tham dự tiềm năng sắp xếp sự kiện của bạn trên lịch của họ, hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ. Đảm bảo không đặt ngày tổ chức sự kiện của bạn vào một ngày có các sự kiện hoặc ngày lễ cạnh tranh khác.
Ngoài ra, hãy ghi nhớ sự khác biệt về múi giờ, điều này có thể rất quan trọng đối với những người tham dự sống ở các múi giờ khác nhau. Nói chung, nếu bạn định ra toàn cầu, hãy chọn thời gian phù hợp với càng nhiều người tham dự tiềm năng của bạn càng tốt. Nếu không thể thiết lập thời gian thuận tiện cho tất cả mọi người, hãy đảm bảo rằng nội dung của bạn có thể truy cập được sau buổi thuyết trình trực tiếp cho những người không thể tham dự. Bạn cũng nên lên kế hoạch cho nhiều phiên kết nối mạng và các sự kiện ảo khác nhau để phục vụ cho các múi giờ khác nhau. Trong mọi trường hợp, luôn có một cách để cung cấp khả năng tiếp cận khán giả của bạn trên toàn thế giới.
