Cách lên lịch sự kiện, Hỗ trợ Webex, Webex Events

Hướng dẫn cách lên lịch 1 sự kiện trên Cisco Webex Events

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lên lịch và cập nhật sự kiện từ trang Webex Events của bạn.

Tìm hiểu thêm về những ưu điểm nổi bật của Webex tại: Tổng quan về phần mềm họp trực tuyến Webex từ A đến Z

1. Cách lên lịch sự kiện

Bạn nên hoàn thành các phần của trang Lên lịch sự kiện (Schedule an Event) trước khi lên kế hoạch cho sự kiện của mình. 

1.1, Đăng nhập vào trang Webex Events.

1.2, Chọn Webex Events

Nếu bạn đang ở chế độ xem Hiện đại (Modern view), hãy chọn Webex Events trong bảng điều khiển bên trái.

1.3, Chọn Schedule an Event

Trên thanh điều hướng, chọn  Host an Event > Schedule an Event

1.4, Hoàn thành thông tin lên lịch sự kiện

Khi hoàn thành thông tin lên lịch sự kiện của bạn, lưu ý những điều sau:

  • Các sự kiện đã liệt kê được hiển thị trên trang  Webex Events và hiển thị cho mọi người xem. Chỉ những người được mời mới có thể xem chi tiết cho một sự kiện không công khai.
  • Đăng ký cho phép bạn tìm hiểu thông tin về những người dự định tham dự sự kiện của bạn.
  • Trong một chương trình, bạn có thể nhóm các sự kiện liên quan cho một dự án, sản phẩm hoặc đối tượng cụ thể.
  • Bạn luôn có thể chạy báo cáo từ My Webex để xem thông tin về các sự kiện của mình, ngay cả khi bạn chọn xóa chúng khi hoàn thành.
  • Nếu bạn nhập mật khẩu sự kiện, hãy đảm bảo rằng mật khẩu đó không chứa dấu cách hoặc dấu ngoặc kép (“”).
  • Nếu tính năng thương mại điện tử được bật, bạn có thể yêu cầu thanh toán cho một sự kiện bằng cách nhập số tiền vào ô Event fee.
  • Nếu tính năng mã khuyến mãi được bật và bạn giảm giá cho sự kiện, hãy đảm bảo rằng mã khuyến mãi được gửi đến người tham dự.
  • Mã theo dõi có thể là tùy chọn hoặc bắt buộc, tùy thuộc vào cách quản trị viên trang web thiết lập chúng.

Chú ý: Nếu quản trị viên trang web cũng đã chỉ định rằng các tùy chọn mã theo dõi giống nhau xuất hiện trong hồ sơ người dùng của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa hồ sơ người dùng của mình để chỉ định mã theo dõi. Sau đó, các mã sẽ tự động xuất hiện trên trang Lên lịch sự kiện (Schedule an Event).

a. Lựa chọn ngày và giờ

  • Chọn Plan event time zones để lựa chọn thời gian phù hợp cho người tham gia ở các múi giờ khác nhau.
  • Thời lượng ước tính dành cho mục đích lập kế hoạch của bạn. Sự kiện không tự động kết thúc sau khoảng thời gian đã chỉ định.

b. Cài đặt âm thanh hội nghị (Audio Conference)

  • Trên các trang web WBS39.4 trở lên, tối đa 3.000 người tham dự có thể kết nối âm thanh bằng máy tính. Trên các trang web WBS39.3 trở về trước, bạn có thể chọn Provide audio to attendees using Audio Broadcast để tổ chức sự kiện với tối đa 3.000 người tham dự. 
  • Bạn có muốn một âm báo vào và ra hay không? Chọn No Tone để tránh gián đoạn trong các sự kiện lớn của bạn.

Chú ý: Khi sử dụng tùy chọn Âm thanh Webex (Webex Audio), nếu tính năng Thông báo tên (Announce Name) được chọn. Những người tham gia với tùy chọn sử dụng âm thanh máy tính sẽ không thể ghi lại và thông báo tên của họ.

c. Mô tả và tùy chọn sự kiện

  • Bạn có thể định dạng mô tả sự kiện bằng mã HTML. Nếu bạn sử dụng một chương trình tạo trang web, hãy tạo mô tả sự kiện được định dạng của bạn bằng chương trình đó, sau đó sao chép mã HTML của nó và dán vào hộp Description box.
  • Bạn có thể tải lên các tệp tài liệu khóa học có kích thước không lớn hơn 200MB.

