Webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, mobile ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một công ty/ thương hiệu có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng.
Với những hạn chế trong mùa dịch Covid19 thì tổ chức webinar là giải pháp tối ưu & hiệu quả cho các công ty để chăm sóc & phát triển khách hàng. Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến hiệu quả.
Lợi ích webinar mang lại
- Số lượng người tham gia lớn, không bị giới hạn số lượng như tổ chức tại địa điểm vật lý
- Khán giả có thể tương tác với diễn giả bằng cách đặt câu hỏi hoặc trả lời thăm dò ý kiến
- Kết nối với nhiều diễn giả tại nhiều điểm cầu
- Có thể chia sẻ live camera/ slide thuyết trình/ tài liệu cùng lúc cho người xem
- Ghi hình & biên tập thành video phục vụ sale & marketing
- Tiết kiệm chi phí so với tổ chức sự kiện offline
Webinar được sử dụng như thế nào?
Webinar có thể sử dụng được trên nhiều lĩnh vực, từ giáo dục đến kinh doanh.
Khi áp dụng Webinar, giáo viên, giảng viên sẽ tiếp cận được nhiều học sinh, sinh viên hơn vì họ không phải dành thời gian và tiền bạc cho việc đi lại. Học viên có thể tham gia Webinar khi ở nhà, khi đang trên xe buýt, hay thậm chí là trong giờ nghỉ trưa. Việc giảm chi phí thuê phòng, chi phí đi lại và các chi phí liên quan khác sẽ làm giảm chi phí chung, tạo điều kiện giảm học phí, từ đó thu hút được nhiều học viên hơn nữa.
Trong doanh nghiệp, Webinar chủ yếu được sử dụng để tổ chức các khoá đào tạo, huấn luyện nhân viên. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty đa quốc gia, vì để tập trung tất cả nhân viên tạicùng địa điểm khá tốn kém.
Tuy nhiên, lĩnh vực mà Webinar phát huy tác dụng lớn nhất lại là Marketing. Dùng Webinar để quảng bá thương hiệu hoặc giới thiệu sản phẩm sẽ thu hút nhiều sự quan tâm từ người tiêu dùng hơn, giúp tỷ lệ tương tác tăng gấp hai lần. Hơn nữa, Webinar giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Họ sẽ cảm thấy được quan tâm khi bạn giải thích cách thức hoạt động của sản phẩm, trả lời các câu hỏi của họ và theo dõi kết quả khảo sát sau đó.
Một số lưu ý khi tổ chức Webinar
Chất lượng âm thanh và hình ảnh trong Webinar phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ của đường truyền Internet. Khi tổ chức Webinar, tốc độ đường truyền không được dưới 512Kb/s. Nếu không sử dụng webcam thì khoảng 256KB/s là đủ yêu cầu.
Khi đang triển khai Webinar, nên ngắt kết nối Skype, dừng mọi quá trình download và đóng các tab trình duyệt không cần thiết.
Nếu gặp những kẻ gây rối trên Webinar của bạn, đừng hoảng loạn hay tức giận làm gì, hãy yêu cầu quản trị viên chặn họ khỏi Webinar và chỉ tập trung cung cấp nội dung chất lượng cho những người tham gia khác.
Quy trình tổ chức webinar
1. Lên kế hoạch tổ chức bao gồm: Thời gian/Chủ đề/Diễn giả/Nội dung
Hãy lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với đội tượng tham dự sự kiện và thời lượng sự kiện phổ biến sẽ là 60 – 90 phút.
Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.
Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…
Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến
2. Gửi thư mời (với sự kiện private),
Tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Với sự kiện public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự như email marketing, facebook ads, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)…
3. Ghi hình & phát sự kiện trực tuyến
Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.
4. Gửi form đánh giá sự kiện & tài liệu chuyên môn
Sau sự kiện, cần thu thập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra người tham dự luôn muốn nhận được tài liệu hoặc video ghi hình lại sự kiện.
Xem thêm: Cách sử dụng tính năng Q&A trong webinar
Thiết bị cần thiết để tổ chức Webinar
Để tổ chức Webinar thành công, một trong những điều quan trọng nhất là lựa chọn nền tảng web và chuẩn bị các thiết bị cần thiết. Chắc chắn bạn sẽ không mong muốn buổi hội thảo bị phá hỏng chỉ vì trục trặc về âm thanh, hình ảnh hoặc các vấn đề kỹ thuật khác.
Đầu tiên, bạn cần lựa chọn nền tảng Webinar đáng tin cậy – Liên hệ 02877798999 chúng tôi sẽ trực tiếp hỗ trợ tư vấn cụ thể.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản Webinar đơn giản nhanh chóng
Tiếp đến là lựa chọn thiết bị hỗ trợ. Những thiết bị sau đều là những thứ không thể thiếu khi tổ chức Webinar:
- Máy tính hoặc máy tính bảng có kết nối Internet
- Webcam (đối với các trường hợp phát video)
- Tai nghe (tai nghe và micro)
Ngoài ra, máy tính phải có sẵn ít nhất một trong số các trình duyệt dưới đây:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Safari
- Opera