Bắt đầu 1 event trong Microsoft Outlook bằng ứng dụng Webex Meetings Desktop Chú ý: Ngoài ra, bạn sẽ không thể tải lên các loại tệp thực thi như .exe, .sh, .bat và .msi.

  • URL đích đề cập đến một trang web hiển thị sau khi sự kiện kết thúc.
  • Đối với các sự kiện có nhiều người tham dự, đối với mục Who can view the attendee list (Ai có thể xem danh sách người tham dự), hãy chọn Only the host, presenter, and panelists để cải thiện hiệu suất.
  • Tính năng video chỉ khả dụng nếu quản trị viên trang web đã bật tính năng này.

d. Người tham dự và phần đăng ký

  • Nếu bạn yêu cầu người tham dự đăng nhập bằng mã xác thực và giới hạn sự kiện chỉ với những người tham dự được mời, các tùy chọn đăng ký sẽ không khả dụng.
  • Nếu bạn chọn Yes cho yêu cầu đăng ký ID, mỗi người tham dự sẽ nhận được một mã ID đăng ký duy nhất sau khi bạn chấp thuận yêu cầu đăng ký của họ. Tùy chọn này cung cấp tính bảo mật hơn cho sự kiện của bạn.
  • Nếu bạn yêu cầu phê duyệt các yêu cầu đăng ký, bạn có thể thiết lập các quy tắc phê duyệt để tự động phê duyệt hoặc từ chối người đăng ký.

e. Người trình bày và Người tham gia hội thảo

  • Có thể mời các thành viên tham gia hỗ trợ bạn trong một sự kiện. Ví dụ: tham luận viên có thể là một phần của các cuộc thảo luận và trả lời câu hỏi trong các phiên hỏi đáp.
  • Người dẫn chương trình cũng có thể thăng hạng người tham dự lên vai trò tham luận viên hoặc người thuyết trình trong một sự kiện. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên mời trước các thành viên tham luận, vì vậy bạn sẽ bớt lo lắng về vấn đề này sau khi sự kiện của mình bắt đầu.
  • Kiểm tra trước nếu bạn muốn các thành viên tham gia hội thảo có thể tải lên tài liệu sự kiện. Các tài liệu sẽ có sẵn trước sự kiện.

f. Tin nhắn Email

Bao gồm tệp đính kèm iCalendar, cho phép người tham gia thêm sự kiện đã lên lịch vào chương trình lịch của họ, chẳng hạn như Microsoft Outlook.

1.5, Sử dụng lại thông tin tương tự

(Tùy chọn) Nếu bạn định sử dụng lại thông tin tương tự, hãy chọn Save as template.

1.6, Lên lịch sự kiện

6. Khi hoàn tất việc chỉ định chi tiết sự kiện của bạn, hãy chọn Schedule This Event.

1.7, Nhận lời mời email

Trên trang Send Event Emails, hãy chọn người nhận lời mời email, sau đó chọn Send Now.

Tùy chọn Send Later sẽ đưa bạn đến trang Thông tin sự kiện, trên đó bạn có thể gửi email cập nhật sự kiện sau này.

1.8, Xác nhận thông tin sự kiện đã lên lịch

8. Chọn OK và Continue trên các thông báo xuất hiện trên màn hình của bạn.Trang Thông tin Sự kiện xuất hiện. Bạn cũng nhận được một email xác nhận bao gồm thông tin về sự kiện đã lên lịch.

2. Cách bắt đầu, chỉnh sửa và hủy một sự kiện

2.1, Hủy một sự kiện.

  1. Đăng nhập vào trang Webex Events của bạn .
  2. Chọn My Webex > My Meetings.
  3. Chọn hộp kiểm tra (check box) bên cạnh sự kiện bạn muốn hủy, chọn Delete và xác nhận.
  4. Chọn các tùy chọn thông báo qua email.

2.2, Chỉnh sửa sự kiện.

  1. Đăng nhập vào trang Webex Events của bạn .
  2. Chọn My Webex > My Meetings.
  3. Tìm sự kiện của bạn và chọn Edit Event.

2.3, Bắt đầu một sự kiện.

  1. Đăng nhập vào trang Webex Events của bạn .
  2. Chọn My Webex > My Meetings.
  3. Tìm sự kiện của bạn và chọn Start.

Bắt đầu 1 cuộc họp trong Microsoft Outlook bằng ứng dụng Webex Meetings Desktop Chú ý: Trừ khi bạn chỉ định rằng người tham dự có thể tham gia trước người chủ trì. Hãy đảm bảo rằng bạn bắt đầu sự kiện trước khi người tham dự có thể tham gia.

Related Posts